Een weblog dat de moeite waard is voor iedereen die zich bezighoudt met het ontwerpen van presentaties is http://stickyslides.blogspot.com/ van Jan Schultink. Vandaag heeft hij bijvoorbeeld een aantal simpele richtlijnen om slides beter leesbaar te maken voor mensen met dyslexie. Terecht zegt hij dat élk publiek er baat bij kan hebben. Regelmatig heeft hij inspirerende voorbeelden van visuele ontwerpen, al dan niet uit Powerpoint. Want hij kijkt graag wat breder. Naar visuals in advertenties bijvoorbeeld, of naar de principes van het creatieve proces. Over dat laatste had hij eerder deze week een leuke posting, namelijk over de waarde van douchen voor creativiteit. Die posting is nu alweer afgezakt naa de negende plek, want het is een actief blog. Ook dat maakt het interessant. Van harte aanbevolen dus.

Het is een uitstekend idee om bij een Powerpointpresentatie gebruik te maken van beelden. Beelden zijn sprekend (‘a picture paints a thousand words’), ze leiden niet af bij het luisteren (lezen en luisteren gaat niet tegelijk), ze verlevendigen en ze blijven goed hangen in het geheugen.

Door beelden in te zetten, maak je gebruik van de kracht van Powerpoint. Sommige presentatiemakers vertalen dit naar ‘overal moet een plaatje bij’. Ze zoeken dan bijvoorbeeld via Google Afbeeldingen naar illustratiemateriaal. Illustreren is één mogelijkheid om beeldmateriaal te gebruiken, maar in een zakelijke presentatie niet de krachtigste. In zo’n presentatie staat de inhoud centraal: het verhaal dat ontstaat door relevante boodschappen aan elkaar te verbinden. De beelden staan ten dienste van die boodschappen, ondersteunen die, werken die uit. Het krachtigste gebeurt dat wanneer die beelden de boodschap visualiseren: het plaatje vertelt hetzelfde als de woorden van de spreker op dat moment. De boodschap wordt zo op twee manieren overgebracht, in woord en in beeld, en eventueel nog zelfs een derde keer: in de woorden van de titel van de slide (‘boodschap-titels’).

Twee voorbeelden maken zowel het verschil tussen illustreren en visualiseren als de meerwaarde van visualiseren duidelijk:

1. Stel, je boodschap is dat het een goed idee zou zijn om een netwerk te creëren dat de diverse medische beroepsgroepen met elkaar verbindt. Je kunt dan  die groepen opsommen, in woorden vergezeld door een plaatje: bullet ‘huisartsen’ met een plaatje van een huisarts, bullet ‘specialist’ met een plaatje van een specialist, bullet ‘verpleegkundige’ met een plaatje van een verpleegkundige, bullet ‘fysiotherapeut’ met een plaatje van een fysiotherapeut, enzovoort.

Alleen een stereotyp beeld is goed herkenbaar...

Kan leuk zijn, maar voegen die plaatjes iets toe aan de inhoud? En is het zelfs niet een beetje lullig – je publiek kan zich toch wel bij elk van die groepen zelf iets voorstellen? En schiet je niet makkelijk in bedenkelijke stereotypen, zoals de artsen man, de verpleegkundige vrouw? En met een beetje pech zoek je je wezenloos op internet naar hét plaatje… en hoe zit het eigenlijk met copyright daarop? Ergo: de moeite en de risico’s staan niet in verhouding tot de waarde die je toevoegt.
Wat je wilt op dit moment in de presentatie, is dat het publiek het idee van dat netwerk onthoudt. Verbeeld dan dat. Je kunt dat vrij simpel doen: je zet de beroepsgroepen bij een dikke bullet, en verbindt die bullets met allerlei lijnen (kies ‘verbindingslijnen’ in Powerpoint). Dát is een netwerk. Zo illustreer je niet, maar visualiseer je. Het plaatje kost niet veel moeite, heeft niet veel risico’s, en voegt inhoudelijk waarde toe. Misschien is het echter niet precies wat je bedoelt, en is een spinnenweb of een schakel een beter beeld. Dat kan ook, maar pas dan wel de formulering van je boodschap aan: ‘we zijn een spin in het web van de medische beroepsgroepen’/’de toepassing vormt de verbindende schakel tussen de beroepsgroepen’.  Ook dat is een kracht van visualiseren: door te zoeken naar het beeld dat echt klopt, scherp je je inhoud aan.

2. Een klein bedrijf wil graag een eigen papieren nieuwsbrief uitbrengen om te versturen naar alle klanten en relaties. Uit onderzoek van de communicatieadviseur is echter gebleken dat dat niet zou gaan renderen: de inspanning is te groot, de oplage (het adressenbestand) te klein, en de te verwachten extra omzet nihil. Niet doen, dus.

Plaatje voegt niets toe

De adviseur had zijn onderzoek gebaseerd op ‘best practices’: nieuwsbrieven waaruit de kritieke voorwaarden voor succes te achterhalen waren. In de presentatie kwamen die nieuwsbrieven aan de orde, compleet met een plaatje van de voorkant en het logo van het bedrijf. Kan leuk en levendig zijn, maar wat voegt het toe? De plaatjes wekten zelfs een verkeerde suggestie: ‘kijk eens wat leuk, al die nieuwsbrieven’. Dat die bedrijven allemaal veel groter waren, raakte ondergesneeuwd: dat zie je niet aan een logo.
De adviseur had op dat moment in de presentatie een pijnlijke boodschap: ‘uw wens is geen goed idee’. Daar moest hij argumenten voor aandragen. Eén zo’n argument is: ‘de oplage is te klein om rendabel te zijn’. Die boodschap visualiseer je overtuigend door een staafdiagram, waarvan één staaf de benodigde minimum oplage uitdrukt, en de andere de omvang van het adressenbestand van de cliënt. De discrepantie wordt dan meteen zichtbaar. Ook een opbrengst die ‘nihil’ is, is met een grafiek treffend visueel te maken. Die beelden doen misschien ‘auw’, maar ze drukken wel precies uit waar het om gaat.

* * *

Zakelijk presenteren doe je om invloed uit te oefenen. Je middelen kies je met het oog op dat effect. Er zijn andere presentaties waarin het vooral gaat om vermaak, plezier, spanning of juist ontspanning. Daar gelden andere principes voor. Om te beïnvloeden met je boodschappen kun je die beter visualiseren dan illustreren.