In mijn vorige blogpost over de resultaten van de jongste lichting piramideprincipeonderzoek werd duidelijk wat het uitmaakt of je efficiënt (hoofdboodschap voorop) of vriendelijk (achterop) wilt zijn. Dat gold voor brieven van bedrijven aan hun klanten/gebruikers. Ik zou op basis daarvan verwachten dat voor zakelijke lezers de balans wel eens door zou kunnen slaan naar een voorkeur voor efficiëntie en dus hoofdboodschap voorop. En dat blijkt inderdaad het geval.

Femke, Jos en Liecke legden in twee verschillende grote, bekende bedrijven elk vijf medewerkers twee varianten van twee e-mails voor, de ene variant met HB voorop, de ander achterop, en vroegen hen naar hun voorkeur. De e-mails waren bewerkingen van berichten uit dat bedrijf, en dus herkenbaar en realistisch voor de respondenten.

Over het algemeen ging de voorkeur uit naar HB voorop, vooral als er sprake was van tijdsdruk of van niet alles hoeven te lezen (bijvoorbeeld omdat een deel van de informatie al bekend is). HB voorop werd niet altijd geschikt geacht voor meer persoonlijke communicatie, maar dus juist wel voor snelle, zakelijke.

Het leek er in de interviews zelfs op dat de respondenten met een voorkeur voor HB achterop zich minder bewust waren van de wens tot efficiëntie in zakelijke communicatie – minder een onderscheid maakten tussen zakelijk en privé dus. Argument dat zij naar voren brachten was dat bi HB achterop de lijn van de argumentatie beter te volgen is als je toch alles moet lezen. Daarbij vraag ik me altijd af: alles ‘moeten’ lezen – van wie eigenlijk, dat bepaal je toch zelf? Daarin klinkt wellicht een wat schoolse houding in door – overigens zonder dat dat verder onderzocht is.

Het lijkt er nu op dat voor korte teksten (brieven, e-mails) het zakelijke schrijfadvies zou kunnen luiden: zet de hoofdboodschap voorop, zeker als er tijdsdruk is en je je lezer wilt helpen selecteren. Maak een uitzondering als je persoonlijk vriendelijk wil zijn.

En een andere wens kwam ook nog wel naar voren in dit onderzoek: houd het kort! Het geheel, maar ook de alinea’s, met duidelijke tussenkopjes graag. In een korte mail is ook nog eens de kans dat de lezer de hoofdboodschap vindt groter.

Gister eindigde ik mijn blogpost over het spanningsveld tussen schrijven op de universiteit en in de praktijk met de overweging dat de universitaire schoenmaker zich het beste bij zijn leest kan houden: studenten academisch schrijven aanleren, en niet ook halfwas zakelijk schrijven. Maar zelf laat ik mijn studenten van het piramideprincipecollege wel wetenschap en dat daarmee strijdige principe vermengen. Hoe kan ik dat rijmen?

In de eerste plaats gaat het niet om ‘zomaar’ studenten, maar om vakspecialisten: studenten Communicatie- en Informatiewetenschap, binnen de Letteren. In hun vak speelt tekst een grote rol, zowel tijdens de studie als voor velen ook daarna. Enerzijds maakt het dat makkelijker voor hen. Ze zijn tekstgevoeliger, en studenten die bijvoorbeeld in hun bachelor iets aan journalistiek schrijven hebben gedaan, vinden het piramideprincipe helemaal niet zo wezensvreemd (hoorde ik, en las ik in reflectieverslagen).

Anderzijds is het ook belangrijker: een deel van deze studenten gaat later andere schrijvende professionals leren hoe het moet, schrijven in de praktijk. Het is goed dat ze dan zo’n methode kennen, en ook dat ze weet hebben van het wringen van wat ze op de universiteit als standaard hebben geleerd en wat er in de praktijk van schrijvers verwacht wordt. In het college hebben we het bijvoorbeeld ook gehad over de grote invloed van genreverwachtingen die al uit eerder onderzoek is gebleken (en op dit weblog ook al vaak beschreven): een adviesrapport hóórt een paragraaf ‘conclusie’ te hebben, zo niet, dan verwart dat lezers.

Maar dan nog wringt het natuurlijk. De studenten hebben de afgelopen maanden onderzoek gedaan naar de effectiviteit van het piramideprincipe (onder andere ook weer naar genreverwachtingen), en ik heb hen gevraagd daarover piramidaal te rapporteren. Ik heb erbij gezegd dat dat pionieren en zoeken is: ik heb geen kant-en-klaar model van hoe je dat doet, wetenschap en piramideprincipe combineren.

Ik heb ze op één manier op weg geholpen, meer dan vorig jaar, en dat is door ze te vragen advies uit te brengen, bijvoorbeeld aan mij (voor vervolgonderzoek of over wat ik in de praktijk moet zeggen) of aan organisaties of schrijvers. Dat advies moesten ze dan onderbouwen met de resultaten van hun onderzoek.

Ik heb de meeste rapporten inmiddels gelezen, en dat het een zoektocht is, is zichtbaar. Er zitten heel goede piramides bij, maar ook voorbeelden waarvan ik denk: ‘hmm, aardig geprobeerd, maar de structuur rammelt.’ Daar reken ik overigens de studenten niet heel hard op af: als ik het zelf ook niet precies weet, kan ik moeilijk verwachten dat het hen zomaar goed lukt. Het is eerder andersom: de schrijvers van de geslaagde piramides verdienen een groot compliment.

Los daarvan verschillen de rapporten in de mate van controleerbaarheid, de kern van het spanningsveld. Ik als docent kan immers niet precies nagaan welke stappen de studenten gezet hebben. Soms lukt dat nog heel aardig, veelal dankzij een bijlage, maar soms zitten er toch echt wel gaten in en ontbreekt er dus verantwoording. Dat moet ik als docent accepteren. Ik heb de studenten begeleid en weet dus vaak wel ongeveer wat ze gedaan hebben, dat maakt het beter te doen, maar voor bijvoorbeeld een wetenschappelijke publicatie zouden de gaten onacceptabel zijn.

Voor wetenschappelijke publicatie dreigt nog een probleem, zo realiseerde ik me deze week tijdens het lezen. De meeste hoofdboodschappen zijn namelijk hetzelfde, en wel: ‘doe nader onderzoek’. Dat is voor deze oefening helemaal prima: fraai actiegericht, op mij als geadviseerde gericht en goed te onderbouwen. Maar het zou onbevredigend zijn als in de wetenschap elk artikel, elke paper, elke scriptie, elk proefschrift ‘doe nader onderzoek’ als hoofdboodschap zou hebben – hoe waar het ook eigenlijk is, want elk onderzoek roept altijd nieuwe vragen op en kent beperkingen. Maar om dat nou tot kern van je verhaal te maken… een mooi voorbeeld van hoe anders wetenschap en adviseren zijn!

Ten slotte, als ik zo vrij mag zijn: aangezien ik met één groot been in de praktijk en het andere in de wetenschap sta, ben ik als docent denk ik als weinig anderen in staat om studenten te helpen het spanningsveld aan te gaan. Ik begrijp uit de reflectieverslagen dat de studenten de (relatieve) praktijkgerichtheid van mij en van het vak waarderen. Ik hoop zelf door de onderzoekscomponent in mijn college ook het wetenschappelijke aandeel te borgen. En daarvoor geldt dan weer dat studenten het leuk vinden dat ze met echt onbekende dingen bezig zijn. Ik kan in veel gevallen echt niet voorspellen wat er uit het onderzoek gaat komen, en ben dan oprecht erg benieuwd.

Dus: een experiment met wringende contexten, zou je kunnen zeggen, met wisselend resultaat maar als experiment de moeite waard. En daarmee is deze blogpost een mooi bruggetje naar die van de komende tijd. Ik ga dan namelijk hier verslag doen van de resultaten van het onderzoek van de studenten. Er zijn weer leuke en verrassende dingen uitgekomen, dus: wordt vervolgd!