In de organisaties waar ik voor werk, moedig ik het gebruik van ‘halffabricaten’ van het schrijfproces aan: leg collega’s, je baas of zelfs je klant of andere beoogde lezer een structuur voor en/of de eerste versie van je tekst, om tijdig input te verzamelen en bij te kunnen sturen. Dat is een goed middel tegen de neiging die wij allemaal op school aangeleerd hebben gekregen, namelijk om schrijven te zien als eenzame onderneming die moet leiden tot een perfect eindproduct. Zo werkt schrijven in organisaties niet, en de neiging leidt tot verschillende problemen, onder andere vaak tot grote frustratie als de baas dat perfecte eindproduct helemaal niet zo perfect vindt, en zegt dat het helemaal anders had gemoeten.

Werken met halffabricaten gaat echter niet zonder slag of stoot. Meest gehoorde probleem is dat de input-gevers toch op dingen gaan letten die er nog helemaal niet toe doen. Vooral is dat dan het corrigeren van typ- en spelfouten en leestekens in de eerste versie van de tekst. Daar gaat het nog helemaal niet om dan, het gaat er in dat stadium alleen om of de goede inhoud op de goede plek staat. Juist het perfectioneren van de verzorging kost heel veel tijd, die verloren is als de tekst toch nog op zijn kop gaat. Ik hoorde laatst over een extreem geval van een leidinggevende die eerst alleen maar naar de komma’s keek, en als die goed waren pas naar de inhoud. Tsja, daar help je schrijvers echt niet mee.

Onlangs hoorde ik ook een nieuw probleem, namelijk dat input-gevers op basis van een eerste versie veel meer ter discussie stellen dan wanneer je hen een ‘affe’ tekst voorlegt, bijvoorbeeld ook de methode van onderzoek. Dat zou in dat stadium allang een gepasseerd station moeten zijn. Ik heb niet de tekst zelf gezien, het zou kunnen zijn dat er formuleringen zijn die dat soort commentaar oproepen. Los daarvan kwamen we erop uit dat het benoemen van een tekst als ‘concept’ misschien oproept dat alles nog ter discussie staat. Dat zou je framing kunnen noemen: de formulering (‘dit is nog maar een concept’) lokt een bepaalde manier van kijken en reageren uit.

Als schrijver kan je kijken of je bewust een ander frame kunt kiezen. Het lijkt mij verstandig om heel expliciet te maken wat je verwacht van de input-gever, en daarover tot een akkoord te komen. Ook denk ik dat het beter gaat als de input-gever ook al naar de opzet van de structuur gekeken heeft, want dat is het moment om echt nog te steggelen over de aanpak. Eenmaal daarmee akkoord, moet die niet daarna alsnog ter discussie staan.

En verder is goed samenwerken bij het schrijven iets wat je als organisatie ook simpelweg moet leren: schrijvers, maar ook degenen die hen input geven. En dat gaat niet zonder slag of stoot of zomaar in één keer goed. Er is sowieso geen enkel middel dat ervoor zorgt dat elk schrijfproces rimpelloos verloopt. Al is het alleen maar omdat er écht voortschrijdend inzicht kan zijn, op basis waarvan het in een laat stadium allemaal toch weer anders moet. Dat schrijven ‘eigenlijk’ probleemloos zou moeten zijn, is ook zo’n maf idee. Een beetje frustratie hoort erbij!

Vorige week kreeg ik de vraag aan welke kwaliteitseisen een rapportage in de zakelijke dienstverlening tegenwoordig voldoen, dus wat maakt een rapport echt goed? Ik kreeg die vraag van iemand van een nieuw bedrijf dat zich nadrukkelijk op het hogere marktsegment richt. En daar hoort inderdaad natuurlijk uitmuntend rapporteren bij. Ik kan die kwaliteitseis met één woord omschrijven: maatwerk.

Ik hoor om me heen twee geluiden: enerzijds dat klanten in de zakelijke dienstverlening steeds veeleisender worden. Daardoor scheurt de markt in tweeën: het ene gedeelte gaat in de op de eis tot steeds goedkoper en wordt zo een prijsstunter; het andere gedeelte gaat in de op de eis tot hogere kwaliteit. In die laatste kringen moeten dienstverleners ‘raak’ schieten om competitieve acquisities te winnen. Want dat is het andere geluid: dat bedrijven acquisities verliezen omdat een andere partij beter in de gaten had waar het werkelijk om ging. Je kunt niet meer wegkomen met vertoon van kennis, je moet duidelijk maken dat jij als geen ander precies het probleem van de klant doorgrondt en op kunt lossen. Ga er maar aan staan!

Klanten accepteren geen pasklare standaard-oplossingen, ze willen dat hun dienstverlener betrokken is en er echt op gericht hen te helpen. Voor schrijven betekent dit dat ook elke tekst maatwerk is. Geen vaste sjablonen met kopjes waaronder ‘niet van toepassing’ staat, geen vaste tekstblokken die met wat knip- en plakwerk aan elkaar worden verbonden. Niet een oud rapport gebruiken en met zoek-en-vervang een nieuwe klantnaam erin zetten. Doe altijd eerst een grondige bezinning op hoe je de klant met deze tekst vooruit kan helpen. Vaak is het nodig om hem daarvoor nog wat beter te leren kennen. Investeer dus in het klantcontact. Praten is vaak de beste oplossing voor schrijfproblemen. Om in de metafoor te blijven: om maatwerk te leveren, moet je de maten secuur opnemen.

Iets concreter komt dat maatwerk dan vaak (maar niet altijd – er zijn geen standaard-aanpakken!) neer op een tekst die de échte vraag van de klant expliciteert, daar een helder antwoord op geeft, en dat antwoord dan verder uitwerkt al naar gelang de informatiebehoefte van de klant. Goed gedoseerd, dus niet te lang en niet te kort. In klare taal, dus zonder jargon, clichés of stijve schrijftaalzinnen. Netjes verzorgd. Tijdig afgeleverd op een voor de klant handige manier (papier versus digitaal, tekst versus presentatie, enzovoort). Soms met wat humor, soms met wat extra vriendelijke woorden. Maar soms dus ook juist helemaal anders!

Laatst kreeg ik de vraag hoe je een rapport met de helft kunt inkorten. Mijn gebruikelijke riedel van ‘het gaat niet om tekstlengte, het gaat om leesgemak, en als je zo structureert dat de lezer zelf zijn weg erdoorheen kan bepalen, mag de tekst best langer zijn’ had in dit geval niet zo veel zin: ik geloof daar zelf tegenwoordig toch iets minder in, omdat lezers toch gewoon graag korte teksten hebben en daar relatief meer van lezen. En de lezer heeft altijd gelijk, dat is mijn fundamentele uitgangspunt. Bovendien was het in dit geval de lezer zelf die een half zo korte tekst had geëist.

Met de stilistische kaasschaaf haal ik er meestal nog wel zo’n 10 à 20 procent af, maar geen 50. Dat kan niet zonder verlies aan inhoud. Er zijn drie mogelijkheden:

1. De representatieve samenvatting, zoals hele lichtingen (inclusief ikzelf) die voor hun VWO-eindexamen Nederlands hebben gemaakt. Je handhaaft dan de hele structuur, en kort elk onderdeel even sterk in. Je houdt dus dezelfde tekst, maar dan beknopter. Je zou dit ‘van alles een beetje’ kunnen noemen.
2. De hoofdlijnen-samenvatting. In piramidale termen laat je de lagere niveaus van de structuur weg. Je geeft dus alleen de hoofdlijn van de tekst, bijvoorbeeld alleen het niveau van de rode draad. Deze methode wordt ook wel voor managementsamenvattingen gebruikt. Dit is: ‘de hoofdlijn helemaal, de rest weglaten’.
3. Toespitsen. Een tekst kan altijd korter als je preciezer weet wat je wilt zeggen. Oftewel: een tekst wordt langer als je er dingen in opneemt die niet strikt noodzakelijk zijn om die ene, welgemikte hoofdboodschap te ondersteunen. In het geval van de vraagsteller was dit zeker aan de hand: de tekst bevatte lange passages met hoofdstuktitels als ‘achtergrond’ en ‘overzicht’. Ik vond zelfs dat alleen het eerste hoofdstuk (van vier) nodig was voor de hoofdboodschap. De rest was meer vertoon van kennis (‘kijk eens wat ik ook nog weet over dit onderwerp’). Dat snap ik wel vanuit het schrijversstandpunt, maar als de lezer vraagt om maar 50 procent, dan weet ik wel welke onderdelen weg kunnen. En ja, dat doet zo’n schrijver ‘auw’. In piramidale termen beperk je je hier tot één tak van de structuur, of je ontwerpt een nieuwe, gerichtere piramide. En ik noem het: ‘met scherp schieten in plaats van met hagel’.

Mijn voorkeur schemert vast al wel door: optie 3. Die andere twee zijn geschikt als teaser: eigenlijk wil je dan dat de lezer om het hele verhaal gaat vragen. En dat is ook echt wat pesterig, vind ik. Geef dan de lezer maar het hele verhaal, en structureer dat zo goed en expliciet dat hij zelf kan bepalen of hij alles globaal wil lezen (komt neer op optie 1) of de hoofdlijn grondig en de rest overslaan (optie 2) – of alles, of nog een eigen, eigenzinnige keuze.

Anders gezegd, in de hagel-metafoor: als je toch niet raak kan of wil schieten, schiet dan maar royaal met hagel, dan vist de lezer er wel z’n eigen kogels uit. Maar raak schieten is beter.