In mijn vorige blogpost over de resultaten van de jongste lichting piramideprincipeonderzoek werd duidelijk wat het uitmaakt of je efficiënt (hoofdboodschap voorop) of vriendelijk (achterop) wilt zijn. Dat gold voor brieven van bedrijven aan hun klanten/gebruikers. Ik zou op basis daarvan verwachten dat voor zakelijke lezers de balans wel eens door zou kunnen slaan naar een voorkeur voor efficiëntie en dus hoofdboodschap voorop. En dat blijkt inderdaad het geval.

Femke, Jos en Liecke legden in twee verschillende grote, bekende bedrijven elk vijf medewerkers twee varianten van twee e-mails voor, de ene variant met HB voorop, de ander achterop, en vroegen hen naar hun voorkeur. De e-mails waren bewerkingen van berichten uit dat bedrijf, en dus herkenbaar en realistisch voor de respondenten.

Over het algemeen ging de voorkeur uit naar HB voorop, vooral als er sprake was van tijdsdruk of van niet alles hoeven te lezen (bijvoorbeeld omdat een deel van de informatie al bekend is). HB voorop werd niet altijd geschikt geacht voor meer persoonlijke communicatie, maar dus juist wel voor snelle, zakelijke.

Het leek er in de interviews zelfs op dat de respondenten met een voorkeur voor HB achterop zich minder bewust waren van de wens tot efficiëntie in zakelijke communicatie – minder een onderscheid maakten tussen zakelijk en privé dus. Argument dat zij naar voren brachten was dat bi HB achterop de lijn van de argumentatie beter te volgen is als je toch alles moet lezen. Daarbij vraag ik me altijd af: alles ‘moeten’ lezen – van wie eigenlijk, dat bepaal je toch zelf? Daarin klinkt wellicht een wat schoolse houding in door – overigens zonder dat dat verder onderzocht is.

Het lijkt er nu op dat voor korte teksten (brieven, e-mails) het zakelijke schrijfadvies zou kunnen luiden: zet de hoofdboodschap voorop, zeker als er tijdsdruk is en je je lezer wilt helpen selecteren. Maak een uitzondering als je persoonlijk vriendelijk wil zijn.

En een andere wens kwam ook nog wel naar voren in dit onderzoek: houd het kort! Het geheel, maar ook de alinea’s, met duidelijke tussenkopjes graag. In een korte mail is ook nog eens de kans dat de lezer de hoofdboodschap vindt groter.