Stel, je bent junior adviseur bij een bedrijf. Je doet zelfstandig adviesgesprekken, één-op-één met een cliënt. Daarna schrijf je een adviesbrief aan die klant, maar die mag je niet zelf ondertekenen: je bent in jouw kantoor niet tekenbevoegd. Hoe schrijf je in zo’n brief over jezelf – noem je jezelf ik, wij of nog iets anders?

Dat is geen onbelangrijke zaak. Adviseren is een persoonlijke aangelegenheid: je bent niet alleen bezig met het oplossen van een probleem, je bent ook een vertrouwensband aan het opbouwen met de cliënt. Een brief is daar een onderdeel van. Die brief moet dus die band ondersteunen, en persoonlijk zijn. Maar ook zakelijk en kloppend.

Mag ik?
Vooraf één opmerking: er is in het algemeen niets tegen het gebruik van ik in brieven. Dat dat niet zou mogen, is een ouderwetse en achterhaalde opvatting. Schrijven vanuit jezelf, dus ik gebruiken, is heel natuurlijk. Ik is één van de meest frequente woorden in onze taal, en dat moeten vermijden leidt onherroepelijk tot vreemd en onnatuurlijk taalgebruik.

Bovendien is er niets op tegen om jezelf te laten zien in schriftelijke communicatie, zeker niet als dat gaat om een persoonlijke vorm als een brief. Hooguit is het slim om niet met ik te beginnen. Sommige mensen vinden dat egocentrisch, en misschien zit daar wel wat in: je begint dan in ieder geval niet met het centraal stellen van de lezer.

Dilemma
Voor het dilemma van de schrijvende maar niet tekenbevoegde adviseur is geen snelle, makkelijke oplossing. Ik laat er een paar de revue passeren:

• Je schrijft over wij, bedoelende ‘wij op ons kantoor’ ofzoiets. Dat leidt tot een paar zeer vreemde eigenaardigheden in de brief. Als je het hebt over het gesprek dat wij’met de cliënt gehad hebben, klopt dat niet: je was alleen. En als de brief door één iemand ondertekend is, lijkt het wel koninklijk meervoud.In de wij-vorm schrijven en ‘Namens ons bedrijf/kantoor’ eronder zetten lost dat maar zeer ten dele op. Je cliënt heeft geen relatie met een abstracte wij op een kantoor, maar die heeft zojuist met jou gepraat. Het is een relationeel verlies als dat niet zichtbaar is.
• Je schrijft over ik, bedoelende jezelf. Dat is vreemd, want dan is de ik in de brief niet de ondertekenaar.
• Je stapt in de schoenen van de ondertekenaar en schrijft vanuit diens perspectief. Over jezelf heb je het dus als hij of zij. Dat geeft een natuurlijke briefvorm, maar het schrijven is niet makkelijk: je moet afstand nemen van jezelf. Bovendien is het niet optimaal voor het opbouwen van de relatie met de cliënt. Die heeft die band immers met jóu, en dan krijgt hij of zij een brief die eruit ziet alsof hij is geschreven door een ander.
• Je wisselt af tussen ik als het om iets persoonlijks gaat (‘In het gesprek vertelde u mij dat…’) en wij als je iets als meer algemeen wilt voorstellen (‘Wij raden u aan om…’): je collega zou immers op ongeveer hetzelfde advies uitgekomen zijn. Dat leidt tot dezelfde dilemma’s als hierboven (welke ik/wij?), en er komt er nog eentje bij, namelijk steeds bij het schrijven de afweging moeten  maken of je iets persoonlijk of algemeen wilt voorstellen.
• Je vermijdt het probleem door lijdende vormen te gebruiken (‘Aangeraden kan worden…’). Niet doen! Dat is gekunsteld, en je werkt je persoonlijke perspectief weg. 
• Je vermijdt het probleem op een andere manier, bijvoorbeeld door zinnen als ‘In het gesprek vertelde u dat…’ en ‘Het advies luidt…’. Daar is niets op tegen, mits de brief als geheel maar wel voldoende warm en persoonlijk blijft.

Strategie
Dat laatste punt is een stapje in de richting van de werkelijke oplossing. Als je een adviesbrief echt goed schrijft, hoef je het namelijk helemaal niet zo heel vaak over jezelf te hebben. Je doet dat door op twee punten aan je strategie te werken:

• Je zet niet jezelf centraal, maar de lezer. Je  hebt het dus vaker over u dan over ik.
• Je  hele brief ademt het adviserende perspectief. Alles is advies erin, en dus hoef je geen aanloopjes te schrijven als ‘Ik adviseer u daarom…’ Als je gewoon met elkaar aan het praten bent, hoef je toch ook niet steeds te zeggen ‘Ik zeg je…’ of ‘Ik vraag je…’ Als je goed schrijft, spreekt jouw rol als adviseur voor zich, en die hoef je dus niet te expliciteren.

Frappant genoeg hebben die strategische keuzes veel te maken met… structureren. Als je werkt volgens het principe van ‘hoofdboodschap voorop’ (= antwoord op de adviesvraag voorop), lossen een  heleboel formuleringsproblemen zich vanzelf op. Als die hoofdboodschap wordt ingeleid door de situatie en de vraag van de cliënt en actiegericht geformuleerd is, heb je meteen dat adviserende perspectief te pakken. Dat schrijft vervolgens lekker in de onderbouwing.

Procedure
Een goede structuur en strategie beperkt het dilemma dus, maar lost het niet helemaal op. Je moet nog steeds af en toe in de eerste persoon schrijven. Daar is dus geen ideale oplossing voor. De goede oplossing ligt ook nog ergens anders, buiten het schrijfproces: spreek met elkaar een procedure af die jou als schrijver de verantwoordelijkheid voor de brief geeft, met dan in een hoekje ergens plek voor de formele zaken als de ondertekening door de tekenbevoegde (‘voor akkoord bevonden…’).

Daarmee is in ieder geval duidelijk wie de ik is, en je geeft de officiële, formele zaken zo een plek die niet hindert bij het opbouwen van de relatie, en dat is de plek waar ze bij adviseren thuis horen: ze zijn een noodzakelijke voorwaarde, maar zeker niet de kern van de zaak. Ze mogen een adviesbrief dus niet domineren.

En als dat niet gaat…
Als het dilemma toch nog blijft, maak een bewuste en weloverwogen keuze, spreek die onderling af op je kantoor en houd je eraan. Dat scheelt in ieder geval schrijfenergie. Er is niets zo vervelend als steeds moeten dubben tussen sub-optimale oplossingen. Dat kost in het schrijfproces aandacht die ten koste gaat van andere activiteiten. En dat is jammer. Schrijven is al lastig genoeg.

NB. In het bovenstaande stukje heb ik een aantal adviezen gegeven. Toch heb ik het maar weinig over mezelf als ik hoeven hebben. Het is weliswaar geen brief, dat maakt het iets makkelijker. Maar toch illustreert het stukje waar het om gaat: het is goed mogelijk om adviserend te schrijven zonder jezelf steeds op te moeten voeren, en zeker zonder ‘ik adviseer’ of ‘wij adviseren’ te gebruiken.