Maandelijkse archieven: januari 2011

… maar is dat wel genoeg?

Louise Cornelis Geplaatst op door  

Als één van de eerste resultaten van het piramideprincipe-onderzoek raadde ik in mijn post van 16 december aan om de inhoudsopgave te voorzien van labels als ‘advies’ en ‘argument’. Reden hiervoor is dat lezers niet zomaar zien dat de inhoudsopgave van een piramidaal rapport een mini-samenvatting is, en dat ze in de war kunnen raken omdat in die inhoudsopgave geen woorden staan als ‘conclusie’ en ‘aanbevelingen’.

Het toevoegen van een paar woordjes aan de inhoudsopgave voor wat extra houvast heeft geen nadelen. De vraag is wel of het genoeg is. Het is nog steeds niet de houvast van de oude, vertrouwde structuur die aan het eind wél ‘conclusie’ en ‘aanbevelingen’ heeft. Misschien hebben lezers die het piramideprincipe niet kennen wel uitleg nodig over hoe zo’n afwijkende structuur in elkaar zit.

Daarnaar gaat één duo studenten een vervolgonderzoek doen. Ze doen dat in het kader van de afronding van het vak, waarvoor alle studenten nog iets moeten doen. De meesten doen gewoon de opdracht die ik bedacht en opgegeven had. Maar Jan en Fleur wilden liever nog een stap verder zetten met hun onderzoek. Erg leuk, en ik ben weer benieuwd wat eruit komt. Ze gaan de instructie in de inhoudsopgave in drie stappen opvoeren, en dan bekijken of de proefpersonen dan níet in verwarring raken van de piramidale structuur.

Overigens: als eruit zou komen dat een piramidaal rapport alleen met een flinke dot instructie toegankelijk is, zou ik dat wel een stevige domper vinden. Een echt goede structuur hoort voor zich te kunnen spreken, en is helder zonder meer. Het moet toch niet zo zijn dat het piramideprincipe alleen werkt voor ingewijden?

Is het allemaal wel de moeite waard?

Louise Cornelis Geplaatst op door 1

Ik typ de titel boven deze post en denk: hmm, zou ik het nieuwe jaar niet met een vrolijke noot moeten beginnen in plaats van met zo’n diep-filosofische vraag? Dus: gelukkig nieuwjaar, beste volgers!

Maar dan nu. Misschien wel de meest intrigerende vraag die overblijft na het onderzoek naar de effectiviteit van het piramideprincipe is: is het wel de moeite waard? Aan die vraag zitten twee kanten. Enerzijds is de inspanning groot. Het (leren) toepassen van het piramideprincipe is lastig, zo gaven de daarover geïnterviewde schrijvers aan. Op een schaal van 1 tot 10, waarbij 1 staat voor heel moeilijk, was er slechts één adviseur die zichzelf een zeven geeft. De rest zat rond de vijf – en het waren allemaal hoogopgeleide, slimme mensen. De adviseurs zeiden het lastig te vinden om de hoofdboodschap te formuleren, de informatie goed te rangschikken en de niveaus van de piramide te bepalen. Dat komt zo’n beetje neer op ‘alles’ . Piramidaal schrijven kost vooral in het begin veel tijd, en het kan onzekerheid met zich mee brengen: “Je wordt er onrustig van omdat je je afvraagt of je het wel helemaal goed hebt gedaan. Het gevaar is dat je er teveel tijd aan gaat besteden.”

Anderzijds is het onduidelijk of de lezers het piramideprincipe wel. Spontaan krijg je van lezers weinig feedback op de structuur van een tekst. Als je ze systematischer ondervraagt, zoals de studenten deden in een aantal experimenten, noemen ze kwaliteiten van goed gestructureerde teksten als zodanig, niet per se van volgens het piramideprincipe gestructureerde teksten. Immers, je hebt ook niet-piramidale, goed gestructureerde teksten. Alle bovengenoemde positieve effecten van het piramideprincipe zijn wellicht alleen maar effecten van een goede structuur zonder meer. Piramidale teksten zijn beknopt zijn, to-the-point, ze bevatten geen overbodige informatie, hun toon is direct en helder. Met de experimenten was het onmogelijk een onderscheid te maken tussen deze algemene kenmerken van goed geschreven teksten en het bijzondere van het piramideprincipe.

Door een methodologisch rapport piramidaal te herschrijven, verander je meer dan alleen het structureringsprincipe: de kwaliteit van de structuur verbetert, de tekst wordt korter, de toon directer. Dat is allemaal mooi meegenomen, maar dat kan allemaal ook zonder het (hele) piramideprincipe toe te passen. Sterker nog: van de twee apart onderzochte specifieke kenmerken van het piramideprincipe, hoofdboodschap voorop en de uit boodschappen bestaande inhoudsopgave, kwam alleen het eerste kenmerk als goed uit de bus; het tweede bleek problematisch.

Wat moeten we hier nu mee? Enerzijds is het natuurlijk een logische en belangrijke suggestie voor vervolgonderzoek: uitzoeken of het piramideprincipe de inspanning wel waard is.

Anderzijds zou het wel eens zo kunnen zijn dat de grootste winst van het piramideprincipe is dát het schrijvers dwingt tot vooraf goed nadenken over de structuur van de tekst, tot in detail. Dat is, zo bleek uit de interviews, wat de schrijvers aangeven te doen (“Het is goed dat je bij het piramideprincipe eerst even nadenkt over hoe ziet het eruit en wat is nou het belangrijkste wat je wilt vertellen, ik denk dat dat veel toevoegt”). Er is geen enkele andere structureringsmethode die daarin zo ver gaat. Veelgebruikte structureringswijzen als de ‘vaste structuren’ en het methodologische indelingsprincipe geven alleen een methodiek de structuur op hoofdstuk-niveau. Het piramideprincipe is inzetbaar tot op het niveau van de afzonderlijke alinea of opsomming. Zo diep doorstructureren werpt wellicht wel zijn vruchten af. Als het piramideprincipe de manier is om tot goed gestructureerde, beknopte teksten te komen, dan is het dus toch de moeite waard.

Datzelfde geldt indien het toepassen van het piramideprincipe helpt bij het schrijven in een directe stijl. Misschien is het wel het enige structureringsprincipe waardoor óók de stijl verbetert. En ook dan is het dus de moeite waard. Ook daarin het principe wellicht uniek: het maakt schrijvers lezergerichter. Zoals één geïnterviewde het verwoordde: ‘Je verdiept je je in de gesprekspartner, in je de klant. Je leert klantgerichter schrijven.’

Misschien moet er een piramideprincipe ‘light’ ontwikkeld worden, dat wel zorgt voor een beknopte en heldere tekst, maar wat minder moeilijk is om helemaal toe te passen. Het is voorstelbaar dat er in sommige organisaties de lat minder hoog gelegd wordt dan wat Minto vereist. Op basis van ons onderzoek is niet mogelijk een grens te trekken ‘tot hier het piramideprincipe toepassen is wel goed genoeg’. Wel lijkt het zinvol om deelnemers aan trainingen enerzijds aan te moedigen om hun structuur goed te doordenken, en anderzijds de eisen iets te beteugelen: een goede structuur is goed genoeg; de perfecte structuur bestaat niet.