Bij sommige goedbedoelde stijladviezen is het middel erger dan de kwaal. Een voorbeeld daarvan kwam kort na elkaar in twee trainingen aan de orde: gekke woorden gaan gebruiken om woordherhaling te vermijden, en het ging nog om hetzelfde woord ook. Haha: om hetzelfde woord: ook.

In het eerste geval merkte ik op dat ik tevens een te schrijftalig woord vind voor ook, waarop de schrijver zei dat hij juist naar tevens was uitgeweken omdat er anders zo vaak ook in de tekst zou voorkomen. Het tweede geval was een voorbeeldtekst voor het gebruik van signaalwoorden met twee keer ook erin, vlak na elkaar.

Nou is vaak ook gebruiken wel iets om op te letten. Ik heb zelf de neiging om te vaak ook te gebruiken omdat de ook-relatie dan in mijn hoofd zit (‘dit wil ik ook nog kwijt’) en niet in de tekst (zie eerdere blogpost daarover, met ook een grappig NS-voorbeeld). Bovendien is het een zwak signaalwoord, dat alleen maar ‘en’ uitdrukt. Kan prima zijn, maar misschien is het verband preciezer aan te geven dan dat. Vaak ‘en’ uitdrukken kan bovendien op een overzichtelijkere manier: door middel van een opsomming.

Dus, alle reden om kritisch te zijn op al te vaak ook. Maar puur en alleen vanwege de woordherhaling is het geen probleem. Zulke kleine, gewone woorden storen niet als je ze veel tegenkomt. Het duidelijkste voorbeeld daarvan zijn de lidwoorden: het is nooit hinderlijk als de, het en een veel voorkomen in een tekst. Wat mij betreft zit ook in die hoek. Maar tevens niet: dat trekt wél de aandacht, want dat zegt niet alleen ‘en’, maar ook ‘ik ben een schrijftalig woord, formeel en stijfjes’.

Andere problemen die komen door het vermijden van woordherhaling zijn vage en foutieve verwijzingen en het-net-niet-helemaal-precieze-synoniem. De schrijver zoekt dan naar een ander woord, en vindt iets wat bijna hetzelfde betekent, maar net niet helemaal. Voor de lezer is het dus toch net iets anders, en dat is verwarrend. Woorden die echt helemaal synoniem zijn, bestaan niet, dat zie je wel aan ook en tevens. Ze ‘betekenen’ hetzelfde, maar ze verschillen in toon. En kijk ook maar naar de voorbeelden in het Wikipedia-lemma: als je het altijd over je auto hebt, is het gek als je die ineens wagen noemt.

Ik zou tegen zakelijke schrijvers willen zeggen: wees niet te bang voor woordherhaling. Het ergste wat je ermee kan overkomen is dat je tekst wat saai wordt. Liever saai maar duidelijk dan niet saai met andere problemen erin. Bovendien: van ook wordt een tekst niet saai.

Laatst zag ik een rapport dat tot op het laagste niveau van de structuur genummerde kopjes had: zelfs de sub-sub-sub-paragrafen hadden nummers, en ze waren elk niet langer dan één alinea. Dat oogt gestructureerd, en een koppensnellende lezer krijgt zo veel van de inhoud mee, zo betoogde de schrijver.

Ik was het daar niet mee eens. Die koppensneller moet dan ook wel met al z’n haast en vluchtigheid véél koppen lezen, en voor een iets grondigere lezer is de structuur erg versnipperd: al die kleine, losse dingetjes. Ik denk dat dat grotendeels door conventie bepaald is, en misschien is het ook wel een beetje smaak: genummerde kopjes worden alleen gebruikt als er daaronder nog een hiërarchisch niveau volgt, dus tot en met het op één-na-laagste niveau van de tekststructuur/piramide. Door daaronder nog door te nummeren, lijkt het net alsof er iets ontbreekt, namelijk: het niveau eronder.

En hoe geef je dan het laagste niveau weer? Met een opsomming of met gewone alinea’s. Daarin ervaren lezers meer verband dan tussen allemaal kleine paragraafjes. Als je de inhoud van wat anders het kopje zou zijn netjes in de eerste zin van de opsomming of alinea plaatst (‘hoofdboodschap voorop’, ook op het laagste niveau van de tekst), bedien je bovendien ook de snelle lezers, want die kunnen langs die kernzinnen scannen.

‘Best practice’ is een adviesrapport met een actiegerichte hoofdboodschap: dan is het echt een advies, en adviezen geven hoort bij de rol van adviseur. Maar die rol is niet voor iedereen mogelijk of wenselijk. Ik denk dan bijvoorbeeld aan accountants, bij wie de controlerende en de adviserende rollen juist uit elkaar getrokken zijn. Als je niet wil, mag of kan adviseren is een constaterende hoofdboodschap prima. Accountants kunnen bijvoorbeeld iets formuleren als ‘dit voldoet aan de regels’ of ‘we hebben X afwijkingen gesignaleerd’.  

In gesprek met accountants viel me een tijdje terug op dat die constaterende hoofdboodschappen neutraler zijn, of zeker kúnnen zijn, dan adviserende, en dat is geen toeval: adviseren is een relationele bezigheid, waarbij de adviseur zich richt op het helpen van de klant. Dat dienen van diens belangen staat op gespannen voet met de controlerende functie. Niet alleen controleert de accountant dan deels zijn eigen adviezen, maar ook is het lastig om streng te zijn tegen een klant met wie je een voor adviseren noodzakelijke vertrouwensband hebt opgebouwd.

In piramideprincipetermen betekent het dat de so what-vraag die leidt tot de overkoepelende boodschap niet is, vanuit het perspectief van de klant ‘en wat betekent dit allemaal samen voor mij?’ maar algemener, onpersoonlijker ‘wat betekent dit allemaal samen?’ In het antwoord staat dan ook geen u van het klantperspectief, maar niets persoonlijks, of hooguit wij van de schrijverskant.

Nadeel aan constaterende hoofboodschappen is dat de rapporten vaak zeurderig worden: een waslijst aan dingen die niet deugen. Ik vind dat onbevredigend, zeker als ik hoor dat de accountant zelf wel ideeën heeft over hoe dingen beter zouden kunnen. Actiegericht schrijven is prettiger, en het leidt ook tot minder weerstand. Klanten willen immers weten wat ze wél kunnen doen, in plaats van wat ze allemaal fout doen. Maar goed, soms is het nou eenmaal niet anders.

Actiegericht schrijven is fijner. Vind ik. Maarja, ik ben dan ook geen accountant.