Maandelijkse archieven: juni 2010

Powerpoint ‘moet’ helemaal niet

Louise Cornelis Geplaatst op door 1

Op een informele bijeenkomst van vrouwelijke ondernemers hoorde ik één van de aanwezigen klagen over Powerpoint. Sinds ze dat programma moest gebruiken bij haar trainingen en prsentaties, had ze er geen lol meer in. Twee dingen schoten door mijn hoofd om meteen te zeggen: “Doe het dan zonder; Powerpoint moet helemaal niet” en “Hoezo?”. Ik vermoedde ook meteen dat het gevoel van ‘moeten’ afkomstig was uit nadoen wat iedereen doet.

Ik begon maar met mijn ‘hoezo’-vraag. Kern in het antwoord was dat deze presenteerder zich met een stapel sheets en een overheadprojector vrijer en flexibeler had gevoeld. Ze trok gewoon de sheet uit de stapel die ze op dat moment passend en nodig vond. Met Powerpoint liet ze zich meer bepalen door de vooraf bedachte volgorde en inhoud. Ze volgde in haar verhaal de dia’s, in plaats van andersom.

Bovendien had ze recentelijk te maken gehad met technische problemen, die voortkwamen uit de verschillende Office-versies. Toen ze noodgedwongen zonder Powerpoint optrad, was de feedback geweest dat het ‘rommelig’ was.

Als vervolg daarop kwam er een aap uit de mouw: ze maakte haar presentaties vooral als geheugensteun… voor zichzelf. Toen zei ik dat ze dan net zo goed een handgeschreven spiekbriefje voor zich kon leggen: een geheugensteun is prima, maar val er je publiek niet mee lastig. Wat je projecteert, hoort wél op het publiek gericht te zijn. Als Powerpoint al ‘moet’ (wat niet zo is), dan ‘moet’ het voor het publiek, niet voor jezelf. Er viel bij haar een kwartje.

Inderdaad klopte wat ik vermoedde: dat het gevoel van ‘moeten’ afkomstig was uit het nadoen van de grootste gemene deler: iederéén presenteert tegenwoordig met Powerpoint, dus je kunt niet meer zonder aankomen toch? Dan vertel ik altijd maar dat ik regelmatig mensen vraag herinneringen op te halen aan de presentatie die ze als publiek hebben bijgewoond die ze zich het beste herinneren. Als ik dan vraag waarom die presentatie zo’n indruk heeft gemaakt, zeggen ze nooit spontaan: ‘Vanwege de geweldige Powerpoints!’ (Tegenwoordig zeg ik trouwens ook wel eens: ‘Echte leiders gebruiken geen Powerpoint. Denk maar aan Obama’. Werkt ook.)  

Verder pratend kwamen we uit op de tweede aap: ze gebruikte alleen tekst op haar sheets, omdat ze ‘een hekel had aan de toeters en bellen van Powerpoint’. Alsof de keuze is óf toeters en bellen óf alleen tekst. Mijn reactie: als je alleen maar tekst gebruikt, laat je de kracht van Powerpoint onbenut. Maar goede beelden kiezen is een hele klus.

Verder praatten we over waar het volgens mij in wezen omdraait: wat wil je bereiken met je publiek? Daarin horen bij een presentatie interactie en betrokkenheid een rol te spelen, anders hoef je niet te presenteren. Pas als je weet wat je wilt bereiken, kun je gana nadenken over de manier waarop je dat het beste kunt gaan doen. En pas nog een paar stappen verder kun je je af gaan vragen: past een Powerpointpresentatie daarbij? En zo ja, welke? En hoe gebruik ik die dan zo dat het presentatiemateriaal werkt voor mij in plaats van andersom?

Met de laatste vragen hoop ik deze onderneemster binnenkort verder te helpen. Ik hoop nu al dat ik het Powerpoint-juk op haar schouders wat lichter heb gemaakt.

Maar daar is de samenvatting toch voor?

Louise Cornelis Geplaatst op door 1

Deel vier, of eigenlijk 3b. Want als deelnemers niet angstig vragen ‘maar wat als-ie niet verder leest?’, zeggen ze wel: ‘maar daar is de samenvatting toch voor?’ En dat gaat dus nog steeds over mijn bewering dat een lezer binnen 30 seconden de kern van een zakelijke tekst te pakken moet hebben.

Is een samenvatting daarvoor? Ja en nee. Een samenvatting kan zeker helpen, maar moet niet nodig zijn. Ik gebruik maar weer de krant als voorbeeld: daar hoeft geen samenvatting bij, en toch is efficiënt lezen mogelijk.

Een goed gestructureerde tekst heeft geen samenvatting nodig, en als je boodschaptitels gebruikt, leest de inhoudsopgave als een mini-samenvatting. Een samenvatting is ook niet voldoende: een slecht gestructureerd rapport is een zoekplaatje, en dat verhelp je er niet mee.

Je mag best een samenvatting toevoegen, en dat kan ook nog wel een beetje helpen bij het lezen van langere stukken. Als je een samenvatting toevoegt, doe het dan wel goed. Hier zijn een paar richtlijnen:

  1. Zorg ervoor dat de samenvatting echt los staat van het hoofddocument. Als je de samenvatting los zou knippen, moet je nog twee zelfstandig leesbare teksten overhouden.
    (Toelichting: wat ik vaak zie gebeuren, is dat de functies van samenvatting en inleiding door elkaar zijn gaan lopen. Het eerste hoofdstuk heet dan ‘samenvatting’ en bevat de hoofdboodschap en daarnaast een willekeurige selectie uit inhoudselementen als aanleiding, vraagstelling en/of rest van het verhaal op hoofdlijnen. Het tweede hoofdstuk is dan meteen het eerste inhoudelijke hoofdstuk. Als je die twee stukken los zou knippen, ontbreekt in het hoofddocument onder andere de hoofdboodschap. En die is er dan dus ook niet in 30 seconden in te vinden!)
  2. Bepaal voor welke lezer je samenvat. Dat kan dezelfde lezer zijn als het hoofddocument (zo’n samenvatting heet dan ‘representatief’), maar het kan ook een andere zijn. Dan krijg je bijvoorbeeld de executive summary bij een technisch document. De samenvatting is bedoeld voor de beslissers, de hoofdtekst voor de uitvoerenden. De samenvatting kan dan andere inhoudelijke accenten leggen dan het hoofddocument, en ook de opbouw kan verschillen.  
  3. Beperk je. Oftewel: vat echt samen. Ik zie wel eens samenvattingen die amper korter zijn dan de hoofdtekst. Dat is natuurlijk zinloos. Wil je de lezer iets overzichtelijks bieden, beperk de samenvatting dan tot één kantje.

Samenvattend: een samenvatting is bij een goed gestructureerde tekst niet nodig! En bij een slecht gestructureerde tekst is het hooguit een lapmiddel, geen oplossing. Het is hooguit een nice to have, geen must have.

Kennismaking met het digitale schoolbord

Louise Cornelis Geplaatst op door  

Vorige week heb ik kennisgemaakt met presenteren via het digitale schoolbord. Ik kende dat al van horen zeggen, maar nu heb ik er zelf mee gewerkt, nouja, op geklikt. Het werkt wel handig, trouwens: je klikt met een soort pen op het beeldscherm. Daardoor kun je met lichaam en aandacht bij het bord blijven en hoef je niet naar de muis te duiken. En dat zonder bibberig lasterstraaltje. Alleen heb ik eigenlijk het liefst mijn handen vrij, maarja.

Meer info over de presentatie: http://fietseninafrika.web-log.nl/mijn_weblog/2010/05/afzien-in-groep-6-een-fotoverslag.html

Een rijke oogst aan beelden. Of: met Zeeland kun je alle kanten op!

Louise Cornelis Geplaatst op door  

Ik ben altijd op zoek naar ansichtkaarten zonder tekst erop. En liefst zonder daar al te veel voor te betalen – niet alleen uit zuinigheid, maar ook omdat dat de keuze begrenst. Anders kan ik wel blíjven kopen namelijk, en het loont niet echt voor het doel. Dat doel is: gebruik in trainingen. En daarvoor is bijna elke kaart zonder tekst geschikt.

Enerzijds gebruik ik de beelden op de kaarten bij trainingen over het ontwerp van beelden, ten behoeve van het maken van presentaties. Anderzijds laat ik deelnemers wel eens een kaart kiezen die voor hen de kwaliteit verbeeldt die ze willen realiseren. Als ze zich aan het eind van een training bijvoorbeeld voornemen om ‘krachtiger’ te gaan presenteren – hoe ziet ‘krachtig’ er dan uit? Zo’n beeld kiezen en dat dan een plek geven zodat je het nog wel eens tegenkomt, dat is een manier om die kwaliteit te helpen realiseren. Zo heb ik althans geleerd van de imaginatie, en ook wel zelf ervaren. Zelf zo’n beeld tekenen kan ook, maar er eentje kiezen uit een verzameling ansichtkaarten is makkelijker. Daarvoor moet de verzameling divers zijn, maar verder maakt het eigenlijk niet zo veel uit.

Zeker bij de tweede toepassing nemen de deelnemers hun gekozen kaart mee. Ik moet er dus voor zorgen dat mijn voorraad op peil blijft en voldoende verschillende keuzemogelijkheden biedt. Ik ben dus altijd op zoek naar gratis of goedkope kaarten. Zonder tekst, dat is essentieel, want een tekst dwingt een bepaalde interpretatie af, terwijl het juist bij beide hierboven beschreven toepassing de bedoeling is dat je het beeld zelf een betekenis geeft: een boodschap of een kwaliteit bijvoorbeeld. Daar zit het psychologische proces van projectie in, en dat is precies de bedoeling.

Afgelopen dinsdag had ik wat tijd over in Vlissingen en daar liep ik door de stad en vond op twee plekken zeer betaalbare ansichtkaarten: 10 voor € 2,50. Ik heb er in totaal 40 gekocht. Dit was de oogst:

Bijna alle kaarten zijn bedoeld voor toeristisch gebruik, niet zo gek op die plek. Er zijn er bijvoorbeeld een boel bij met mensen in Zeeuwse klederdracht erop. Het thema daarvan is dus die klederdracht. Maar wat je daar zelf op kan projecteren, dat verschilt nogal. Een grote groep die in klederdracht staat te poseren kan bijvoorbeeld gezelligheid of verbondenheid uitdrukken; een vrouw die met een emmer in de weer is kan staan voor hard werken of iets zwaars.

Voor mij zijn ook de twee beelden van de Zeelandbrug mooi verschillend (al is één ervan een randgeval, want er staat met kleine letters ‘Zeelandbrug’ onder – kan net, maar meer of grotere tekst mag echt niet). Op de ene kaart zie je de hele brug in z’n volle lengte en met beide oevers. Zoiets drukt voor mij verbinding uit. Op de andere zie je, veel meer in close-up, enkele pijlers. Dat beeld staat voor mij voor een stevig, solide fundament. Twee vliegende meeuwen is een ander beeld dan een rijtje zittende, ook al is het thema steeds ‘meeuwen’. En wat te denken van een kaart met een rijtje stevige paardenkonten? Enzovoort, enzovoort. Zo kun je met ‘Zeeland’ alle kanten op.  

Zo zijn dus zelfs toeristische kaarten uit één gebied heel geschikt. De rijkdom aan uitdrukkingsmogelijkheden is heel groot. Groter nog dan ik kan bedenken, want iemand anders heeft eigen projecties en associaties – prima. Dat is vaak één van de inzichten bij een training over het ontwerpen van beelden: dat het nogal kan verschillen wat mensen erin zien. En zo kunnen mensen de beelden in een presentatie verkeerd interpreteren. Vandaar dat ik adviseer bij een presentatie altijd óók tekst te gebruiken, bijvoorbeeld boodschaptitels. Zodat verbinding niet geïnterpreteerd wordt als solide fundament, of omgekeerd.

En wat als-ie dan niet verder leest?

Louise Cornelis Geplaatst op door 1

En nu deel drie van dit vervolgverhaal… want maandag borduurde ik al verder op een post van donderdag. Maandag zei ik dat het mogelijk maken van efficiënt lezen een keuze voor klantgerichtheid is. ‘Maar,’ hoor ik daar vaak op, ‘Stel dat de lezer dan na die dertig seconden niet meer verder leest?’ – en dat klinkt dan bangelijk.

Mijn eerste reactie daarop is: ‘Nou en?’ En dat licht ik dan toe door uit te leggen dat het mij geweldig lijkt voor je opdrachtgever als die in dertig seconden de kern te pakken heeft en dan klaar is: dat is pas efficiënt! Misschien betekent het ook dat je voortaan minder hoeft op te schrijven: dubbel efficiënt!

De schrijvers kijken dan altijd beteuterd. Dat begrijp ik wel. Heb je net zo veel moeite gedaan op je adviesrapport, is je lezer er in dertig tellen mee klaar. Dat is niet fijn. Soms zeggen ze dat ook wel: ‘Ik wil dat de lezer alles leest’. Nou, dat is een illusie. Ga maar weer eens na hoe je zelf leest. En bovendien: je hebt als schrijver geen enkel middel om de lezer ertoe te dwingen alles te lezen. De lezer is vrij. Je kunt hem of haar hooguit aanmoedigen om verder te lezen. Daar zijn trucs voor. Als je de hoofdboodschap bijvoorbeeld zo formuleert dat hij nieuwsgierigheid oproept, zal de lezer eerder geneigd zijn om door te lezen.

De bovenste kop van het NOS-nieuws op dit moment is ‘Honderden varkens in stal Schaijk gestikt’. Meteen denk ik: hoe kon dat nou toch gebeuren? En dan lees ik dus verder. Zo gemakkelijk gaat dat! Tenzij het me niet interesseert. Maar als je een rapport uitbrengt met een hoofdboodschap die niet interessant is voor de lezer, dan is er iets echt goed mis.

Meestal gaat het opwekken van nieuwsgierigheid met de hoofdboodschap vanzelf, want de hoofdboodschap is door zijn aard als overkoepelende uitspraak noodzakelijkerwijs altijd nogal algemeen en abstract. De concretere en interessantere inhoud bevindt zich meestal op het niveau eronder in de structuur, het niveau dat ik wel de ‘rode draad’ noem.

Grootste uitdaging is om geen open deur te formuleren. Laatst moesten deelnemers aan een training een hoofdboodschap formuleren als antwoord op de vraag ‘hoe kun je je het beste voorbereiden op een presentatie?’ Een hoofdboodschap als ‘Bereid je goed voor’ is dan een open deur, en die krijgt de lezer echt niet op het puntje van zijn stoel. Iets langer nadenken en brainstormen leidde bij alle deelnemers tot een inhoudelijke en dus interessante hoofdboodschap, die steeds de vraag opriep ‘en hoe doe je dat dan?’ Dan heb je de lezer waar je hem wil hebben. 

Dus die rode draad pikt een lezer heus wel mee. En als hij dan nog nader wil weten hoe die deel-adviezen uitgevoerd moet worden of waarom iets de beste oplossing is, dan leest hij nog verder – want zo zit een goed gestructureerd adviesrapport in elkaar. En op het moment dat hij stopt, mist hij alleen meer details, niet meer hoofdlijn.

Lezers lezen dus heus wel meer dan alleen de hoofdboodschap. Maar niet alles. Dat moet ook niet je streven zijn. Volgens mij wil je als schrijver van een adviesrapport graag de lezer beïnvloeden, je wilt impact hebben, zoals dat in het jargon heet. Een goed gestructureerd rapport stelt de lezer in staat eigen leeskeuzes te maken, op een manier die hem niet op het verkeerde been zet. En of hij dan 30, 300 of 3.000 seconden leest – dat doet er niet toe.