Herkenbaar voor vrijwel iedereen: je kunt je kont niet keren of je Inbox loopt vol. Mailen kost veel meer van je werktijd dan je lief is. E-mail zou handig moeten zijn, maar is dat niet. Je krijgt onnodige berichten, maar je zoekt je suf naar dat ene bericht dat je je herinnert, maar dat wel tussen alle mappen door lijkt te zijn gevallen…

Je e-mail de baas. The hamster revolution van Mike Song, Vicki Halsey en Tim Burress belooft een oplossing voor dit probleem. Kort gezegd komt hun advies neer op het toepassen van vier strategieën:

1. Verminder de hoeveelheid mail, onder andere door er zelf minder te sturen en altijd na te gaan of er geen handiger communicatievorm is, bijvoorbeeld de telefoon of messenger.
2. Verbeter de kwaliteit van de e-mail door goed gestructureerde berichten te schrijven.
3. Coach elkaar in het e-mail-gedrag.
4. Zorg voor een handige en rationele mappenindeling.

Leuk en gezond - geen slaafje in de tredmolen

Goede tips, wel wat flauw gebracht. De hoofdpersoon is Harold, een medewerker die door het eindeloze ronddolen in het e-mail-looprad een hamster geworden is. Het hele boek is in de vorm van een dialoog met deze Harold geschreven. Aan het eind van het boek is Harold weer mens. Dat is niet helemaal mijn humor, ook al ben ik dol op hamsters. (Wat de auteurs van het boekje zich bijvoorbeeld niet realiseren, is hoe leuk hamsters hun radje vinden, en hoe belangrijk het is voor hun conditie). 

Wat mij betreft hadden de auteurs nog wel meer kunnen practicen van wat ze zelf preachen: beter structureren, efficiënter lezen mogelijk maken. Het boekje leest overigens wel snel en je kunt er makkelijk de handigste tips uithalen, maar die moet je dus wel tussen de flauwe dialogen uithalen.

Ikzelf ben net bezig met het ordenen van mijn mappen. Eens kijken of ik de tips van strategie 4 kan gebruiken. Mijn eigen specialisme is strategie 2. Als ik training geef over goede e-mails schrijven, stippen we vaak ook 1 en 3 aan. Als ik kan bijdragen aan het verminderen van de e-mail-druk, doe ik dat graag.

Zie ook http://www.hamsterrevolution.com/

Louise