Hier zijn enkele voorbeelden van rapporten die geschreven zijn volgens mijn opvatting van het piramideprincipe, zoals die staat in Adviseren met Perspectief. Ze geven een indruk van hoe zulke rapporten eruit zien. ‘Perfect’ zijn ze niet – dat kan en hoeft niet. En voor jouw rapport zou je ongetwijfeld sommige knopen anders doorhakken. Want schrijven is altijd maatwerk!
Gepubliceerde voorbeelden
Bij twee van mijn opdrachtgevers verschijnen de rapporten in het openbaar. Die geven dus een indruk, al ben ik daarbij soms wel op behoorlijke afstand betrokken geweest en het zijn dan ook geen voorbeeldige piramides – wat in die omgevingen ook lastig is, want het betreft beide de overheid en de eerste opdrachtgever beweegt zich ook nog eens in een academische omgeving. Het piramideprincipe spreekt dan niet voor zich, maar deze twee opdrachtgevers doen hun best:
- Bij de Onderwijsraad was al een bestaande piramidale opbouw van de rapporten; ik trainde er de schrijvende professionals. Een voorbeeld van hun type piramidaal rapport is Een eigentijds curriculum (2014). Eerst inleiding, hoofdboodschap is de titel van hoofdstuk 2, meteen in dat hoofdstuk de waarom-argumentatie, hoofdstuk 3 en 4 de hoe-uitwerking.
- Bij het Adviescollege ICT-Toetsing (voorheen BIT) werk ik, samen met twee collega’s, als schrijfbegeleider voor zowel structuur als redactie. Ook zij werken met een al eerder ontwikkeld ‘format’ voor de adviezen, waarin de hoofdboodschap goed vindbaar is en vóór de uitwerking staat (al is de inleiding vaak nogal lang), gevolgd door twee piramides: eerst analytisch (onderbouwing van het probleem), daarna adviserend (uitwerking van de oplossing). Hun rapporten zijn openbaar; een goed voorbeeld is de toets van het Lerarenregister.
Voorbeeld griepvaccinatie
Dit betreft een bewerking van een rapport van de Gezondheidsraad over de noodzaak tot het vaccineren van zwangere vrouwen tegen griep. De bewerking is gemaakt door enkele van mijn Groningse studenten (Lyjanne Kroek enn Anco Born). Het zijn twee versies, allebei te downloaden (Word):
* een methodologische structuur (vrij dicht bij het origineel): voorbeeld griepvaccinatie – methodologisch
* een inhoudelijke, betogende structuur (ingrijpender herschreven, in grote lijnen volgens Adviseren met Perspectief): voorbeeld griepvaccinatie – betogend
Beide versies zijn gebruikt en met elkaar vergeleken in het onderzoek naar de effectiviteit van het piramideprincipe, met name in de scriptie van Anco Born.
Opvallende kenmerken van het inhoudelijk gestructureerde rapport zijn bijvoorbeeld de inhoudsopgave die als mini-samenvatting leest, de plek en snelle vindbaarheid van de hoofdboodschap (vooraan,vet) en de veel nadrukkelijkere argumentatie: dit rapport is een betoog, niet een verslag van een denk- of onderzoeksproces.
Voorbeeld constructieve RIE
Dit rapport is een bewerking van een RI&E-rapport dat ik in 2000 ontwikkelde samen met Floor Pel en Anke van Es van arbodienst Schermer Trommel & de Jong (later opgegaan in HumanCapitalCare). Het is een risico-inventarisatie en -evaluatie, een wettelijk verplichte tekstsoort waar meestal niet zo veel eer aan te behalen is: de meeste RIE-rapporten zijn vrij zeurderige opsommingen van alles wat er mis is, variërend van een los slingerende stekker tot het verzuimbeleid. Bij STdJ hebben we dat toen anders willen doen, met dit als resultaat: een actiegerichte insteek, hoofdboodschap voorop, gestructureerd naar prioriteit. De hoofdboodschap ‘zet de volgende stap’ is erg generiek, maar toch goed om hem te benoemen en zo een positieve start te maken. Dowload (Word): Voorbeeld RIE met inhoudelijke structuur
Merk op dat de rode draad door de paragrafen heen maar liefst tien punten omvat en zo eigenlijk ‘zondigt’ tegen de regels (niet meer dan 5 à 7). Dit niveau is echter wel het meest saillante voor degenen die met het rapport aan de slag moeten, vandaar dat we niet gekozen hebben voor een hoofdstukindeling naar prioriteit.
Voorbeeld van een PowerPoint-slide die de ‘so what’ expliciteert
Op dit weblog legde ik ‘m een keer uit, hier zijn de beide slides (before & after). Essentie ervan is dat de titel ’take-home message’ precies geen boodschap geeft. Ik heb hem toegevoegd (eigen interpretatie) en de structuur (waarom) zichtbaarder gemaakt.
Voorbeeldpresentatie A-Taart
Het voorbeeld in de bijlage van Adviseren met Perspectief, over de nieuwe schilmachine voor A-Taart, maar dan in PowerPoint en in het Engels, samen gemaakt met Norbert Herkströter. Compleet met een gevisualiseerde hoofdboodschap (‘Machine Z is de stralende ster’), die klein in de rechterbovenhoek terugkomt om de structuur aan te duiden (een zogenoemde ‘tracker’), structurerende tussenpagina’s, boodschaptitels, en vlak voor de bijlagen nog een slotpagina, in dit geval met een herhaling van de hoofdboodschap als concluderende uitsmijter. Dit voorbeeld legt de expliciete structuur er dik bovenop; het is dan ook gemaakt voor trainingsdoeleinden (bij ABN Amro Group Management Consulting, in 2005): Download (ppt) Voorbeeld A-Taart presentatie.
Voorbeeldrapporten in hypertext
Een piramidale structuur leent zich bijzonder goed voor een web-achtige vormgeving, dus in hypertext, met de hoofdboodschap op de homepage en via het menu keuze uit de onderliggende elementen. Op die manier heeft een oud-student van mij, Alieke Zelhorst, twee rapporten ontworpen voor fictieve opdrachtgevers: MKB Energie en ‘Terug naar het begin‘.