Gister had ik het over digitale ontwikkelingen, vandaag nog eentje, maar dan anders: elk digitaal voordeel hep z’n nadeel. Hier drie ontwikkelingen die ik als (deels) nadelig ervaar in mijn werk, en die alle drie te maken hebben met het oprukkende papierloze werken in organisaties:
- Wat met m’n mooie spulletjes? De eerste is heel erg vanuit mijn eigen belang geredeneerd. Ik heb een paar jaar geleden schrijfmateriaal laten maken voor deelnemers aan trainingen: pen, blok en map. In toenemende mate kan ik dat niet meer kwijt, omdat er in steeds meer organisaties helemaal digitaal gewerkt wordt. Ze hebben dan zulke spullen niet meer nodig, maar ze kunnen ze eigenlijk ook nergens kwijt.
Gister bijvoorbeeld, toen kreeg ik het van zes van de negen deelnemers weer terug, en mogelijk hebben de resterende drie het alleen meegenomen uit beleefdheid. Want de ’teruggevers’ maakten hun excuses – ze ervoeren het wel degelijk als een cadeau, en dat geef je niet terug. Maar ze konden er niks mee. Hmm, wat nu? - Misbaar om papier. Ik krijg steeds meer commentaar op het papier dat ik toch gebruik. Ik doe bijvoorbeeld werkvormen met eigen schrijfwerk die niet anders dan op papier kunnen, en dat leidt soms tot behoorlijk wat printwerk. Soms ook tot behoorlijk wat te veel printwerk, bijvoorbeeld als iemand rekent op tien deelnemers om een fors document mee te bespreken en een dat stuk met bijlagen print, en dan komen er maar vijf opdagen en de bijlagen hadden niet gehoeven. Ja, dat is zonde van het printwerk.
Maar ik moet zeggen dat ik het misbaar dat sommigen daarover maken ook wel wat overdreven vind. In een wereld én organisatie van verspilling zijn een paar tevergeefse printjes geen wereldramp, en zo klinkt het tegenwoordig wel. Ik kreeg laatst bijvoorbeeld vrij pittige feedback over een papieren handout die volgens de feedbackgever meteen weer in de prullenbak zou liggen. Dat was een schande. En dat in een bedrijf waar ze in leaseauto’s rijden en voor van alles vliegen.
Nouja, er is wel meer op milieugebied erg ‘penny wise, pound foolish’. Begrijp me niet verkeerd: ik vind het wel degelijk zonde om bomen om te hakken voor zinloos printwerk. Maar waar gehakt wordt, vallen spaanders, en laten we een paar nutteloze printjes alsjeblieft zo zien, en niet als meer dan dat.
(Overigens is het papier dat ik zelf gebruik gerecycled.) - Geen controle. In het verlengde daarvan: het probleem voor mij als trainer is dat ik over wat er op een beeldscherm gebeurt geen controle heb. In papierloze organisaties hebben mijn deelnemers hun laptop of tablet nodig om aantekeningen te kunnen maken. Dat is prima natuurlijk, maar ik kijk tegen de achterkanten van opengeklapte schermen aan, en ik zie niet wat er op dat scherm gebeurt – misschien wel filmpje kijken, en zeker af en toe e-mail lezen. En dergelijke.
Heel specifiek: ik heb ook geen controle op het invullen van de evaluatieformulieren. Een organisatie waar ik voor werk is – alweer een tijdje geleden – overgegaan op evaluatieformulieren voor de trainingen die de deelnemers op hun telefoon toegestuurd krijgen, zo’n beetje op het tijdstip dat de training afgelopen is. Vroeger waren het papieren formulieren die ik uitdeelde, de deelnemer in liet vullen en leveren, zodat ik ze verzamelde en meteen doorgaf. Dat was in vijf minuten gepiept en het ging alleen maar niet goed als er een deelnemer eerder weg moest.
Nu heb ik geen enkele controle over wat de deelnemers ermee doen, en dat gaat nogal eens mis. De ‘response rate’ is eigenlijk nooit 100 procent (ook al beloven ze het allemaal wel), sommigen vullen het pas dagen later in, en laatst kreeg ik van een deelnemer een mailtje dat ze het formulier niet had gehad, terwijl degene die er verantwoordelijk voor was, beweerde dat dat echt wel zo was. Ja, zoek het maar uit…
Mijn indruk en die van een collega-trainer bij deze organisatie is dat bij een lage response rate en bij uitgesteld invullen onze gemiddelde score daalt. Hij kan zeer zeker dalen, ook wel meegemaakt, als er tussen het einde van de training en de evaluatie een groepsgesprek heeft plaatsgevonden waarin een belangrijke deelnemer zei dat hij/zij het niks vond – ook meegemaakt. Althans, dat was een keer de enige manier waarop ik de evalatieresultaten kon begrijpen, en die keer zat er lang tussen mijn laatste contact en de evaluatie.
Papierloze organisatie – slechtere trainers? Wel dus als je op de evaluaties afgaat. Gelukkig weten de meeste organisaties de evaluatieresultaten wel te relativeren (daar zijn meer redenen voor, vooral dat het ‘pleasen’ van de deelnemers niet altijd leidt tot de beste training). Maar onhandig vind ik het wel.
Ja, dat is de zee daar in de verte. Dit is in het gebouw van het Ministerie van Binnenlandse Zaken in Den Haag.