Bij een van mijn opdrachtgevers leerde ik recentelijk dat keuzes voor een bepaald genre of format van de teksten consequenties heeft voor het werk. Ik was me daar eerder niet van bewust, maar ik herkende het wel meteen.

In dit geval ging het om een organisatie die er jaren geleden voor gekozen heeft om te rapporteren in de vorm van een brief. Dat zijn teksten die voor dat genre lang zijn: idealiter niet langer dan vijf pagina’s maar vaak langer. Ze hebben bovendien een hoofdstuk- en paragraafindeling, wat ook niet volgens de briefconventies is. Maar ze hebben wel degelijk een briefhoofd en een aanhef en aan het eind staat hoogachtend en een handtekening.

Er ontstond wat discussie over het uitdijen van de teksten. Op een gegeven ogenblik worden ze zo lang dat er eigenlijk een samenvatting voor zou moeten en een inhoudsopgave erin. Maar dan is het écht geen brief meer. Dan zouden ze toch echt moeten overstappen naar een rapport. Met alle conventies van dien, zoals samenvatting en inhoudsopgave, maar ook bijvoorbeeld een mooi voorblad of kaftje, enzovoort.

Ik voelde daar op zich wel voor, al realiseerde ik me wel meteen dat daarmee de druk om de teksten kort te houden weg zou zijn. Ik voorspelde dat ze veel langer zouden gaan worden dan die zeven à acht pagina’s die het nu soms zijn. Dat hoeft niet erg te zijn, als het gaat om relevante inhoud, maar het is niet per se een voordeel als zodanig. Als het kan zonder verlies van inhoud, is korter immers altijd beter. Niemand leest rapporten voor z’n lol, in de zin van dat de lezer aan het eind denkt ‘jammer dat ik ’t al uit heb, het had echt langer mogen zijn’. 

Vanuit de organisatie hoorde ik nog een ander bezwaar: lezers hebben bij een echt rapport andere verwachtingen – hogere. Het ‘moet’ echt meer van ze zijn dan een brief. Ze verwachten dan bijvoorbeeld een uitgebreidere verantwoording, wie weet zelfs met bronnen in een literatuurlijst en originele bronnen of transcripten in een bijlage enzo. En, zo begreep ik, dat is niet alleen iets wat ze lezers aan willen doen, maar ook zichzelf niet: dat is veel meer en ander werk dan ze nu doen. Voor een deel is dat puur schrijfwerk, maar deels is het ook meer en ander werk tijdens je onderzoek. Je moet dan grondiger bijhouden wat je doet bijvoorbeeld.

Het is niet alleen de verwachting van lezers, het is ook zo dat alles wat je opschrijft, bij de lezer vragen kan oproepen. Hoe meer je opschrijft, des te kwetsbaarder stel je je dus op. Dus ook daarom moet je meer verantwoorden, en misschien zelfs meer of andere analyses doen.

Er is niets tegen verantwoorden en een adviseur hoort zijn of haar werk sowieso degelijk en grondig te doen. Maar hoe je het resultaat van dat werk opschrijft, maakt uit. Als je ervoor kiest om de tekst kort te houden, krijg je een andere dynamiek dan met een lijvig rapport. Twee kanten op: tussen jou en de lezer, en in je eigen werk of organisatie. Iets om bij stil te staan!

Mijn opdrachtgever is dus bij de brief gebleven. En opnieuw vastberaden om die kort te houden.