Auteursarchieven: LHcornelis

Een welkom boek

Louise Cornelis Geplaatst op door  

Cover boekOp de NACV-meeting kreeg ik een boekentip toen het ging over weerstand tegen adviezen: De onwelkome boodschap. Ik ging daarnaar op zoek en keek in eerste instantie een beetje op mijn neus omdat het én nogal oud is (1999 en zelfs alleen nog maar tweedehands verkrijgbaar) én als ondertitel heeft ‘hoe de vrijheid van wetenschap bedreigd wordt’ – terwijl ik niet doelde op weerstand tegen de resultaten van wetenschappelijk onderzoek, maar het advieswerk in de praktijk.

Desalniettemin heb ik het besteld (was dus ook niet zo duur, als tweedehandsje; ik zie dat de prijs bij Bol inmiddels wat omhoog is gegaan) en gelezen, en in tweede instantie ben ik er juist heel enthousiast over: ik heb het ademloos uitgelezen. De schrijfstijl is hier en daar misschien ietsje oubollig en een tikkeltje langdradig, maar ook wel heel aangenaam (ik ben er niet achter waar dat ‘m precies in zit). En verder zijn het eigenlijk allemaal best wel spannende verhalen die misschien al van even geleden zijn, maar die (denk ik) onveranderd actueel zijn qua strekking.

Het boek bestaat, na een iets droge inleiding, uit allemaal voorbeelden van onderzoek waarvan de resultaten controversieel waren. Bijvoorbeeld voor de overheid: onderzoek naar de haringstand sloot niet aan bij het overheidsbeleid voor de visserij. Maar ook voor bedrijven: het meest ervan langs krijgt de farmaceutische industrie die bijvoorbeeld (dat herinner ik me nog vagelijk) onderzoek dat aantoonde dat de pil het risico op trombose vergroot bagatelliseerde. Bagatelliseren, ontkennen, negeren, aanvallen, monddood maken… de strategieën om met onwelkome boodschappen om te gaan zijn talrijk.

De onderzoeker hield in deze gevallen meestal voet bij stuk, waardoor dit allemaal affaires zijn kunnen worden. Aan het eind van het boek gaat het nog even over de persoonlijke kant ervan: het betreft mensen met een Galileïsche instelling, voor wie het gaat om de waarheid. Ze zijn daarbij wel vasthoudend, om niet te zeggen ‘hoekig’ (p. 159) of in de ogen van sommigen zelfs ‘querulant’ (p. 160). De vraag is of ze dat al waren vanaf het begin, of worden als ze in het nauw gedreven worden. Dat vind ik een interessante kwestie.

En er bleek wel degelijk een link met mijn werk. Waar het boek mij toe inspireert is om niet te makkelijk mee te gaan met de geluiden die ik wel eens hoor van adviseurs: ‘dit kan ik niet zo luid en duidelijk zeggen want dat pikt mijn  klant niet’ of ‘de opdrachtgever wil dat er niet in hebben’ of ‘laten we maar geen expliciete boodschap opnemen’ ofzoiets. Tactisch zijn is helemaal prima, maar ergens ligt daar een grens waarin je onwelkome waarheden weg gaat moffelen. Die grens ga ik scherper in de gaten houden.

Stappenplan project verbetering tekstkwaliteit

Louise Cornelis Geplaatst op door 1

Jaren geleden was ik aan de slag bij een organisatie als adviseur van een project ter verbetering van de tekstkwaliteit. In zo’n project is het de bedoeling dat de schrijvende professionals zelf tot nieuwe teksten komen. Dat maakt het typisch adviseren en dus niet, bijvoorbeeld, tekst(her-)schrijfwerk.

Ik werkte daar op een dag samen met één van de schrijvers en die zei toen: ‘Jij werkt volgens Kotter, hè?’ Ik had toen geen idee wie Kotter was, dus dat ben ik maar eens gaan uitzoeken. ik las Kotters smeltende-ijsberg-verhaal en ontdekte dat hij één van de meest toonaangevende denkers is op het gebied van organisatieverandering. En hé, ja, ook ik zag overeenkomsten met de manier waarop ik mijn projecten deed.

Ik heb dat nooit helemaal precies uitgezocht, dus in hoeverre zo’n ‘project verbetering tekstkwaliteit’ past in Kotters beroemde acht stappen. Tot gister – en toen heb ik het nog niet samen gedaan, maar de studenten van het vak Adviseren over communicatie laten doen. Niet op basis van mijn eigen werk, maar van het (voor zover ik weet) best beschreven project, namelijk dat van het verbeteren van de brieven van de rechtbank van Arnhem, waarover vakgenote Els van der Pool samen met anderen heeft gepubliceerd, onder andere in Tekstblad en Trema.

De studenten hebben over het project gelezen, ik heb daar Kotters acht stappen aan toegevoegd plus wat eigen ervaringen. Ik heb naderhand de resultaten van de beide collegegroepen bij elkaar geveegd (er zijn nogal wat mogelijke interpretatieverschillen en vrijheidsgraden; het project is niet heel precies beschreven). Zo kwam er uiteindelijk dit uit, als mogelijk ‘recept’ voor een communicatie-adviseur die zo’n project begeleidt, en met dank dus aan de studenten van gisterochtend:

Stappen project verbetering tekstkwaliteit

  1. Vestig een ‘sense of urgency’ (in mijn ervaring een onderschatte stap die kritiek is voor het al dan het slagen van het project)
  2. Vorm een projectteam (Kotters ‘leidende coalitie’) met naast de communicatie-adviseur enkele schrijvende professionals, liefst met enig gewicht, zowel inhoudelijk als hiërarchisch (management). Betrek zo nodig ook iemand van de IT-afdeling erbij, zodat de nieuwe formats het ook echt gaan doen.
  3. Maak een inventarisatie van de teksten waarom het gaat (heeft Kotter het niet over).
  4. Bepaal visie en strategie, bijvoorbeeld in de vorm van een nadere concretisering van het doel van het project, uitgangspunten, richtlijnen, formats, een schrijf-stappenplan e.d.
  5. Organiseer workshops en sessies om samen na te denken over de nieuwe teksten. Op deze manier zet je twee stappen van Kotter: de veranderingsvisie communiceren en een draagvlak creëren (tenminste, dat hoop je). In de bijeenkomsten gaat het ook over de schrijfopvatting van de professionals, dus niet alleen over de teksten (dat is sowieso niet los te koppelen van elkaar).
  6. Zorg dat de teksten daadwerkelijk herschreven worden; maak daar goede afspraken over (ontbreekt weer bij Kotter).
  7. Zorg ervoor dat de herschreven teksten beschikbaar komen en daadwerkelijk gebruikt gaan worden – dat zijn van Kotter een paar stappen ineen; ik neem bijvoorbeeld aan dat de ‘kortetermijnsuccessen’ hieronder vallen: zorg dat er gauw een paar goede eerste teksten zijn. Kotters stap 6, 7 en 8 zijn sowieso slechter toepasbaar dan de eerdere.
  8. Blijf bezig met het project: houd contact met de schrijvers, doe het allemaal na een tijdje nog eens opnieuw (Kotters ‘in beweging blijven’?).
  9. Evalueer, maar doe dat niet te snel: iedereen, ook de lezer, moet wennen aan de nieuwe manier van schrijven (ontbreekt bij Kotter).

Het idee hiervan is dus dat je met deze negen stappen ‘betere teksten’ of ‘beter schrijven’ bereikt in een organisatie. Planned change heet dat: door middel van te managen stappen op weg naar een doel, de ‘stip op de horizon’.

Communicatieadvies: wetenschappelijkheid?

Louise Cornelis Geplaatst op door  

In het college Adviseren over Communicatie gaat het onder andere  wat maakt een advies goed? De studenten denken na over het antwoord, maar ik doe dat zelf ook: het is typisch een ‘trage vraag‘: eentje waar je niet even snel een antwoord op bedenkt (of googlet) maar die wel richting kan geven aan je werk en die dus ook tot op zekere hoogte persoonlijk is – maar ook wel degelijk geïnspireerd op andere denkers, dus op literatuur. 

Ik zou op dit moment een antwoord kunnen geven vanuit het perspectief van de adviseur en van de geadviseerde, maar toen ik nadacht over de pure inhoud van het advies bleef ik haperen. Ik kwam er vooral niet uit welke rol de wetenschap speelt. Veel communicatie-advieswerk is verre van ‘evidence-based’, het mijne is dat ook niet. De enige die ooit onderzoek heeft gedaan naar de effectiviteit van het piramideprincipe ben ikzelf, en de resultaten waren niet eenduidig. Ik doe mijn best, maar ik vind ‘wetenschappelijkheid’ dus niet per se een criterium voor een goed advies.

Aan de andere kant erger ik me wel degelijk aan de talloze schrijfadviezen in handboeken en trainingen die volgens mij nergens op gebaseerd zijn. Al die stilistische moeten’s en mag-niet’s bijvoorbeeld, met voor mij ‘vermijd de lijdende vorm’ als prototype… Elke keer als ik dat advies tegenkom, denk ik toch óók stiekem wel een beetje: lees mijn proefschrift dan toch! Ik weet wel: zo werkt het niet. Maar er wordt een boel onzin verkondigd op schrijfgebied.

Ik ben er nog niet helemaal uit wat het voor mij uitmaakt, dus wanneer ik wetenschappelijkheid nu wel of niet eis. Ligt het er nou aan dat er in het ene geval onderzoeksresultaten zijn en in het andere geval niet, of maakt het uit wat voor soort adviezen het zijn? In het ene geval gaat het om maatwerk in de praktijk, gericht op het oplossen van een specifiek probleem van een opdrachtgever. In het andere geval gaat het om standaard adviezen, gericht op een brede groep schrijvers. Dat scheelt ook. Sterker nog: ik vind bij adviseren maatwerk zo essentieel dat ik het jammer vind dat voor het tweede geval hetzelfde woord gebruikt wordt. Ik denk nog traagjes verder!

“Aside”

Louise Cornelis Geplaatst op door  

Ik zag net dat het bericht hieronder als ‘aside’ gepubliceerd was, zonder eigen titel. Ik weet niet hoe ik dat voor elkaar heb gekregen, ik wist niet eens wat een aside was. Maar nu wel. Weer wat geleerd. Het was alleen niet de bedoeling; ik heb het aangepast.

Kijkje achter schermen persvoorlichting

Louise Cornelis Geplaatst op door  

Gisteren was bij het college Adviseren over communicatie het tweede gastcollege, dit keer van Marit Holman, adviseur persvoorlichting bij ABN Amro. Ik was zelf heel benieuwd, want van het brede gebied van het communicatieadvies weet ik van persvoorlichting misschien wel het minste, en juist bij een bank lijkt me dat een spannend vak. De banken hebben immers in het algemeen nogal wat reputatieschade van de afgelopen jaren te verbeteren.

Marits college bood een kijkje achter de schermen dat ik leuk, interessant en leerzaam vond. Ze vertelde bijvoorbeeld over het proces dat uiteindelijk leidde naar een stukje van twee minuten (met maar een paar seconden Gerrit Zalm) in een uitzending van Nieuwsuur. Daar zit een heleboel werk achter, waar Marit boeiend over vertelde.

Ik ken Marit overigens van het eerste college over het piramideprincipe dat ik in Groningen gaf. We hadden sindsdien contact gehouden, vandaar dat ik wist dat ze bij ABN Amro aan de slag was gegaan. Het was leuk om haar terug te zien. Ik vond het óók leuk om te horen dat het vak van toen nuttig voor is geweest. En dat bleek ook wel: de studenten van gister herkenden de piramidale opbouw in een voorbeeld van een mailtje dat ze liet zien. Kijk, daar wordt een docent blij van!

(In)direct adviseren

Louise Cornelis Geplaatst op door  

Klein dingetje vandaag. Gisteren gaf ik het college van Adviseren over Communicatie samen met Erik van der Spek, onder andere lector bij de masteropleiding waar het college onder valt. Hij werkt ook in de praktijk, en hij maakte daarin een onderscheid tussen direct en indirect adviseren.

Bij direct adviseren is het advies het hoofddoel van de bezigheden en dat resulteert bijvoorbeeld in een adviesrapport. Bij indirect adviseren is het hoofddoel iets anders, bijvoorbeeld een tekst of een training, en gaandeweg is er ook sprake van adviseren, bijvoorbeeld in gesprekken of het projectvoorstel.

Net als bij mij is bij Hendrikx Van der Spek (en ik denk bij de meeste communicatieadviseurs) vooral sprake van indirect adviseren. Ik vind het wel handige woorden voor het onderscheid.

 

Adviseren is een divers vak

Louise Cornelis Geplaatst op door 1

Hoogste tijd om weer eens wat over het college Adviseren over Communicatie te vertellen! We hebben nu zes colleges gehad en die waren nogal divers: inleiding, practicum piramideprincipe, iets over adviseren over telefoongesprekken aan de hand van twee onderzoeksartikelen, presentaties over een handboek, reflectief schrijven aan de hand van het thema ‘oprechtheid’ uit Feilloos Adviseren, en gisteren een gastcollege van Marjan Huisman over hoe zij adviseert met behulp van TGI.

Die diversiteit (die ook de volgende twee weken nog doorgaat) is de sterke kant van het college – ja, zo divers is adviseren, al is het alleen maar omdat je zit met die vier ‘dingen’ en hun onderlinge relaties: de adviseur (je bent je eigen instrument), de geadviseerde (met z’n hele hebben en houden, en soms ook z’n eigenaardigheden), het advies (communicatie is een breed vakgebied) en de omgeving (organisatie en de wijdere context – de hele wereld!). Nou, dat is nogal wat, om dat allemaal te behandelen in één vak!

Het nadeel ervan is dat het allemaal nogal kort en vluchtig is. Maar dat is mogelijk onvermijdelijk: je leert niet in een vak van 10 weken ‘even’ adviseren. Ik heb er zelf iets over gezegd en Marjan zei het gister ook: je leert veel in de praktijk en door ervaring, daar kun je in dit werk jaren mee verder. Dat vind ik juist ook het leuke eraan, want leren motiveert mij sterk.

Het college is een soort van zaadjes planten, in de hoop dat die gaan groeien. Dat bijvoorbeeld de studenten tijdens hun stage of later in hun werk ergens tegenaan lopen en dan denken: ‘Hé, daar ging het in het vak ook over. Toch nog eens dat ene boek/artikel erbij pakken/zo’n schrijfoefening doen/uitzoeken of ik wat met TGI kan.”

Over dat laatste gesproken: Marjan attendeerde de studenten op een opleiding in de TGI voor jongvolwassenen die opvallend gunstig geprijsd is. Ik geef het graag verder door.

Probleem #4: blijven hangen in fase 1

Louise Cornelis Geplaatst op door  

Ik gebruik al jaren een handout over het schrijfproces die ik heb gebaseerd op het klassieke schrijfprocesonderzoek van Flower, in een versimpelde versie daarvan die ik ontleen aan Stukken beter schrijven. Het schrijfproces bestaat daar uit drie fasen, die 40-20-40 procent van de tijd innemen: voorbereiden (inclusief structureren), doorschrijven, redigeren. In een hoekje ervan staan ook al jaren dezelfde drie veelvoorkomende schrijfprocesproblemen, maar ik heb er net een vierde aan toegevoegd: blijven hangen in fase 1.

De drie problemen waren:

  1.  te weinig aandacht voor fase 1: meteen gaan schrijven en dan ergens stranden omdat je amper weet wat je wilt zeggen, of denkend schrijven en de lezer met dat onuitgekristalliseerde denkwerk opzadelen
  2. te weinig tijd voor fase 3: de deadline overvalt je en je levert een slordig product af
  3. fase 2 en fase 3 lopen door elkaar: de te alerte criticus blokkeert het schrijven, de schrijver doet z’n uiterste best steeds ‘perfecte’ zinnen af te leveren maar daardoor stagneert het proces en wordt het eindresultaat vaak ook houterig.

‘Blijven hangen in fase 1’ ken ik niet uit de literatuur, maar ik ken iemand die al jaren bezig is met het structureren van een boek en die al een ontelbare hoeveelheid inhoudsopgaven heeft, maar geen tekst. Bovendien hoor ik het probleem toch ook van andere zakelijke schrijvers regelmatig: blijven streven naar de ‘perfecte’ structuur. Maar die bestaat niet, en bovendien spoor je problemen in de logica van de structuur soms echt pas op op het moment dat je gaat schrijven. Niet voor niets is het schrijfproces grillig (‘recursief’): je springt er wat in heen en weer.

Ik ontdek regelmatig in de doorschrijf- en/of redigeerfase dat er iets niet klopt in mijn structuur. Geen probleem. Een klein probleem repareer ik wel (zoals in het schrijfproces met z’n tienen van laatst). Grote problemen kunnen wel eens dwingen tot een terugkeer naar fase 1. Hoe eerder je ontdekt dat je nog serieus reparatiewerk te doen hebt, des te beter.

Voorbereiden mag 40 procent van de tijd kosten, en zelfs wel wat meer in een complexe situatie, maar bij een goed schrijfproces houd je altijd in de gaten dat het op een gegeven ogenblik echt af moet, en ook af mag. Perfect hoeft niet. Ga lekker schrijven. Repareren kan altijd later nog.

Schrijven met z’n tienen

Louise Cornelis Geplaatst op door  

Ik heb vorige week een leuk experiment gedaan, en het slaagde: schrijven met z’n tienen. Een groep van negen trainees had de laatste bijeenkomst over lezergericht schrijven. We hebben vrijdag met z’n allen een memo geschreven waarin zij een advies geven over wat hun organisatie verder kan met het piramideprincipe. Ze hebben gepracticet wat ze preachten: een piramidale memo geschreven. Want ze vonden het principe wel degelijk bruikbaar.

Voor mij was het een experiment omdat ik nog nooit met zo’n grote groep een schrijfproces heb doorlopen. Ik hoopte dat we de eerste twee fasen zouden kunnen doorlopen: voorbereiding (oriëntatie op de schrijftaak, inhoud bepalen, structureren) en eerste versie schrijven (die nog slordig en schrijvergericht mag zijn). Ik zou dan die eerste versie wel redigeren (fase 3: lezergericht maken). Maar dat was een gok, want ik weet maar al te goed dat schrijven niet helemaal strak te plannen is: we hadden drie uur, zou dat voldoende tijd zijn? Het structureren van een beetje complexe inhoud kan zomaar meer tijd kosten dan dat. In dit geval wilde ik ook nog eens streven naar consensus, en ook dat was spannend.

Maar het lukte precies in de tijd. Er kristalliseerde al gauw consensus uit en het structureren ging ook relatief vlot. Toen stond er een uitgetekende piramide op het bord. Ik heb vervolgens aan elk vakje een nummer gegeven en die nummers over de groep verspreid. Iedereen heeft dus een stukje tekst uitgeschreven. Mondeling hebben we een doorloop gedaan om te zien of het samen inderdaad ergens op sloeg, en dat klonk verrassend goed. We ontdekten wel nog één gaatje in de structuur, maar daarvan dacht ik: dat los ik bij het redigeren wel op.

Ik kreeg van iedereen het stukje tekst digitaal. Om te redigeren heb ik alles achter elkaar gezet, de structuur zichtbaar gemaakt (aankondigende zinnen, koppen), dat ene ontbrekende stukje in de structuur toegevoegd, daarna de zinnen nog wat beter op elkaar aan laten sluiten en afgewerkt – en klaas was Kees! Het memo ligt nu bij de opdrachtgever.

We waren verbaasd hoe makkelijk het ging, schrijven met zijn tienen, en ik kon niet laten om te benadrukken dat dat ligt aan het gebruik van het piramideprincipe: zo kun je samen nadenken over inhoud en structuur, en daarna de tekst in kleine stukjes verdelen voor het uitschrijven. Wat ik zelf ook verrassend vond, was dat enerzijds de zwakke plekken onderin de piramide zich in de uitgeschreven tekst vanzelf oplosten (ergo: je hoeft niet helemaal ‘hard’ logisch tot op de bodem door te structureren), en anderzijds dat er wel een gaatje in de structuur bleek te zitten dat we pas ontdekten in de uitgeschreven tekst. Allebei die ervaringen heb ik ook als ik zelf schreef, maar in zo’n groep komt het wat meer onder een vergrootglas te liggen.

Schrijven met z’n tienen, ik vond het voor herhaling vatbaar. Al is er ook een kans dat de volgende keer de tijd op is en er nog geen goede piramide is…