Maandelijkse archieven: maart 2009

Belegen woorden

Louise Cornelis Geplaatst op door 1

Leuke website voor taalliefhebbers: http://belegenwoorden.nl/, van het Nederlandsch Genootschap ter bevordering van het Belegen Woord. Doel: alom vergeten en verstofte woorden aan de vergetelheid te ontrukken. Ik heb er vorige week één voorgedragen, opdat, en die is nu inderdaad opgenomen, met als status ‘jong belegen’. Ik kreeg een in prachtige archaïsche termen gestelde bedank-e-mail.

Maarre… ik houd toch helemaal niet van stoffige, oude taal? Nee, vooral niet van de stijve jaren-vijftig-schrijftaalclichés als ‘Naar aanleiding van uw schrijven deel ik u mede dat’ en ‘hopende u hiermede van dienst te zijn geweest’. Van derhalve maak ik dus, van tevens ook en van welke die. Omdat dat uitstekende equivalenten zijn, en omdat de oude woorden daar clichématig zijn. Goed gebruikte archaïsche woorden zijn juist origineel, denk maar aan het werk van Gerard Reve en de Bommel-boeken.

Bovendien kunnen ze een beeld van een schrijver oproepen. Die schrijftaalclichés roepen vooral een stijf, houterig beeld op; mooie archaïsmen hebben iets erudiets en sjieks. Mits correct gebruikt natuurlijk – ik zie ook bij die jaren-vijftig-woorden wel fouten gemaakt: te allen tijde gespeld met de n precies waar hij niet moet staan (ten alle tijden) of welke als betrekkelijk voornaamwoord verwijzend naar een het-woord (‘het paard welke in de wei stond’). Dat is alleen maar onbeholpen – want dat is zo’n mooi en simpel alternatief.

Het mooie aan een woord als opdat is dat er geen alternatief voor is. Als dat uitsterft, verliezen we een klein stukje uitdrukkingsmogelijkheid. Geen ramp, wel jammer.

Verschenen: twee artikelen in Leven

Louise Cornelis Geplaatst op door  

Verschenen: Leven nummer 1, met daarin twee artikelen van mij: mijn eeste restaurantrecensie, met foto’s van Henk, en een artikel over het argumenteren van dierenliefhebbers die wel vlees eten. Dat laatste artikel is ook vakinhoudelijk, over argumentatietheorie, met levendige voorbeelden uit een internetforumdiscussie.

Big F*cking Arrow

Louise Cornelis Geplaatst op door 1

Wat duikt hij vaak op, de  ‘big f*cking arrow’ – een term die ik bij McKinsey voor het eerst hoorde, en waarin ik altijd een eerbetoon heb gehoord aan de Big Friendly Giant, het personage van Roald Dahl (Grote Vriendelijke Reus). En net zoals die wel BFG heet, heet die vermaledijde pijl wel BFA.

De BFA is een pijl op een Powerpointslide, meestal nogal groot en prominent aanwezig. Meestal staat er links iets met data, bijvoorbeeld een grafiek, en rechts tekst (zie voorbeeld hiernaast). Er zijn ook verticale BFA’s, die van boven naar onder lopen.

De data en de tekst hebben iets met elkaar te maken, en de pijl duidt op dat iets. Meestal staat de pijl  het iets als ‘nadat ik wat links staat had gevonden, bedacht ik wat rechts staat’. Daar zit wel wat in: een pijl kan zeker ‘eerst dit, dan dat’ aanduiden.  Achter de pijl staat dan ook vaak iets conclusie-achtigs. 

Dat ‘eerst dit, dan dat’ bestond echter alleen in het hoofd van de maker. Voor het publiek/de lezer is de volgorde van diens gedachtegang niet interessant of relevant. Ze begrijpen een BFA meestal als iets met ongeveer dezelfde betekenis als ‘dus’. Ongeveer, maar niet precies: de BFA is vaag, en de logica van de gevolgtrekking vaak ver te zoeken. Bovendien is het lang niet altijd ‘dus’: de vele subtiele woorden die we hebben om relaties aan te duiden zijn niet zomaar in één pijl uit te drukken. De subtiliteit gaan verloren, of liever gezegd, wordt overgelaten aan het raadvermogen van het publiek. 

De BFA is een symptoom van onvoldoende publieksgerichtheid van de slide. De pijl is immers alleen betekenisvol in het proces van de schrijver. Voor het publiek kun je beter de hele opbouw van de slide ombouwen: zet niet alleen een onderwerp in de titel, maar meteen de boodschap, de ‘so-what’ van de slide, in telegramstijl, als een soort krantenkop. Dat is het principe van ‘hoofdboodschap voorop’, toegepast op één enkele slide.

Dan heb je vervolgens veel ruimte om die boodschap te onderbouwen met data, bijvoorbeeld in een grafiek. Als je verwoording van de boodschap in de titel en de vorm van de grafiek op elkaar afstemt, is de logica van de gedachtegang transparanter. Het voorbeeld hiernaast is nog verre van perfect, maar wel met een paar simpele ingrepen publieksgerichter gemaakt.

Dus: ten strijde tegen de BFA!

Trainingsaanbod & uitgangspunten

Louise Cornelis Geplaatst op door 1

Vorige week schreef ik op verzoek een A4’tje met mijn trainingsaanbod. Het lijkt me nuttig om dat hier ook te plaatsen. Dus: vandaag niet iets inhoudelijks, maar gewoon reclame voor mijn eigen producten.

Ik heb vijf basistrainingen, allemaal gericht op communiceren om écht wat te zeggen en contact te maken:

  • Structureren volgens het piramideprincipe, oftewel: hoe zorg je ervoor dat adviesrapporten, -brieven en –presentaties écht klantgericht worden? Het piramideprincipe is een methode om de tekst zo op te bouwen dat hij aansluit bij de belangen van de lezer. Daarvoor moet je als schrijver wel ophouden met navelstaren… niet makkelijk, wel zeer de moeite waard!
  • Visualiseren. ‘A picture paints a thousand words’… maar onze Powerpointpresentaties plempen we vol met woorden en bullets. Dat kan anders! Visualiseren is iets anders dan illustreren. Dat laatste is een leuk plaatje erbij – met het gevaar dat het opleuken wordt. In optimale zakelijke presentaties brengen de beelden een sprekende boodschap en ondersteunen ze daarmee het verhaal.
  • Stijl en formuleren. Hoe schrijf je echt goede zinnen? Niet om de nobelprijs voor de literatuur te winnen, maar om ervoor te zorgen dat je de lezer ‘pakt’. We bekijken een aantal hete hangijzers in de stijl. Is Jip-en-Janneke-taal echt nastrevenswaardig, moet je de lijdende vorm inderdaad altijd vermijden en mag je eigenlijk een zin beginnen met ‘en’?
  • Het schrijfproces. Goed schrijven kost veel tijd – en dat zal altijd zo blijven, want schrijven is geen eenvoudige klus. Het is wél mogelijk het schrijfproces effectief aan te pakken, zodat je je tijd goed benut. Daarvoor is het belangrijk te bepalen wat voor schrijverstype jij bent. Vervolgens kun je je sterke punten extra benutten en je zwakke leren te compenseren.
  • Presenteren. In veel trainingen presentatietechnieken ligt de nadruk op wat je allemaal wel moet en niet mag. Gevolg? Of je vergeet in het vuur van je presentatie alles of je zit met al die moetens en mag-niets in je hoofd waardoor je jezelf alleen maar in de weg zit. Het kan ook anders. Goed presenteren begint met bedenken wat je eigenlijk wil met je publiek. Misschien iets heel anders dan een Powerpoint-bombardement?

Combinaties zijn mogelijk, een individuele aanpak ook. In samenwerking met anderen bevat het aanbod bovendien: geïntegreerde adviesvaardigheden (inclusief gespreksvoering en issue analysis), creativiteitsontwikkeling, masterclass visueel design, stemvorming, corporate storytelling, e.a.

Uitgangspunten van deze trainingen:

  • Eigen werk centraal. Een deel van het oefenmateriaal is altijd gebaseerd op echte, herkenbare data of ruw materiaal uit de eigen organisatie van de deelnemers.
  • Gericht op directe toepassing. De deelnemers bepalen zelf waar ze vanaf de dag na de training mee gaan oefenen in hun dagelijkse werk. Enige tijd later volgt een terugkombijeenkomst om te bespreken wat er wel en niet is gelukt en de volgende stap te zetten. De deelnemers ontvangen dan van mij feedback op hun werk.
  • Degelijk. ik heb een achtergrond in de wetenschap en past moderne inzichten uit de didactiek toe (bijvoorbeeld ‘action learning’).
  • Diagnosticerend. Goed communiceren hangt in organisaties niet alleen af van de vaardigheden van de professionals. De trainingen kunnen gebruikt worden om belemmeringen ervoor in de organisatie op te sporen. Ik breng op basis daarvan advies uit.

Ubuntu bij Océ

Louise Cornelis Geplaatst op door 1
Océ kan natuurlijk wel iets moois printen...

Océ kan natuurlijk wel iets moois printen...

Begin deze maand heb ik een presentatie gehouden bij Océ Nederland. Aanleiding waren mijn ervaringen met het cultuurverschil tussen ons en Afrika, meer in het bijzonder het verschil tussen onze tijd- en resultaatgerichtheid en hun mens- en contactgerichtheid. In het zakenleven is het goede van die Afrikaanse nadruk op medemenselijkheid opgepikt, en zo kwam het begrip Ubuntu onder de aandacht van westerse managers. Misschien was het ook bruikbaar voor Océ? Dat vroegen de organisatoren van een bijeenkomst voor young professionals zich af.

Ubuntu is een voor ons lastig precies te definiëren begrip. Het komt neer op het beoefenen van medemenselijkheid in de praktijk, en het wordt wel gezien als de tegenhanger van ons individualisme. Waar wij geloven dat we met z’n allen het beste af zijn als ieder voor zich streeft naar het grootste geluk (collectief als optelsom van individuen) is dat in Afrika omgekeerd: het zal met het individu goed gaan als het met het collectief goed gaat (individu als deel van het collectief): ‘ik ben omdat wij zijn’.

In mijn presentatie heb ik het verschil tussen het westen en Afrika geïllustreerd aan de hand van onze eigen, soms frustrerende ervaringen (Afrikanen lijken soms in onze ogen niets voor elkaar te krijgen), daarna heb ik onze eigen cultuur belicht door Afrikaanse ogen (10.000 kilometer tot op de dag gepland door Afrika gaan fietsen en verder altijd druk-druk-druk… nee, dat is normaal?!). Dat alles heb ik natuurlijk voorzien van foto’s van onze eigen reis. Ik heb afgerond met enkele filosofische uitspraken van mensen als Mandela en Tutu over ubuntu, en verteld wat het sinds mijn terugkomst voor mijzelf betekent. Ik:

  • ‘Gebruik’ mijn netwerk meer: ik netwerk bewuster, o.a. door LinkedIn, maar vooral door makkelijker mensen te benaderen om iets te vragen. Ik was daar vroeger terughoudender in, realiseer me vanuit het ubuntu-perspectief beter dat iemand helpen óók fijn en positief is – en dus vraag ik makkelijker om hulp, tips en adviezen. Dat heeft sinds mijn terugkomst al een paar zeer waardevolle resultaten opgeleverd. Het illustreert ook dat de gerichtheid op de medemens van ubuntu niet betekent dat jezelf moet wegcijferen.
  • Manage mijn tijd en agenda bewuster – al blijft dat altijd lastig in onze druk-druk-druk-wereld. Ik wil in ieder geval ernaar streven om niet altijd effectieve productie vóór te moeten laten gaan op contact. Daarvoor is enige lucht in de planning noodzakelijk.
  • Vertrouw erop dat verspreiding van mijn kennis okee is, ook al verdien ik er niet direct aan. Ik ‘zit’ dus niet op mijn kennis, praat en schrijf er graag en makkelijk over, in het vertrouwen dat dat andere mensen vooruit helpt – en uiteindelijk mijzelf dus ook. Precies dat vertrouwen is in veel organisaties een heikel punt, omdat kennis ook gebruikt kan worden als machtsmiddel.  
  • Verwonder me over de scherpe kantjes van onze cultuur: ik weiger bijvoorbeeld mee te gaan in de al te grote stress als de trein eens een paar minuten vertraging heeft. En ik wil het ook nooit normaal gaan vinden dat er in de thuiszorg tot op de minuut nauwkeurig berekend wordt hoe lang het wassen van een bedlegerige mag duren… om maar twee dingen te noemen.

De presentatie ging echter natuurlijk niet alleen maar om mij en wat ik van mijn Afrika-reis geleerd heb. Nadat ik aan het woord was geweest, hebben de toehoorders zich gebogen over de vraag wat ubuntu voor hen zou kunnen betekenen, eerst twee-aan-twee mensen van dezelfde afdeling, en later in grotere groepen juist dwars door de afdelingen heen (want wat is je ‘collectief’ eigenlijk, wat is de groep waartoe je behoort, is dat je afdeling, is dat het hele bedrijf? Of: is het je eigen familie, vriendenkring, clan, stam, volk, wijk, stad, land, werelddeel?). Het onderdeel ‘kennisdeling’ was duidelijk het meest inspirerende aspect van ubuntu. Vooral de grotere groepen leverden enkele waardevolle actiepunten op, waarmee de young professionals de komende tijd aan de slag gaan.

Océ en ik kijken terug op een succesvolle en ook gewoon léuke bijeenkomst. Voor mij was het leuk om zelf weer eens een grote presentatie te houden: gemiddeld praat ik er meer over en train ik er anderen meer in dan dat ik het zelf zo vaak doe (anders dan met schrijven – dat doe ik zelf ook veel). En het is fijn om te merken dat de Afrikaanse inspiratie nog steeds verder gaat!

(zie ook dit weblog over mijn eerdere Ubuntu-presentatie; dit stukje is een co-productie met ons Afrika-weblog).

En nog een nieuwsberichtje: lang leve verbindingswoorden!

Louise Cornelis Geplaatst op door  

Als ik het dan toch heb over het nieuws, hier een al wat ouder berichtje: http://www.nu.nl/wetenschap/1911301/vmboer-niet-gebaat-bij-simpele-taal.html

Tsja, altijd al geroepen dat Jip-en-Janneke-taal helemaal niet zo heel makkelijk is… Bij gebrek aan verbindingswoorden moet je als lezer alle relaties zelf leggen. En bij de echte Jip en Janneke gaat dat nog wel, maar als het wat lastiger wordt niet meer. Lang leve de verbindingswoorden!

Onbegrijpelijke correspondentie haalt krant en kamer

Louise Cornelis Geplaatst op door  

Onbegrijpelijke correspondentie heeft eerder deze maand zowel de kranten als de Tweede Kamer gehaald. Communicatiebureau Leene.txt deed onderzoek naar de correspondentie die consumenten en burgers ontvangen. Grootste probleem daarvan is de onbegrijpelijkheid. Citaten uit de samenvatting van het onderzoeksrapport:

De begrijpelijkheid van correspondentie laat vaak te wensen over. Maar liefst vier op de tien mensen ontvangt minstens eenmaal per maand brieven, e-mails of brochures die ze meerdere keren moeten lezen om de informatie te begrijpen. <knip> Vaak is de veronderstelling dat correspondentie kort en bondig moet zijn. Dat mag misschien zo zijn, maar Nederlanders ergeren zich nauwelijks aan de lengte van de correspondentie van bedrijven en overheidsinstanties. Onnodig ingewikkeld en juridisch taalgebruik irriteert mensen het meest, op de voet gevolgd door onduidelijkheid over wat er van hen verwacht wordt.

Die problemen met de duidelijkheid en de begrijpelijkheid leiden tot kosten voor organisaties, want:

Ruim de helft van de mensen (met name de middelbare leeftijd) pakt de telefoon als de correspondentie die ze ontvangen onduidelijk is. Dit wordt gevolgd door het bezoeken van de website van de afzender of het sturen van een e-mail. <knip> Onduidelijke correspondentie legt daarmee een onnodige druk op de back office van organisaties. Telefoontjes, brieven en e-mails moeten netjes afgehandeld worden en dit kost tijd en geld.

Vandaar misschien dat de VVD naar aanleiding van de publiciteit rond het verschijnen van deze onderzoeksresultaten kamervragen heeft gesteld – de overheid is immers één van die organisaties, en beslist één van de slechtere presteerders op het gebied van begrijpelijke correspondentie. En dat ondanks al die moeite die er al in is gestopt, al die trainingen over leesbaarder schrijven, de tientallen schrijfadviesboeken…

Wat is dat toch, met begrijpelijk schrijven? Volgens mij is het een complex probleem. Technische schrijfvaardigheid, dus gewoon weten hoe je een goede brief opbouwt en goede zinnen formuleert, is er slechts één en waarschijnlijk niet het belangrijkste element in. Andere elementen zijn bijvoorbeeld: gebrekkig inlevingsvermogen c.q. te grote focus op de inhoud (de inhoud staat als het ware in de weg bij het helder krijgen van de lezer), de invloed van de juridische afdeling, kopieergedrag (‘zo hoort het nou eenmaal’), terughoudendheid om duidelijk te maken wat iemand anders moet doen (dat zou je zelfs beleefdheid kunnen noemen, of een te voorzichtige rolopvatting), het naar buiten doorsijpelen van interne gewoontes en strategieën (zoals op consensus gericht beleidsschrijven), onvoldoende nadruk op schriftelijke vaardigheden bij het aannemen en evalueren van medewerkers, onhandige systemen (verkeerde of onhandige standaardbrieven, helemaal geen standaardbrieven, onterecht gebruikte standaardbrieven) – en dat is nog niet alles.

Kortom: een cursusje of een boekje lost dat niet allemaal op. Alleen een organisatie-brede aanpak kan dat. Óf je stelt er professionals voor aan, die dan ook echt alle brieven moeten (her-)schrijven en. Want goed schrijven is een vak…

 

 

De begripskloof dichten

Louise Cornelis Geplaatst op door  

Hieronder had ik het over leesblindheid voor je eigen tekst, iets wat bij schrijven altijd lastig blijft. Er zijn meer van die dingen, het doseren van de informatie bijvoorbeeld. Hoe schat je in wat je lezer niet weet en jij dus moet uitleggen? Als je dat te weinig doet, snapt de lezer je niet. Als je het te veel doet, ergert hij zich en wordt de tekst lang.

Opnieuw: dit blijft bij schrijven altijd lastig. Er zijn wel weer een paar tips te geven:

  1. Zorg dat je de lezer zo goed mogelijk kent. Bij schrijven voor een bekende lezer wéét je wat die wel en niet weet.
  2. Presentatie? Vráág het aan het publiek of je nog meer moet uitleggen of niet – of bedenk een andere manier om de kans op interactie met het publiek te benutten: het grote voordeel ten opzichte van het schrijven van gewone tekst!
  3. Structureer goed. Als je stelselmatig werkt met de hoofdboodschap voorop en dan gaandeweg meer details en daarbij boodschaptitels gebruikt, geef je de lezer de mogelijkheid zelfstandig te kiezen of hij de details wil lezen of niet. De krant is hierbij het ideaalmodel: een lezer die álles wil weten, leest alles. Andere lezers zijn vrij om te bepalen wanneer ze stoppen. Paragrafen met kopjes als ‘achtergrond’ en dergelijke helpen ook al, of dingen als verklarende woordenlijsten achterin.
  4. Maak een bewuste afweging. Wil je liever dat je lezer af en toe denkt ‘huh, snap ik niet’ en dan misschien bij je terug komt voor meer informatie, of wil je liever dat je lezer ‘jaja, nou weet ik het wel’ denkt? Daar kun je een keuze in maken, afhankelijk van je doel en de situatie.
  5. Overschat de lezer niet. Jij bent met het onderwerp bezig geweest en voor jou kan alles logisch en vanzelfsprekend zijn – maar de lezer weet van niets. Je hebt dus altijd een begrips- en kenniskloof te overbruggen en je bent geneigd de diepte van die kloof te onderschatten. Leg dus liever wat te veel uit dan te weinig, dan is de kans groot dat je precies goed mikt. Lezers zijn ‘dommer’ dan je denkt – ik ook, als ik lees!

Dit laatste punt doet mij altijd denken aan de grootste blunder die ik zelf ooit heb gemaakt bij het inschatten van mijn publiek. Ik deed een workshop over columns schrijven, en ik had een column meegenomen die ik had geschreven voor Fiets en die volgens mij zeer geslaagd was. In die column beschreef ik dat ik mezelf een lekke-banden-zondagskind vond, omdat ik 10.000 kilometer zonder één enkele lekke band had gefietst. Ervaren fietsers weten dat dat bijzonder weinig is. De deelnemers aan en docent van die column-workshop wisten dat echter niet, zij hadden geen gevoel voor wat bijzonder of normaal is op dit punt – en daarmee viel die hele column in het water. Als feedback kreeg ik dat het ‘overdreven’ was, een ‘mislukte poging tot ironie’ en gewoon ‘onduidelijk’. Eén man zei: ‘mijn laatste lekke band is ook al meer dan een jaar geleden’. Uh, ja, maar ik denk níet dat jij in dat jaar 10.000 kilometer gefietst hebt…

Er werd geen spaan van mijn column heel gelaten. Niet fijn, maar gelukkig kon ik door wat doorvragen achterhalen dat het onbegrip dat had veroorzaakt: de kenniskloof tussen mij en deze lezers (niet de doelgroep natuurlijk). Ik had dat niet verwacht. Op dit punt is het een zeer leerzame workshop geweest, aan de feedback heb ik verder niet veel gehad….

Schrijfblindheid

Louise Cornelis Geplaatst op door  

Schrijven heeft een paar lastige kanten die altijd lastig blijven, ook voor ervaren schrijvers. Een ervan is dat je door het herlezen blind kunt worden voor je eigen tekst en er dus niet meer kritisch naar kunt kijken. Zo blijven suffe typfouten erin staan maar ook kun je het gevoel houden dat er iets met de structuur niet klopt – maar wat?

Schrijfblindheid, altijd lastig. Hier zijn wat tips:

  • Slaap er een nachtje over, liefst meerdere. Leg de tekst op z’n minst een tijdje weg en laat de tijd z’n werk doen.
  • Laat een ander ernaar kijken en vraag feedback – onovertroffen als middel tegen schrijfblindheid.
  • Creëer ‘leesvervreemding’ zodat je met frisse ogen naar je eigen werk kijkt. Lees hem eens op papier als je vooral op het beeldscherm werkt (of omgekeerd), print hem eens in een gek lettertype en ander papierformaat, lees hem eens van achter naar voren, enzovoort.
  • Gebruik voor de kleine dingen de computer. Spellingchecken natuurlijk, en je kunt ook de computer laten zoeken naar fouten waar je zelf makkelijk overheen leest, blind voor bent. Ik zoek bijvoorbeeld belangrijke teksten altijd na op dubbele punten, want ik weet van mezelf dat ik die te vaak gebruik, soms zelfs twee in één zin. Heerlijk dat de computer (control-F in Word) die priegeldingetjes voor me aan kan wijzen, zodat ik één voor één na kan gaan wat ermee moet. Zo heb ik een heel ‘schrijfchecklijstje’ met mijn opzoekbare blinde vlekken, en dat gebruik ik aan het eind van het redigeren altijd

Om op dat laatste punt verder te borduren: om zo’n schrijfchecklist te maken, moet je weten wat je blinde vlekken zijn. Daarvoor is goede feedback krijgen noodzakelijk. Sowieso is regelmatige feedback dé manier om beter te gaan schrijven. Je scherpt er je eigen kritische zin ook mee aan, en dat is de allerbelangrijkste bestrijder van schrijfblindheid.