Twee e-mails die ik onlangs van mijn internetprovider ontving kunnen voor mij illustreren wat ik versta onder klantgericht schrijven. Ik dacht namelijk meteen: hé, hier is aandacht besteed aan klantvriendelijkheid, hartstikke goed, en toch denk ik mwah… Ik bedoel: dit zijn echt geen slechte mails, sowieso niet, en al helemaal niet van een helpdesk. Maar er ligt een net iets andere opvatting van klantgerichtheid aan ten grondslag dan de mijne. Ik leg het uit.

Dit was de eerste:

[Provider] heeft uw schrijven ontvangen, waarin u verzoekt het rekeningnummer te wijzigen. Het is goed dat u dit meldt.

Naar aanleiding van uw schrijven hebben wij het betreffende rekeningnummer aangepast. Automatische incasso’s zullen derhalve in het vervolg van het nieuwe rekeningnummer worden geïncasseerd.

Als u nog vragen heeft, dan hoor ik dat graag van u.

Het zit hem in dat zinnetje ‘het is goed dat u dit meldt’. Ik stel me voor dat er een instructie is waar staat: herhaal de vraag van de klant en zeg daarna iets begripvols/empathisch ofzoiets. Dat kan heel aardig en netjes zijn, maar hier denk ik toch even: hallo, dat moet ik toch zelf weten? Er lijkt een oordeel in te zitten (er zijn kennelijk ook dingen die ik zou kunnen melden die niet goed zijn?), en dat komt zelfs een tikje arrogant over.

Waar het mij om gaat, is dat gewoon gebeurt wat ik zeg, dus dat mijn verzoek wordt ingewilligd, zonder verdere oordelen:

[Provider] heeft uw schrijven ontvangen, waarin u verzoekt het rekeningnummer te wijzigen. Wij hebben het betreffende rekeningnummer aangepast. Automatische incasso’s zullen derhalve in het vervolg van het nieuwe rekeningnummer worden geïncasseerd.

In een volgende mail ging het nog net iets verder:

In uw e-mail geeft u aan graag uw gebruikersnaam voor [service] te willen ontvangen. Ik kan me voorstellen dat dit belangrijk voor u is.

In verband met privacy- en veiligheidsoverwegingen kunnen wij deze gegevens helaas niet via e-mail verstrekken. Uw gebruikersnaam staat echter op alle brieven die [provider] stuurt. Het is ook het deel voor het apenstaartje van uw e-mailadres.

(voor alle duidelijkheid: dit gaat over een dienst en e-mail-adres dat ik in geen jaren nodig heb gehad, en nu alleen vanwege het wijzigen van dat rekeningnummer)

Daar is de begripvolle, empathische zin weer: ‘Ik kan me voorstellen dat dit belangrijk voor u is’. geeft me enige jeuk, hoe goed bedoeld ook. Maar nu vind ik dat het te lang duurt voor ik antwoord krijg. Sterker nog, eerst lijk ik géén antwoord te vinden (‘helaas niet verstrekken’). Beter had ik gevonden:

In uw e-mail geeft u aan graag uw gebruikersnaam voor [service] te willen ontvangen. Die gebruikersnaam staat op alle brieven die [provider] stuurt. Het is ook het deel voor het apenstaartje van uw e-mailadres. Hopelijk kunt u hem zo vinden; in verband met privacy- en veiligheidsoverwegingen kunnen wij deze gegevens namelijk niet via e-mail verstrekken.

Klantgericht is dus volgens mij de klant helpen door een antwoord te geven op diens vraag, liefst zo snel mogelijk. Níet door klantgerichte tussenzinnetjes, hoe vriendelijk bedoeld ook. Maar daar kun je zeker verschillend over denken, en ik waardeer de poging.