Belofte maakt schuld… nu dan een blogpost naar aanleiding van het college Tekstgenres. Net deze week leent het onderwerp zich daar goed voor, want het ging vandaag over het genre zakelijke teksten, in contrast met wetenschappelijke teksten vorige week. In het boek stonden er twee paragrafen over, en die vond ik inhoudelijk goed: Biber en Conrad hebben oog voor het verschil in schrijven tussen de universiteit en de ‘buitenwereld’ – meer dan gemiddeld in de (taal-)wetenschap.

Ze schrijven onder andere (p. 160) dat in academisch schrijven het belang van de lezer niet zo centraal staat, minder dan in zakelijk schrijven:

Faculty (…) never brought up a specific concern about ease of reading. They wanted their ideas to be understood, but they never expressed concern for readers, again reflecting the less immediate audience and more general purpose of journal articles.

… en dat daarvoor in de plaats conventies een grote rol spelen die bij zakelijk schrijven in de weg kunnen gaan zitten (p. 162):

One faculty member, who instructs students to avoid first-person pronouns in their writing, commented that first-person pronouns “just don’t sound academic.” The analysis of journal articles bears this out. Unfortunately, students often generalize this to “first-person pronouns just don’t sound like civil engineering” – a damaging misconception for writing in the workplace.

Dat is voor mij heel herkenbaar. Als ik de deelnemers van mijn trainingen één ding hoop bij te brengen, is het wel meer oog voor de lezer, en dat leidt onder andere wel eens tot discussies over of je nou ‘ik’ mag schrijven of niet.

Wat ik daarbij altijd benadruk is dat de relatie tussen schrijver en lezer in een zakelijk context anders is dan in een academische: als – bijvoorbeeld – schrijvende adviseur dien je de belangen van de lezer. Als het goed is, wil je het hem/haar dan ook zo makkelijk mogelijk maken. Om de tekst te begrijpen, dus qua taalgebruik, maar ook om specifiek te zijn: het gaat niet om een zaak in het algemeen, maar om het oplossen van het probleem waar de klant je voor heeft ingehuurd en straks betaalt.

Op college hebben we dat enerzijds kunnen bevestigen en anderzijds genuanceerd. De studenten hadden namelijk elk een zakelijk schrijver uit hun eigen kring geïnterviewd. Voor wat betreft de rol die de lezer speelt in de overwegingen van die schrijvers geldt:

• Veel zakelijke schrijvers zijn zich inderdaad bewust van het belang van de lezer en zij passen hun teksten daar dan ook aan aan. Bijvoorbeeld door te streven naar beknoptheid, bondigheid en makkelijk te begrijpen, eenvoudige taal. En ja, dat is anders dan op de universiteit; één schrijver vertelde over het contrast met hoe daar wel eens een minimum aantal pagina’s goed.
• Sommige schrijvers en hun organisaties maken ook weloverwogen onderscheid tussen lezersgroepen, bijvoorbeeld tussen overheid en particulieren (meer en minder formeel) en tussen het interne patiëntendossier en met de patiënt zelf (meer en minder jargon) en tussen de juridische akte zelf en een bijlage in gewonere taal.
• De schrijver is niet altijd dienend; de lezer is niet altijd een klant. Denk bijvoorbeeld aan schrijven voor collega’s. In één geval was de lezer zelfs iemand die niet kan lezen, nouja, zo ongeveer: een gastouder schrijft een logboekje en dat wordt natuurlijk vooral door ouders gelezen, maar ze spreekt daarin het kind aan met ‘je’, dus alsof het voor het kind is. En dat is het óók, maar dan ergens in de toekomst.
• Lezergerichtheid betekent niet dat het taalgebruik daarmee vanzelf informeel wordt, informeler dan in de wetenschap. Of denk maar aan juridische teksten. Voor sommige schrijvers spelen conventies ook echt nog wel een rol. In een hiërarchische organisatie hoort bijvoorbeeld wat formeler, ouderwetser taalgebruik. Daarin verschillen zelfs organisaties in dezelfde sector – omdat hun culturen verschillen. De andere organisatiecultuur zie je dus als het ware weerspiegeld in de teksten.

Wat ik zo op een rijtje zet, is één aspect van wat in het vak de situationele context heet: de lezer. Maar situationele context is breder. Hier nog wat aspecten, waarbij ik gebruik maak van het overzicht van situationele kenmerken in het boek (p. 40):

• Schrijver: zakelijk schrijven gebeurt bijna altijd samen, in een team. Bovendien kan er ook nog een vertaler aan te pas komen. Over de rol van de organisatiecultuur schreef ik hierboven al. En tot mijn genoegen waren er wél schrijvers die in hun opleiding al met meer praktijkgerichte genres hadden kennisgemaakt. Ik maak heel vaak mee dat dat niet zo is, dus dat zakelijke schrijvers in hun werk veel schrijven zonder dat ooit echt geleerd te hebben.
• Omstandigheden van verwerking: veel zakelijke teksten wijken af van het prototype van geschreven teksten, waarin de schrijver een tekst eerst helemaal af en definitief maakt en daarna netjes ‘ingepakt’ (gedrukt, mooi kaftje eromheen, enzovoort) overhandigt aan de lezer. E-mail is bijvoorbeeld vluchtig, een patiëntendossier is langdurig in bewerking omdat het steeds wordt bijgevuld, sommige teksten bestaan alleen digitaal en hebben als functie vastleggen (database) of copy-paste (herbruikbare tekstblokken). Sommige teksten zijn gebaseerd op formulieren die de schrijver invult. De teksten van de gastouder waren met de hand geschreven. Heel verschillend dus!
• Kanaal: samenhangend met het vorige punt: veel zakelijke teksten zijn ook of zelfs alleen maar digitaal.
• Setting: Vooral in het geval van het boekje van de gastouder zijn schrijven en lezen dan dus in de tijd gescheiden.
• Communicatieve doelen: die zijn zeer gevarieerd. Een folder voor een museum bijvoorbeeld wil een bezoek aan het museum interessant maken: net genoeg informatie weggeven om de lezer naar het museum te lokken, maar niet zo veel dat die eigenlijk alles al weet.
• Onderwerpen: zeer grote variatie natuurlijk. Ik schoot in de lach bij het voorbeeld van een schrijver die schrijft om een rolletje plakband te bestellen. Dat is nogal wat anders dan het voorbeeld waar ik over had verteld: grote ICT-projecten, bij mijn opdrachtgever het BIT. Er kwam van alles voorbij!

Ik raakte vandaag opnieuw onder de indruk van de variatie aan zakelijk schrijven – leuk toch, wat je allemaal kunt doen met tekst!

Ik zit eindelijk weer echt lekker te schrijven! Vorige week hebben zich twee fysieke problemen tegelijk opgelost die allebei al een tijdje sleepten:

• Ik  moest mijn hoofd naar achter kantelen om scherp te zien op het beeldscherm. Ik dacht dat ik misschien baat zou hebben bij een beeldschermbril, maar volgens de opticien was het toch gewoon behoefte aan een nieuw varifocus brillenglas rechts: door die knak in mijn nek keek ik eigenlijk door mijn leesgedeelte naar het scherm. Vorige week kwam mijn nieuwe glas, en inderdaad: ik kan nu weer ‘gewoon’ scherp zien op het scherm. Fijn! Ik had het een tijdje uitgesteld omdat het nogal een uitgave is en mijn ogen soms wat heen en weer wiebelen qua sterkte. Maar dit wiebelde al een tijdje toch echt niet meer de goede kant op: het was de hoogste tijd voor dat nieuwe glas.
• Van veel kortere duur maar acuter irritant was het probleem ‘stroeve spatiebalk’. Dat is zoiets wat sluipend vervelend wordt – ik zei een paar weken geleden al dat ik een nieuw toetsenbord nodig had. Vorige week was het echt vervelend geworden, toentypteikalleennogmaarzo en zette ik de spaties er later tussen, met harde meppen. Dat lukte dan nog wel, maar gewoon typen met tien vingers niet. Dus snel naar de winkel. Dat is een speciale, met ergonomisch verantwoorde kantoorspullen: ik heb een klein, plat toetsenbord zonder numeriek gedeelte. Op deze manier hoef ik niet ver naar rechts met mijn hand voor de muis, en dat scheelt veel in de belasting.

Belangrijke aanpassingen, zeker in een tijd waarin ik nog steeds veel meer doe vanaf mijn eigen werkplek dan anders. Bovendien ben ik als eigen baas verantwoordelijk voor mijn eigen arbozaken, en de valkuilen van beeldschermwerk zijn mijn grootste arbeidsgezondheidsrisico. Zo kan ik weer voort!