Categorie archieven: schrijftips

Schemerengels

Louise Cornelis Geplaatst op door 1

In mijn werk heb ik veel te maken met wat ik ‘Schemerengels’ noem: Nederlands waar het Engels nog doorheen schemert. Ik weet meteen waar ik aan toe ben als er kritisch staat waar het kritiek (critical) moet zijn en opwindend voor spannend (exciting). Onlangs kon ik het niet laten om bij een redactionele ingreep waarin ik acteren door handelen verving in een opmerking iets te schrijven als: ‘acteren doe je op het toneel’.

Intrigerend vond ik onlangs een geval van sleutel: is dat het ding waarmee je een deur opent of iets cruciaals, zoals in key success factors? Op het symposium over digitale veiligheid van mijn opdrachtgever het Adviescollege ICT-toetsing afgelopen donderdag wist ik bij ‘gerichte aanval op sleutel ICT-beheerders’ niet hoe het zat. Nouja, het zal niet hun fysieke sleutel geweest zijn, maar er zijn ook digitale sleutels – in Vlaanderen is het een soort DigiD bijvoorbeeld, en ik kan me voorstellen dat ICT-beheerders ook zoiets hebben. Maar de aanval kan ook gericht zijn geweest op de belangrijkste ICT-beheerders, als in sleutelfiguren. 

Daar komt natuurlijk ook het probleem van de losgeschreven samenstellingen om de hoek kijken. Daar wemelt het bij Schemerengels van. Wat me daar de laatste tijd aan opvalt, is dat die samenstellingen soms heel lang zijn, en dat simpelweg de spaties verwijderen niet tot goed Nederlands leidt. Weer van het symposium: internet natiestaat interceptie capaciteiten. Internetnatiestaatinterceptiecapaciteiten – nee. Ik denk dat het iets moet worden als ‘de capaciteiten om het internet van een natiestaat te onderscheppen’, maar ‘het vermogen van een natiestaat om internet te onderscheppen’ kan ook. Net als bij de sleutel ICT-beheerders ontbreekt het me aan de benodigde vakkennis om te weten wat de juiste oplossing is.   

Vier zelfstandig naamwoorden op een rijtje, en zoek het verband maar uit. Het Engels is daarin, zo lijkt me, abstracter dan het Nederlands, door het impliciet laten van dat verband – het enige wat je hebt is de volgorde. Vier is een extreem geval, maar bij het redigeren heb ik er soms met twee of drie waar ik ook een voorzetsel voor nodig heb om er ‘echt’ Nederlands van te maken. Dat voorzetsel expliciteert de relatie. Bijvoorbeeld: de combinaties van eigennaam met iets: het EU leiderschap, het <bedrijfsnaam> management, de <bedrijfsnaam> aanpak, enzovoort. Die herschrijf ik met van. Het lijkt wel alsof het Nederlands dat explicietere verband afdwingt.

Nou zijn de meeste Schemerengelse samenstellingen wel te begrijpen, maar internet natiestaat interceptie capaciteiten vond ik een puzzeltje. Sterker nog, internet nation interception capabilities ofzoiets lijkt me óók puzzelen voor Engelstaligen. Althans, als het geen dagelijkse kost voor je is. Als je er elke dag praat of leest of schrijft, is het ongetwijfeld gesneden koek. Dat is een algemeen verschijnsel: experts communiceren abstract over hun eigen expertise. Onderling is dat geen probleem, maar voor buitenstaanders wel. Als relatieve buitenstaander heb ik me op het symposium prima vermaakt met dat puzzelen. 

 

Grammatica in het wild

Louise Cornelis Geplaatst op door 2

Gisteravond woonde ik online de Letter en Geest-lezing van Ronny Boogaart bij. Dat was leuk en interessant. Ronny (zeer gewaardeerde vakgenoot die ik al sinds mijn studie ken) had het over ‘grammatica in het wild’: interessante taalkundige fenomenen die je om je heen ziet, gewoon op straat bijvoorbeeld. Bordjes dus, en die interesse deel ik met hem – ik het het op dit blog ook graag over bordjes.

U wordt weggesleept

In het bijzonder gaat het Ronny om bijzondere relaties tussen vorm en betekenis. Het bordje uit de titel, ‘u wordt weggesleept’ is daar een mooi voorbeeld van: het is niet de u die wordt weggesleept en de betekenis van de korte boodschap (maar drie woorden) is heel rijk, namelijk iets als ‘parkeren is hier strikt verboden, dus als u uw auto hier parkeert, kan die door de bevoegde instantie worden weggesleept en dan zijn de kosten daarvan en van eventuele schade voor u’. Ter vergelijking liet Ronny Duitse bordjes zien met dezelfde betekenis, en die bevatten veel meer woorden, want daar is dat allemaal uitgeschreven. Duits is dus explicieter in dit soort situaties, dat is een heus cultuurverschil, daar had Ronny meer voorbeelden van.  

Enkele andere voorbeelden betroffen de bijzondere betekenis van een samenstelling. De voorbeelden waren bordjes met Struikelgevaar en Voetgangersgebied. Voor taalgebruikers zijn dat geen ondoorgrondelijke boodschappen, maar het is wel frappant dat ze beide iets anders betekenen dan de meeste andere samenstellingen met diezelfde elementen. De meeste samenstellingen op -gevaar betreffen namelijk niet gevaar voor jezelf, maar voor iets anders, zoals instortingsgevaar. En in de meeste samenstellingen met -gebied betekent dat niet dat iets anders in dat gebied niet mag, terwijl je in een voetgangersgebied echt niet mag fietsen. (In de twee links hiervoor zie je trouwens hoe je dat zelf snel kunt onderzoeken: door gebruik te maken van jokers in de Woordenlijst).

Een andere vorm van grammatica in het wild betreft de ‘Pickwicktheevraag’. Op de labeltjes van thee van dat merk staan vragen. Ik vond online zelf deze:

Welke film heeft echt indruk op jou gemaakt?

Die zat niet tussen Ronny’s voorbeelden, maar hij doet wel precies wat Ronny liet zien: er zitten nogal wat presupposities (vooronderstellingen) achter de vraag. Bij deze bijvoorbeeld dat je films kijkt en die langs een indruk-meetlat legt, mogelijk ook nog met een onderscheid tussen echte en onechte indruk. Bovendien zijn het geen echte vragen, eerder suggesties om eens over na te denken of te praten. Er zitten ook wel eens gekke formuleringen tussen, zoals ‘Welke kruiden zijn niet te missen in jouw keuken?’, waar niet te missen wordt gebruikt waar onmisbaar de juiste term zou zijn. 

Om uit te drukken wat ‘Welke kruiden zijn niet te missen in jouw keuken?’ per ongeluk (ook?) betekent, had Ronny een plaatje van een keuken bomvol potjes met basilicumplantjes. De basilicum was in die keuken inderdaad niet te missen, in de zin van: niet over het hoofd te zien. Dat was een plaatje door AI gegenereerd, en zo illustreerde hij vaker dubbele of onbedoelde betekenissen, dat was vermakelijk. 

Ronny had het onder andere ook nog over ‘Alle gemeenten zijn uitgeteld’ (context: de verkiezingen), ‘(korting op) Alle korte baby- en kinderbroeken’ (Hema – sommige klanten menen dan dat je op lange kinderbroeken ook korting krijgt) en ‘Kom gerust/rustig binnen’ (dubbelzinnig). Alleen al vanwege de vele interessante en soms grappige voorbeelden was de lezing de moeite waard. Sommige voorbeelden kende ik al, want ik lees Ronny’s columns in Onze Taal (eerder in Vaktaal). Dat was misschien maar goed ook, want anders was het misschien wel véél geweest in een uur. Wat ook weer leuk was natuurlijk: lekker hoog tempo. En dan toch precies binnen het uur klaar.

Aan het eind deed Ronny de suggestie om een ‘grammatica in het wild’-landkaart te maken, analoog aan die voor straatpoëzie. Dat zou ik leuk vinden en ik zou er graag bijdragen aan leveren. Op die voor straatpoëzie moet het ontbreken van Kapelle gerepareerd, vind ik – als er hier niet ergens een gedicht van Annie M.G. Schmidt al hangt, dan moet dat er echt komen, en als ik iets vind, zal ik het melden. Haar proza hangt er zeer zeker wel. 

En tot slot nog iets frappants: als de lezing niet was geweest, had ik toch die avond aan Ronny gedacht. Hij is namelijk een van de schrijvers van Maar zo bedoelde ik het niet! Hoe we recht praten wat krom is. Net in de uren voor zijn lezing was informateur Wijers uitgebreid bezig met het aanleveren van een boel materiaal voor de tweede druk van dat boek. 

 

Het mag wel wat minder

Louise Cornelis Geplaatst op door 10

In verschillende situaties (werk, privé, politiek) heb ik de afgelopen dagen teksten onder ogen gekregen waarvan ik dacht: véél te lang. Het mag echt wel wat minder. 

Ik heb geen bezwaar tegen lange teksten. Maar mijn leesinspanning moet wel wat opleveren. Mijn probleem met de lengte van de zakelijke teksten van de laatste tijd was vooral dat er heel veel blabla in stond – inkt op de pagina maar weinig informatie, of wel informatie zonder betekenisvolle strekking voor mij of mogelijke andere lezers. 

Te lange teksten is een typisch symptoom van de mismatch tussen lezen en schrijven. Niemand zegt als lezer: goh, wat jammer dat dit rapport zo kort is, ik zat er net zo lekker in. Maar als die lezer gaat schrijven, wordt de tekst vaak toch onnodig lang. Het is een moeilijk te onderdrukken neiging die maar deels te maken heeft met pure schrijfvaardigheid. Het is meer een mentaliteits- en bewustzijnskwestie.

Waarom schrijven mensen toch zo veel? Ik kan de volgende redenen bedenken:

  • De schrijver is zelf nog niet uitgedacht en dumpt alles wat mogelijk relevant is op papier. Dit viel me recent echt op: het leek soms wel alsof de tekst een lange aanloop nam die dienst deed als warming-up voor de schrijver. Alle uitgangspunten, de historie, overwegingen, relevante andere ‘beleidskaders’…. in één geval was ik daarop afgehaakt en had ik niet gezien dat het interessantste gedeelte, jawel, in de bijlage stond, helemaal achteraan. Echt waar! Dit is het punt waar het piramideprincipe en ‘hoofdboodschap voorop’ op aangrijpt. Oftewel: dit is een schrijfvaardigheidskwestie, of kan dat zijn. Je kunt op dit punt goed beter leren schrijven, maar dan moet je dat nog wel willen en doen natuurlijk.
  • Het timmert de tekst juridisch alvast dicht, ook al is dat nog niet aan de orde.
  • De schrijver streeft naar volledigheid. 
  • De schrijver trekt er een rookgordijn mee op – het is stiekem niet de bedoeling dat de tekst helder en lezergericht is, of elke lezer kan er wel wat van diens gading in vinden. 
  • Het ‘hoort’ zo, ‘zo doen we het altijd’ – een beleidstekst hoort nou eenmaal een lange aanloop te hebben bijvoorbeeld. In sommige gevallen gaat het zelfs om copy-paste van een eerdere editie. 
  • Een kortere tekst zou voor het gevoel van de schrijver niet serieus genomen worden – hangt samen met statusangst, dus dat de schrijver zelf niet serieus genomen wordt dan.
  • Het maakt de tekst generiek en dus vaker bruikbaar: in verwante andere situaties kun je volstaan met alleen de kern te veranderen.
  • Het houdt zichzelf in stand in de zin van: als de tekst uitdijt, moeten er dingen bij om het behapbaar te maken, zoals een inhoudsopgave, inleiding en hoofdstukindeling. Dat zijn weliswaar manieren om de tekst toegankelijk te maken voor de lezer, maar als het allemaal al vrij nietszeggend is, voegt dat ook nietszeggend volume toe. Denk aan een hoofdstuk met als titel ‘Overige aspecten’ – en dat staat dan dus ook in de inhoudsopgave. Heb je niks aan.  

Als jullie nog andere redenen weten waarom teksten uitdijen, hoor ik ze graag.  

 

Een klap op de tekst

Louise Cornelis Geplaatst op door  

In mijn visie is een zakelijke tekst-in-wording onderdeel van het gesprek dat de betrokkenen voeren over het onderwerp. Een team van adviseurs praat over de oplossing van een probleem van de klant – de piramide brengt dat gesprek tot uitdrukking. De klant reageert op die oplossing – in de vorm van feedback op het conceptrapport. Leden en buitenstaanders praten over de koers van een politieke partij – het conceptprogramma ‘vangt’ dat.

Die tussenproducten zijn dus altijd in bewerking en net zo levend als een gesprek. Zo moet je die tussenversies ook zien: ze zijn niet in beton gegoten, je probeert eens wat, het kan altijd nog anders, en samen komen we verder. 

Maar op een gegeven ogenblik verandert dat. Dat gebeurt als er een klap op gegeven moet worden. Er komt een handtekening onder of de definitieve versie gaat via de partner van het adviesbureau de deur uit. In het geval van een partijprogramma stelt de algemene ledenvergadering het programma vast. Het is belangrijk dat dat besluit transparant is, dus dat de leden precies weten waar ze ‘ja’ tegen zeggen.

In die fase zitten we nu, GroenLinks-PvdA Kapelle, met mij als programmacommissievoorzitter. Het valt me op dat de overstap van ‘gesprek’ naar ‘besluit’ niet voor iedereen even logisch is. We hadden ons voorstel (= het definitieve concept, ter vaststelling) al rondgestuurd en toen kwam er nog feedback: terloopse, in contact met leden, maar ook nog wat formelere, dus in geschreven vorm. Die kunnen we niet meer verwerken, althans, niets inhoudelijks. Ik ben zo vrij geweest om een paar redactionele dingetjes nog wel aan te passen, maar ook dat zal ik op de ALV laten zien.

Er is nu nog maar één manier om tot veranderingen te komen: amendementen. Dat zijn concrete tekstvoorstellen waarover de leden kunnen stemmen: blijven we bij het origineel in het concept, of kiezen we voor de gewijzigde tekst in het amendement. Het verschil tussen feedback en een amendement bleek verwarrend. Zodoende heb ik meegeholpen om zinnige maar te late inhoudelijke feedback om te werken naar een amendement, waarover de programmacommissie dan ook positief gaat adviseren.

De amendementenprocedure lijkt wat onnodig formeel, maar transparantie is in deze essentieel. Stel je voor dat er na het besluit ineens toch andere inhoud in het programma staat – dat is raar. Of dat je in de ALV alleen zegt ‘we passen het  nog wel aan’. Hoe dan, wat dan precies? Dat soort gedoe voorkom je met zo’n procedure.

En oja, we doen ook nog af en toe wat verliesverwerking, na vorige week, maar dat terzijde.

 

Schrijven vraagt om precisie

Louise Cornelis Geplaatst op door  

Op mijn sportblog heb ik net verslag gedaan van het luisteren naar en lezen van Bram Bakker over hardlopen als lichaamswerk. Ik vond het interessant om zo het verschil tussen gesproken en geschreven woord te ervaren: waar ik het na de lezing (of eigenlijk: het kringgesprek) niet zo erg vond om niet precies te weten wat hij bedoelde, vond ik dat na het lezen van het boek wél erg. In mijn leesverslag schrijf ik:

De kern ontbreekt (hoofdboodschap met omschrijving van het kernthema), de structuur is onduidelijk (het lijkt een stapel columns met een nietje erdoorheeen), inhoudelijk spreken dingen elkaar tegen, van die twee interviews ontgaat me de ‘so what’ (wat is de strekking in het licht van het boek?) en ik weet ook niet wie de beoogde lezer is. Prestatiegerichte lopers, mensen  met ‘oud zeer’ die baat kunnen hebben bij lichaamswerk, (aanstaande) begeleiders van runningtherapie? Dat lijkt per hoofdstuk te verschillen.

Ik hanteer daar normen die ik nevernooitniet voor een gesprek zou gebruiken, want daar in het normaal dat je van de hak op de tak springt, jezelf in net iets andere woorden herhaal, af en toe zwamt, jezelf tegenspreekt, fouten maakt, enzovoort – gesproken taal is rommelig. Verderop in mijn post noem ik een passage ‘warrig’. Als ik die alleen had gehoord, was dat me mogelijk amper opgevallen. Als luisteraar heb je niet eens de tijd om zo’n passage nog eens door te nemen om te kijken of je het snapt.

Ook noem ik iets wat in een gesprek geen rol speelt: uit een tekst moet af te leiden zijn wie de beoogde lezer is (de ‘expressieve boodschap’), maar bij een gesprek neemt de ontvanger zelf deel en hoef je dus niks af te leiden, dat is veel directer. Het is immers ook waar het om gaat: je doet dat samen. Bij behoefte aan meer precisie en begrip is het de verantwoordelijkheid van de ontvanger om door te vragen. Bij een tekst kan dat niet en ligt de verantwoordelijkheid voor helderheid en voldoende diepgang bij de schrijver.

Het doet me denken aan het verschil tussen presentatiemateriaal en geschreven tekst. Het eerste is vooral gericht op het op gang krijgen van iets bij de ontvanger door middel van interactie, het tweede moet preciezer en steviger onderbouwd zijn en dient voor diepere verwerking. Het is een van de redenen waarom het zo moeizaam is om één ‘slidument’ te gebruiken voor een presentatie en een zelfstandig leesbare tekst. De communicatieve functies liggen te ver uit elkaar.

Iets op gang krijgen door middel van interactie, daarin slaagde het gesprek vorige week. Het lezen leidde echter helaas niet tot de extra verdieping die een goed boek wel voor elkaar zou kunnen krijgen. Dat zet me weer op scherp voor mijn dagelijkse werk: als ik redigeer, móet ik de lat hoog leggen!

 

Komma’s uit de jaren ’70

Louise Cornelis Geplaatst op door  

De recente vakantie in Ierland was voor mij aanleiding om Trinity te herlezen. Met dat boek is mijn interesse in de Ierse geschiedenis begonnen. Mijn vader was een grote fan van Leon Uris. Als ik het me goed herinner, heb ik al diens boeken uit de kast thuis gelezen toen ik in mijn eerste studiejaar een tijdje ziek was en daarom bij mijn ouders was. Trinity maakte de grootste indruk. Als enige van Uris is dan ook dat boek bij mezelf in de kast beland als erfstuk. Wat ik herlas, is dan ook uit het jaar van verschijnen: 1976, de Nederlandse vertaling. 

Inhoudelijk had het boek me weer te pakken. Het is een meeslepend verhaal over een Ierse vrijheidsstrijder, waarin persoonlijk drama met historische feiten zijn gemengd. Maar waar ik me echt overheen moest zetten, waren de komma’s. Dat zijn er namelijk veel te veel. Er staan een heleboel komma’s op plekken die ik ronduit als ‘fout’ zou beoordelen. Die maken dan een uitbreidende bijzin van een beperkende, en dat betekent echt iets anders.

Voor voegwoorden is dat laatste niet het geval, maar daar ‘mogen’ ze ook niet, of in principe niet – iets minder zwart-wit. Maar ik zou zeggen: zet die komma zeker niet (bijna) overal, zoals hier gedaan is. Een grote hoeveelheid komma’s is namelijk ook echt hinderlijk bij het lezen. Het maakt de zin ‘hakkerig’ – elke komma is een pauzetje immers.

Hier zijn een paar voorbeelden, heel losjes steekproefsgewijs. Eerst (vooral) de bijzinproblemen, van p. 229 en 233 en 680:

In de korte tijd, dat ik geleefd had en in vrijwel mijn hele verdere latere leven schijnt er altijd iemand geweest te zijn, die ons moest verslaan (…) 

Het aantal uren, dat meester Ingram besteedde om ons te helpen, was legio.

Een van de beste dingen, die een onderwijzer kan overkomen is, dat hij zijn eigen missionarissen voortbrengt.

De weg werd voortdurend belemmerd door mensen, die hun vuisten schudden (…)

Dan de voegwoorden, paar regels verderop op 233:

Ik ben bang, dat ik het te druk heb.

En daar barst het dus van. Op p. 669 alleen al: 

het maakt me bang, dat

Ik weet niet, hoe erg ik beschadigd ben

Ik zal nooit vergeten, wat je voor me gedaan hebt

Ik was in zeker opzicht blij, dat.. 

… voor het feit, dat ik jou zo nodig had

Denk je, dat…

De ontdekking, dat ik die capaciteit bezat

Ik weet niet, wat dit ons zal brengen 

Met zo veel komma’s te veel krijg je dus dit soort hakkelzinnen (p. 544, 681):

Roger Hubble was juist geweest met zijn bewering, dat MacIvor, niettegenstaande de kloof, die tussen hen ontstaan was, hun belangen bleef dienen.

Redmond verkondigde verder, dat hij de koning van Engeland nooit zou toejuichen, maar beweerde tegelijkertijd, dat het hangende wetsontwerp goed voor Ierland was, niettegenstaande het feit, dat het trouw aan de Kroon inhield.

Het hinderde me echt bij het lezen.

Ik ging me afvragen: waren die regels in de jaren ’70 anders, nee toch? Is de vertaling zo onzorgvuldig geredigeerd dan? Ik heb de laatste jaren wel eens gedacht dat redactie van boeken onzorgvuldiger is geworden, de winstmarges staan immers erg onder druk. Maar dit werpt wel een ander licht op de zaak. Er zitten, zeker tegen het einde, nog wat meer slordigheidjes in. Was het haastwerk? 

Wat ik er ook van leer, is dat het echt uitmaakt. Eén komma doet er soms al toe, omdat die de betekenis verandert, maar heel veel komma’s kunnen echt de leeservaring beïnvloeden.

 

Consultants, leer zelf schrijven!

Louise Cornelis Geplaatst op door  

Interessante ‘whitepaper’ bereikte me via de nieuwsbrief van SIOO: ‘Hoe leer je als jonge consultant het vak, als AI het overneemt?’ Dat gaat over meer vaardigheden dan schrijven alleen, maar ik herkende toch veel en leerde ook nog nieuws.

Ik vond het fijn om een aantal ideeën uit mijn eigen recente artikel te herkennen. Het is pionieren op dit gebied, en het is voor mij prettige bevestiging als er andere mensen soortgelijke inzichten komen. Dat zat hem bijvoorbeeld in de vaststelling dat het controleren van het werk van AI meer werk kan kosten dan het zelf doen. Een mooie korte formulering van wat er verandert door generatieve AI is dat je van ‘creator’ ‘editor’ wordt. Met daaraan verbonden een agencyprobleem (aha, zo noem je dat, p. 37):
Door taken uit te besteden aan AI waar je zelf onvoldoende verstand van hebt, kan je ook niet goed controleren of het resultaat klopt of voldoet aan de kwaliteitseisen.

Ook bevestigend: dat AI stuurt in een mate die je niet moet onderschatten. Er zit een eigenzinnige gesprekspartner aan tafel. Ik dacht daarbij vooral aan: wil je wel dat ‘Big Tech’ je sparring partner is die je kritische en creatieve denkwerk beïnvloedt? Dit paper voegt er nog een voorbeeld aan toe, iets wat ik me nog niet had gerealiseerd: als je je interviews opneemt om ze door AI te laten uitwerken, beïnvloedt dat het gesprek. Dat is merkbaar aan de gesprekspartners: wat zij belangrijke punten vinden, herhalen ze een paar keer, gericht op de microfoon.

Nieuw voor mij de verschoven vraag uit de titel van het paper: wat te doen als het werk straks alleen nog maar voor senioren is? Dat begrijp en onderschrijf ik wel meteen: het werken met AI vraagt gevorderde vaardigheden. Ik zeg dat wel in mijn trainingen als: ‘jullie moeten mijn rol overnemen’. Je moet namelijk eerst goed uitleggen wat je wilt (kort door de bocht: ChatGPT het piramideprincipe aanleren) en daarna de output redigeren. Dat is dus het werk dat ik doe als trainer en kritische tegenlezer. Dat doe ik op senior niveau, maar dat heb ik ook moeten leren natuurlijk. Door het zelf te doen, keer op keer op keer op keer. Niet door het uit te besteden.

Hetzelfde geldt voor de seniore adviseurs met wie ik werk en die op hun beurt juniore medewerkers uitleggen hoe ze het willen en feedback geven op het werk dat die opleveren. Die kunnen dat omdat ze het zelf hebben gedaan toen ze zelf begonnen. Juist dat eerdere, ‘juniore’ werk is uitbesteedbaar, maar dan leer je het dus niet, en raak je er ook nooit door de wol geverfd in. Laat staan dat je er een eigen stijl in ontwikkelt. Want daar gaat het ook om: consultancy draait om meer dan efficiëntie.

Het paper pleit ervoor dat je als consultant ‘ouderwets’ moet blijven leren: het vak beheersen ‘alsof AI niet bestaat’ (p. 52). Vlieguren maken dus. Consequentie daarvan is dat je bewuste keuzes moet maken over waarvoor je AI inzet en wat je beter zelf doet.

Dat AI inzetten gevolgen heeft voor je professionele ontwikkeling, dat is iets wat jongere consultants zich onvoldoende realiseren. Hun blik op de nieuwe technologie is beperkt ze zien de risico’s ervan niet. En dat herken ik dan weer helemaal!

 

“Beter leren schrijven is eigenlijk organisatieverandering”

Louise Cornelis Geplaatst op door 1

In 2016 ben ik geïnterviewd door collega Lyanne Lamar voor de rubriek ‘Onder vakgenoten’ op de website van haar bedrijf, Lamar Communicatie. Site en bedrijf bestaan niet meer, en dat interview was dus niet meer online vindbaar. Dat vond ik jammer. Ik heb van Lyanne (met wie ik nog steeds samenwerk) toestemming gekregen om het hier neer te zetten. 

Louise Cornelis is zelfstandig tekst- en communicatie-adviseur. Ze helpt schrijvende professionals in organisaties betere teksten te maken. Door training, coaching, tekstadvies en redactie. Louise traint onder meer Haagse ambtenaren in het resultaatgericht rapporteren, samen met Lyanne. Bij een kop koffie spraken ze over nut en noodzaak van schrijftrainingen.

Lyanne: Geloof jij dat schrijftrainingen nuttig zijn?

Louise: Uit onderzoek blijkt dat het rendement van een losse schrijftraining laag is. Toch kloppen 9 van de 10 organisaties bij mij aan met de vraag om een training klantgericht schrijven, resultaatgerichte rapporten ontwikkelen of effectieve presentaties maken. Zo’n vraag als: ‘Wij willen graag dat al onze 38 collega’s in één dagdeel leren klantgerichter te communiceren.’ Mijn antwoord is dan: je wilt dus een verandering in de organisatie bereiken. Laten we kijken hoe we die verandering kunnen bewerkstellingen. Mogelijk met een training, maar denk ook aan een modeldocument, coaching, of begeleiding bij het eigen schrijfwerk. Dat motiveert! Want door te werken aan iets wat de deur uit moet, snijdt het mes aan twee kanten: het product knapt er ontzettend van op en professionals leren al doende beter klantgericht schrijven.

Lyanne: Kan iedereen schrijven leren?

Louise: Talenten zijn ongelijk verdeeld, dus niet iedereen kan een briljant schrijver worden. Maar dat hoeft ook niet; de meeste mensen kunnen zich wel verbeteren. Vaak zeggen deelnemers aan een training: ‘Ik deed altijd maar wat en de paar simpele handvatten die je aanreikt helpen me enorm.’
Schrijfprocesonderzoeker Ronald T. Kellogg zegt dat je 30 jaar moet oefenen om echt goed te leren schrijven. Hij onderscheidt drie stadia van ontwikkeling. Fase 1 is het op een rijtje zetten van losse feiten. In fase 2 kan de schrijver die losse feiten structureren en duiden. De hoogste strategische vaardigheid is: een beeld hebben van hoe de lezer jouw tekst ervaart. Aan sommige documenten lees je af dat de schrijver nog weinig ervaren is en al zó blij dat het er staat. Die zit dan nog in fase 1. Dan vóel je als lezer de worsteling.

Lyanne: Welke verbetertip geef jij zo’n schrijver?

Mijn advies is altijd om het denkproces te scheiden van het schrijfproces. De eerste stap is het uitdenken van de structuur van je document. Daarna ga je schrijven, in een snelle schrijfsprint. De laatste stap is het redigeren van je document. In percentages van het totale traject zou dat ongeveer 40 – 20 – 40 moeten zijn.

Lyanne: Als ik jouw 40 – 20 – 40 regel tijdens een training noem, voel ik altijd een soort shock door de zaal gaan. Het kan toch niet zo zijn dat je maar 20% van de tijd die je aan een document besteedt, bezig bent met schrijven?

Louise: Dat is echt gedragsverandering. Je moet jezelf toestaan om die eerste 40% goed te doen. Je moet daarvoor de discipline hebben om de lat hoog te leggen. Die eerste fase, als je de structuur van je rapportage hebt uitgedacht, levert ook een goed tussenproduct op om te delen met je baas of je collega. Je haalt dan tijdig input van anderen en checkt tussendoor de kwaliteit van het ontwerp van de tekst. Die discussie is dus geen tijdverlies, maar maakt vaak duidelijk dat sommige aspecten nog niet voldoende zijn uitgedacht. Als het denkwerk gedaan is, kun je met de schrijfsprint beginnen, de tweede 20%. Wat bij professionals soms in de weg zit, is de overtuiging dat nadenken geen werk is. Het lijkt of je niks zit te doen. Tikken, op je toetsenbord rammelen, productie draaien: dat is werken.

Lyanne: Beter gaan schrijven is dus vooral helderder gaan denken.

Louise: Klopt! In een organisatie met een hoge mate van klantgerichtheid gaat het er niet alleen om om heel veel kennis op een rijtje zetten, maar moeten professionals duiden wat die kennis voor deze specifieke klant met zijn zorg en zijn vraag, op dit moment betekent. Dat is geen teksttrucje, maar veronderstelt dat je je goed in je klant verdiept. Resultaatgericht schrijven betekent ook zeggen wat je echt vindt. Dat is eng en daarvoor moet de organisatie wel ruimte geven. Een professional moet conclusies kunnen trekken en kunnen schrijven wat hij vindt. Anders worden het ‘ghostwriters’, die door te veel zelfcensuur niet in staat zijn een helder betoog te schrijven.

Lyanne: Beter gaan schrijven is dus óók organisatieverandering.

Louise: In veel organisaties waar ik kom, is de rapportage of presentatie het enige concrete, tastbare eindproduct. Als je daaraan gaat knutselen, ben je dus met iets heel fundamenteels bezig. Ik ben steeds weer verrast over welke diepe overtuigingen mensen hebben over schrijven en over wat goed en fout is, en hoe diep je ingrijpt in hun professionele identiteit als je die overtuigingen ter discussie stelt. Zo hoor je regelmatig: wij zijn techneuten, wij hoeven niet klantgericht te schrijven. Juristen hebben dat ook. Dat lijkt een beetje op verzet tegen andere organisatieveranderingen. Vaak staat het verzet tegen een nieuwe manier van schrijven symbool voor een dieper liggende machtsstrijd tussen de oudere garde die altijd ongelimiteerd technisch vakjargon heeft kunnen gebruiken en een jongere nieuwere stroming die veel sterker het belang van klantgerichtheid of dienstverlening ziet. En, wees eerlijk, het streven naar een grotere klantgerichtheid gaat ook vaak gepaard met narigheid in de organisatie als beperkingen van het budget en reorganisatie. Verzet tegen een nieuwe manier van schrijven staat dan eigenlijk symbool voor verzet tegen de reorganisatie.

Lyanne: Wat doe jij met die weerstand?

Louise: Ze zijn er altijd, de overtuigingen dat de nieuwe manier van rapporteren écht niet gaat werken. Argumenten als: ‘Mijn baas zegt…’ ‘De klant wil het niet…’ Het zijn in feite stromannen, want baas en klant zijn er nu niet. Ik probeer die discussie altijd uit de kleine tekstkenmerken te halen (‘wij schrijven hier geen Jip- en Janneke-taal’). En als dat niet lukt, de cursist uit te dagen om de nieuwe manier van rapporteren eens een keer te proberen en reacties te verzamelen. Wat zeggen mensen om je heen, wat is er van je advies terechtgekomen, was je klant blij?

Lyanne: Wat is dan het hoogst haalbare?

Louise: Ik heb dat wel eens aan een opdrachtgever gevraagd. Zijn antwoord? ‘Er wordt tenminste gepraat over schrijven en wat de klant/lezer eigenlijk wil.’ Veel praten over schrijven kán leiden tot een verandering, maar die verandering is voor ons als externe trainers maar beperkt maakbaar. Vroeger frustreerde me dat soms, maar nu realiseer ik me dat het net is als met elke organisatieverandering: het mislukt soms. Je sleutelt aan het denkwerk van de professionals, en aan houding en gedrag ten opzichte van de opdrachtgever. Dat zijn heel essentiële dingen.

Interview door Lyanne Lamar

 

Intern sijpelt door naar extern

Louise Cornelis Geplaatst op door  

Het losweken uit de Microsoft-cloud waar ik eerder over schreef was technisch helemaal goed gegaan, maar administratief niet, zo bleek toen ik onlangs mijn kwartaaladministratie deed. Dus ik bellen naar KPN en toen kreeg ik later een mail dat ik een bericht had. Zo van ‘Informatie over je servicevraag’ en dan:

Beste meneer/mevrouw Cornelis,

Er staat nieuwe informatie voor je klaar. Log in op de MijnKPN Zakelijk app om de status van jouw servicevraag te bekijken.

Ik heb die app niet, maar online kan gelukkig ook, maar toch heb ik hier al een  hekel aan want het is nogal omslachtig. Mail me gewoon meteen wat je me te melden hebt, het is niet heel privacy-gevoelig ofzoiets. Online trof ik dit aan:

Voor mij is dit betekenisloos. Ik had dat contract al beëindigd, het zou tot 19 juni doorlopen overigens, maar inderdaad had ik op 19 mei gebeld. Ik weet niet wat een recon order is en ook niet wat Esmee is. Dus dat zegt me allemaal weinig tot niets. Ik krijg geen antwoord op mijn vraag: krijg ik nu een eindafrekening, inclusief verrekening van het te veel betaalde voor 11 dagen in juni? Tot nu toe nog niet. Stoppen de maandelijkse afschrijvingen? Aan de telefoon had ik al begrepen dat ik dat even moest afwachten, en daar verandert door dit bericht niets aan. Er is dus voor mij ook geen betekenisvolle strekking. En daar heb ik dus voor ingelogd…

Een mooi voorbeeld van hoe interne communicatie naar extern ‘doorsijpelt’. Zeker op IT-gebied gebeurt dat hartstikke vaak. Om het bericht te verbeteren, moet je niet aan de tekst zelf gaan sleutelen (recon order en Esmee uitleggen), maar aan de interne processen. 

 

 

Verschenen: ‘Met AI wordt schrijven moeilijker’

Louise Cornelis Geplaatst op door  

Net uit: Tekstblad nummer 2 van dit jaar, met daarin op p. 32-34 mijn artikel ‘Met AI wordt schrijven moeilijker’. Ik betoog daarin dat je er met AI een ’teamgenoot’ bij hebt waar je weliswaar wel wat werk aan kan overlaten, maar die je ook erg goed in de gaten moet houden. Je moet die onder andere heel precieze instructie geven (= goede prompts maken) en alles wat die oplevert zeer kritisch nalezen, op vorm, inhoud en persoonlijkheid. Dat kan nogal oplopen, dat leeswerk. In mijn trainingen is dat het heikele punt: schrijvende professionals ertoe aanzetten dat ze voldoende kritisch zijn op de output van de grote taalmodellen die ze gebruiken.