Structureren volgens het piramideprincipe

LOUISE CORNELIS

Het principe dat Barbara Minto in haar boek ‘The Pyramid Principle. Logic in Writing and Thinking’ (Minto 1987) voorstelt, is een sterk instrument voor het structureren van een tekst. In dit artikel wil ik uitleggen wat Minto’s ‘piramideprincipe’ inhoudt en het aanbevelen als structureringsinstrument waar schrijvers en lezers profijt van kunnen hebben. Structureren met behulp van het piramideprincipe leidt volgens Minto namelijk tot teksten die voor de lezer efficiënter zijn dan andere: beter te volgen, korter, en met duidelijkere aanwijzingen op basis waarvan de lezer haar leesstrategie kan aanpassen. Bovendien, een schrijver die vooraf bedenkt hoe zijn ideeën samenhangen, wat de hoofd- en de bijzaken zijn en wat (dus) de beste presentatievolgorde is, kan efficiënter schrijven. De voorbeelden die ik zal gebruiken zijn simpel en gefingeerd, maar het piramideprincipe heeft zijn kracht bewezen in grotere en complexere schrijftaken, met name in de organisatieadviesbranche. Daar is het ook ontstaan: Barbara Minto werkte bij McKinsey & Company in New York. Nog steeds is het bij die firma en veel andere in dezelfde branche de toonaangevende structureringsmethode. Mijn uitleg van Minto’s voorstel is dan ook aangevuld met praktijkervaring bij McKinsey & Company en met inzichten die bij die firma zijn ontwikkeld (met name in Roche z.j.). Met name geldt dat voor de broodnodige aanvulling en commentaar op het oorspronkelijke werk van Minto (zie bijvoorbeeld Van de Griend en Wanders 1995).

Het piramideprincipe

Minto stelde het piramideprincipe voor als een goed instrument om gedachten en feiten dusdanig te organiseren dat een tekst zo overtuigend mogelijk wordt. Piramidaal schrijven valt uiteen in drie fasen: het maken van de piramide, het checken ervan, en het schrijven van de tekst op basis van die piramide.

Het maken van de piramide

Een piramide maken gaat in minstens drie stappen:

• Stap 1: De schrijver geeft zichzelf de volgende opdracht: ‘Ik kom mijn lezer tegen en heb maar dertig seconden om haar uit te leggen waar mijn boodschap op neerkomt – wat zeg ik dan?’ Deze kernboodschap (ook wel de 30-seconden-boodschap genoemd) is de governing thought van de hele tekst; de rest van de tekst is eraan ondergeschikt. De governing thought, uit te drukken in één volzin, vormt de top van de piramide.
• Stap 2: Nog een opdracht: ‘Ik heb toch iets meer tijd met mijn lezer, en die stelt me één vraag naar aanleiding van de governing thought. Welke vraag is dat, en wat is het antwoord erop?’ Zo’n vraag is bijvoorbeeld ‘hoe moet ik dat aanpakken?’ of ‘waarom is het een goede manier?’ Het antwoord daarop vergt meestal meer dan één zin. Er zijn bijvoorbeeld drie redenen, of er ligt een redenering aan ten grondslag. Onder de top van de piramide, op de key line, bevinden zich dan ook zo’n twee tot vijf ‘vakjes’: de piramide verbreedt zich. Elk vakje moet één volzin bevatten, die een relevante boodschap uitdrukt.
• Stap 3 tot….: Voor elk van de vakjes op de key line is de piramide uit te breiden naar beneden op precies dezelfde manier: ‘Stel, de lezer stelt één vraag, wat is dan het antwoord?’ Zo werk je de piramide verder naar beneden uit tot op het laagste niveau van detail of tot alle vragen beantwoord zijn. Een piramide van een uitgebreid rapport telt gemakkelijk vijf niveaus.

 

Een voorbeeld. Peter had een tijdje geleden afgesproken om komende zaterdag naar een feest toe te gaan bij een vriendin, Karin, in een andere stad. Nu puntje bij paaltje komt, blijkt hij niet te kunnen. Hij besluit Karin een briefje te sturen met het slechte nieuws. Wat is de belangrijkste boodschap van zijn piramide, zijn governing thought? Die ligt voor de hand: ‘Helaas kan ik zaterdag toch niet op je feest komen’. Hij verwacht dat Karin dan wel zal willen weten waarom niet. Er zijn twee globale redenen, dus zijn antwoord is: ‘Ik moet met mijn zussen een familiefeest voorbereiden’ en ‘Ik heb geen vervoer voor de terugweg’. Bij beide redenen kan Karin zich afvragen: hoezo? Ook daarop heeft Peter antwoorden. Voor het familiefeest is dat een redenatie: ‘Het familiefeest is al volgende week; op elk van de andere dagen kan één van de anderen niet, en dus bleef alleen de zaterdag over’. Het gebrek aan vervoer heeft twee redenen: Peters auto is kapot en het feest wordt te laat voor de trein. Karin kan nog verder doorvragen, bijvoorbeeld: ‘Waarom kunnen de zussen anders niet?’ Daarvoor hebben ze alledrie hun eigen redenen: ze hebben geen oppas, moeten werken of sporten.

Afb. 1. Piramide voor excuusbrief

Zo ontstaat de piramide in afbeelding 1. Let op het verschil in notatie tussen de opsommingen van gelijkwaardig naast elkaar staande redenen en de complexere, onderling samenhangende redenatie. Zo’n redenatie noemt Minto een logical argument; de redenen die los naast elkaar staan vormen een grouping. Een logical argument bestaat uit een redenering van twee premissen en een conclusie; een grouping bestaat uit gelijkwaardige elementen. Een grouping hoeft niet per se te bestaan uit redenen; andere mogelijkheden zijn stappen, feiten, manieren, oorzaken, enzovoort. Als je kunt kiezen, zijn groupings beter dan logical arguments: als van een grouping van drie redenen er eentje niet zo sterk blijkt, blijven er immers nog twee over voor de onderbouwing. Als één stap van een logical argument zwak blijkt, is de onderbouwing mislukt.

Het is ook mogelijk een piramide onderop te beginnen. Een schrijver begint dan met de feiten, de data, de details, en bedenkt vervolgens hoe die met elkaar samenhangen, om zo naar boven toe te werken. Deze bottom-up methode leidt er echter vaker toe dat de schrijver onnodig vasthoudt aan ideetjes die uiteindelijk niet in de verhaallijn passen. Het structureringsproces wordt dan onnodig lastig, en bovendien is de kans groter dat er eerder een op de schrijver en diens onderzoek of analyse gerichte structuur uitkomt dan een structuur die is afgestemd op de lezer. In de praktijk verloopt het bouwproces van de piramide vaak tegelijk bottom-up en top-down. Beginnen met de governing thought dwingt de schrijver wel meteen tot denken in boodschappen voor de lezer.

Het controleren van de piramide

Niet elke piramide is een goede. Ze moet aan een aantal eisen voldoen. Als de piramide in de steigers staat, moet ze dus gecontroleerd worden, door de schrijver zelf of door een kritische ander. Ik heb de eisen samengevat in de vorm van een checklist.

1. Staat in elk vakje één boodschap in de vorm van een volzin?
2. Is van boven naar beneden een relevante, volledige en op het publiek afgestemde vraag-antwoorddialoog te lezen?
3. Zijn de bovengeschikte vakjes syntheses van de ondergeschikte en neemt van boven naar beneden de abstractie af en de gedetailleerdheid toe?
4. Heeft elke synthese tussen de 2 en 5 ondergeschikten?
5. Zijn de arguments deugdelijk?
6. Zijn de groupings:

• van dezelfde orde?
• van hetzelfde abstractieniveau?
• volledig uitputtend zonder overlap?
• in een logische volgorde geplaatst?

Piramidechecklist

Om te zien of de piramide klopt, moet elk vakje één boodschap bevatten, in de vorm van een uitgeschreven volzin. Van boven naar beneden moet ze afdoende antwoord geven op mogelijke lezersvragen. Er moet dus een verticale vraag-antwoorddialoog zijn: de ondergeschikte vakjes beantwoorden de vraag die de lezer zal hebben naar aanleiding van de boodschap in het erboven liggende vakje – een volledig antwoord, maar ook niet meer dan dat: ze mogen niet stiekem ook nog een niet gestelde vraag beantwoorden. De piramide moet daarbij ook van abstract, algemeen en globaal naar concreter en gedetailleerder gaan. Oftewel: elk hoger niveau vormt de synthese van het niveau daaronder. Van de appelen, peren en bananen in mijn fruitmand is de synthese fruit. Elk vakje van de piramide krijgt altijd ergens tussen de twee en de vijf ‘ondervakjes’: als het er één is, is het vak niet concreter of gedetailleerder dan dat erboven; als het er meer dan vijf zijn, is er meestal wel een mogelijkheid om er minstens een paar samen te nemen en nog eerst een tussenliggende synthese te geven. Als mijn fruitmand heel veel soorten fruit bevat, kan ik ze eerst onderverdelen in inheems en exotisch, of in hard en zacht fruit.

Ook in het horizontale vlak gelden eisen. Voor logical arguments geldt dat zij moeten voldoen aan de eisen die aan goede argumentatie gesteld worden. Volgens Minto moeten ze altijd drie vakjes in beslag nemen: de klassieke driedeling van het syllogisme volgens Aristoteles, bestaande uit twee premissen en een conclusie. Merk overigens op dat de conclusie van een argument vrijwel overlapt met de synthese ervan. Dat Minto hamert op drie vakjes onder de synthese komt doordat je met deze notatie de conclusie weer verder kunt onderbouwen. Zo kun je bij een logical argument waarvan de conclusie/synthese een aanbeveling is, onder het derde vakje de hoe-vraag beantwoorden, terwijl de eerste twee vakjes het waarom onderbouwen. Zo passen hoe en waarom in één piramide. Bij meer dan twee premissen is het volgens Minto zaak deze eerst tot twee te synthetiseren.

Ook voor groupings gelden eisen. De leden ervan moeten van dezelfde orde zijn: drie redenen kan, of vier te ondernemen acties, maar niet twee oorzaken én drie acties. De leden van een grouping moeten bovendien samen de hele redenatie afdekken, maar zij mogen elkaar niet overlappen en ook niet afhankelijk van elkaar zijn. Ze mogen dus niet op elkaar voortbouwen zoals dat bij arguments juist wel het geval is. Ook moet elk vakje van een grouping op hetzelfde niveau staan, dus een gelijk niveau van abstractie of gedetailleerdheid hebben. ‘Peren, bananen en goudreinetten’ dekt weliswaar de volledige inhoud van mijn fruitmand, maar vormt toch geen goede grouping: de appelen zijn een niveau concreter en specifieker dan de andere twee soorten fruit. Ten slotte is het wenselijk om de vakjes van een grouping onderling logisch te ordenen, bijvoorbeeld van belangrijk naar minder belangrijk.

Als de piramide aan alle eisen voldoet, is de logica van de structuur waterdicht. Daardoor wordt de overtuigingskracht van de tekst maximaal. Afgezien van de eisen van het piramideprincipe moet de uiteindelijke tekst natuurlijk ook aan andere eisen voldoen die aan goede teksten gesteld worden. Zo is een piramide niet per se goed als zij logisch consistent is; misschien sluit ze helemaal niet aan bij wat de lezer wil weten. Als de governing thought luidt ‘Bedrijf X moet zijn internationale activiteiten concentreren in Spanje’ kan het ene publiek zich afvragen waarom, maar een ander publiek, al meer overtuigd van de voordelen die Spanje biedt, zal misschien vragen hoe. Een analyse van het publiek is en blijft dus nodig.

Bij de piramide in afbeelding 1 zijn op twee punten vraagtekens te plaatsen. De grouping onder ‘Ik heb geen vervoer voor de terugweg’ scoort slecht op de eis van uitputtendheid: geen auto en geen trein…. maar hij kan toch ook een taxi nemen, meerijden of blijven slapen? De piramide krijgt voor dit punt pas een voldoende wanneer Karin en Peter allebei weten dat die mogelijkheden zijn uitgesloten: er komt niemand uit Peters richting naar het feest, zijn inkomen is niet zo riant dat hij zich een taxi kan permitteren, bij Karin thuis blijven slapen kan niet. Ook de onderbouwing van ‘ik moet zaterdag het familiefeest voorbereiden’ is matig: Karin kan zich afvragen waarom het sporten van Peters zus belangrijker is dan haar feest. Maar misschien weet zij dat Carla topsport beoefent en geen training kan missen. Zonder zulke voorkennis, dus zonder een grondige analyse van het lezerspubliek, wekken de twee problemen samen de indruk dat Peter vooral niet wil. In dit geval kan het controleren van de piramide leiden tot een uitbreiding (de taxi is te duur, meerijden en logeren onmogelijk, een extra stap in de onderbouwing van het sporten van Carla) van de piramide. Pas dan wordt de piramide vast en zeker logisch consistent en dus overtuigend.

Het schrijven van de tekst

Als de piramide eenmaal stevig staat, volgt het schrijven van de tekst. De piramide fungeert als geavanceerd bouwplan aan de hand waarvan je, liefst in meerdere rondes, lopend proza gaat schrijven. Minto raadt aan de tekst te laten beginnen met de governing thought, dan heeft de lezer meteen een kapstok waaraan ze de rest van de tekst kan ophangen.

De tekst op basis van de piramide in afbeelding 1

Ik heb dat in het vorige kader gedaan met de piramide uit afbeelding 1: de governing thought staat in de eerste alinea. Dan volgt de rest van de piramide: elk vakje wordt een teksteenheid, en ook elke teksteenheid dient met de synthese, de hoofdboodschap dus, te beginnen. Afhankelijk van de grootte van de tekst (rapport, brief, kattebelletje) en het niveau van de piramide wordt een vakje van de piramide een hoofdstuk, paragraaf, alinea, of zin.

Op elk niveau staat dus de belangrijkste, overkoepelende gedachte voorop. Dit helpt de lezer bij het bepalen van haar leesstrategie: het kan voorkomen dat alleen de governing thought al voor haar duidelijk maakt dat de rest van de tekst niet de moeite waard is. De lezer weet meteen waar ze aan toe is. Dat is heel wat makkelijker dan wanneer ze de hele tekst in spanning gehouden wordt: ‘Komt hij wel of komt hij niet, komt hij misschien later, wil hij blijven slapen, neemt hij een zus mee…?’ Bij grotere teksten geldt het organiserende principe voor elke teksteenheid opnieuw: als aan het begin (bovenaan het hoofdstuk, de paragraaf, vooraan in de alinea…) meteen duidelijk wordt waar het heen gaat, kan de lezer steeds opnieuw bepalen of zij die teksteenheid nog wil lezen of niet. Het piramideprincipe vertoont op dit punt dus overeenkomst met journalistiek schrijven: de functie van de lead is ook het nieuws vooraan in het artikel kort en krachtig weer te geven. De geïnteresseerde lezer kan verdergaan voor details en achtergronden; anderen weten meteen dat ze het artikel verder over kunnen slaan. Merk ook op dat bij piramidaal geschreven teksten de conclusie dus niet achterin het rapport staat, maar voorin; dit is verwarrend voor lezers die gewend zijn dat conclusies achterin staan.

Voordelen, maar ook nadelen

Enkele voordelen van het piramideprincipe heb ik al genoemd; volgens Minto zelf: efficiënter schrijven door gedachten en data van tevoren te organiseren; efficiënter lezen door kapstokken en ingebouwde leesstrategie-aanwijzingen; logische consistentie en daardoor een grote overtuigingskracht. Volgens Minto is het principe zo krachtig omdat het aansluit bij de manier waarop onze cognitieve vermogens werken.
Een andere mogelijke ‘synthese’ van de kracht van het principe is echter dat het niet alleen een goede structuur biedt, maar vooral een goede structurering. Waar andere schrijfadviezen meestal statische structuren aanbieden (denk bijvoorbeeld aan de vaste structuren van Leren Communiceren, (Steehouder e.a. 1992), en aan de basisschema’s uit Schrijven met perspectief (Van der Spek 1996), dat helemaal over tekststructuur gaat), is het piramideprincipe bij uitstek een dynamisch instrument. De meer dynamische aanpakken die erop lijken, zoals bijvoorbeeld de issue tree van Flower (Flower 1993:153 e.v.), zijn van een andere orde: zij begeven zich op het gebied van de stofvinding, niet zozeer op het gebied van de ordening. Minto neemt aan dat de stof (bij organisatieadvies: het hoofdadvies en de feiten waarop het is gebaseerd) er al is. Wel is het mogelijk met behulp van een piramide ‘gaten’ op te sporen: zwakke plekken in de piramide, of de constatering dat een piramide niet overal diep genoeg is (dus niet overal tot op feiten en details afdaalt) geven aanknopingspunten voor verdere stofvinding.

Het piramideprincipe biedt nog een ander voordeel: het structureert tot op een lager tekstniveau door. Onder kopjes als Probleemanalyse en Oplossing van Van der Speks basisschema voor adviesrapporten past bij complexe materie op zich vaak weer een hele piramide. Zulke kopjes en ook de hoofdvragen zijn voor uitgebreide teksten nog te algemeen: in een rapport beslaan ze ieder ettelijke pagina’s tekst, en de structuur daarvan is voor veel schrijvers nog erg lastig te overzien. Het piramideprincipe spoort de schrijver ertoe aan tot op het niveau van details (alinea’s, zinnen) zijn tekst vöör te structureren.
Het piramideprincipe is dus een waardevol, dynamisch structureringsinstrument. Maar het stelt hoge eisen, en Minto’s uiteenzetting ervan behoeft op enkele punten aanvulling en verduidelijking. Hieronder zal ik ingaan op deze nadelen.

Hoge eisen

Het piramideprincipe is niet gemakkelijk toe te passen. Niet alleen moeten de gebruikers ervan streng zijn voor zichzelf en begrippen als synthese en logical argument leren hanteren, ook moeten ze zich hoeden voor een aantal vervelende bijverschijnselen. Het piramideprincipe werkt namelijk gemakkelijk een aantal problemen in de hand die de tekstkwaliteit nadelig beïnvloeden. Deze problemen zijn met goede training en alertheid te voorkomen.

Het meest voorkomende bijverschijnsel van het piramideprincipe is de synthese die geen synthese is, maar een herhaling of samenvatting. Synthetiseren is niet makkelijk – soms ontbreekt het hele syntheseniveau, wat in de tekst te zien is als er op de plaats van de synthese niets staat. Onder de hoofdstuktitel volgt bijvoorbeeld meteen een paragraaftitel: een veeg teken voor het ontbreken van de synthese van de paragrafen. Als een schrijver geen echte synthese kan bedenken, is de verleiding groot om in plaats daarvan de ondergeschikte boodschappen kort te herhalen. Dat leidt tot zeer eigenaardige repetitie in de tekst. Of de synthese wordt te vaag en te algemeen: ‘er zitten drie dingen in de fruitmand’ is feitelijk geen synthese maar alleen een veel te abstracte en vage beschrijving; de kans om tot een inhoudelijke synthese te komen is blijven liggen. Vage woorden als dingen, factoren en punten horen daarom bij het redigeren van een piramidale tekst alarmbellen te doen rinkelen: waarschijnlijk een onvoldoende diepe synthese. Een goede synthese geeft een nieuw inzicht, plaatst de onderbouwing in een nieuw en betekenisvol perspectief. Syntheseproblemen zijn alleen te ondervangen door een ijzeren piramidediscipline: de piramide helemaal uittekenen, met alle relaties en in elk vakje een volzin die een boodschap is, vervolgens helemaal (laten) controleren.
Andere bijverschijnselen zijn weliswaar te herleiden tot piramideproblemen, maar zijn te ondervangen door middel van een goede training in formuleren. Zo hebben schrijvers die piramidaal schrijven soms de neiging teveel in opsommingen onder elkaar te zetten. Elk element van een grouping wordt dan een lid van een opsomming; andere manieren van alineaopbouw ontbreken. Zulke schrijvers missen dan de meerwaarde van een vloeiende tekst, waarin je zoveel meer relaties kunt uitdrukken dan alleen die van de grouping.

Naast de piramide-specifieke tekortkomingen vertonen piramidale teksten natuurlijk ook de gebruikelijke gebreken van veel zakelijke teksten. Er zijn bijvoorbeeld problemen met jargon en perspectief (onpersoonlijkheid en afstandelijkheid). Formuleringstraining is dus een broodnodige aanvulling op piramidetraining. Aan de andere kant zijn er echter ook problemen die in piramidale teksten minder vaak voorkomen dan in andere: teksteenheden hebben bijvoorbeeld veelal een duidelijk herkenbaar thema. Dat geldt met name voor alinea’s: de kans op een goede alineaopbouw is bij een piramidale tekst groot, de alinea’s hebben vaak een goede kernzin, en die staat bovendien vaak waar hij hoort: voorop.

Aanvulling en verduidelijking

Helaas lopen er in Minto’s betoog af en toe wat zaken door elkaar, en is zij niet overal even duidelijk. Deze verwarring leidt tot problemen met de toepassing van het piramideprincipe. Ik wil drie problemen aan de orde stellen: de verwarring tussen tekststructuur en volgorde van behandeling (anders gezegd: hoe maak je een principieel hiërarchische structuur lineair?), de summiere uitwerking van de logica van zowel de grouping als het logical argument, en de genre-specificiteit van het piramideprincipe.

Van hiërarchisch naar lineair

Bij de stap van structuur naar tekst moet de schrijver een lastig probleem oplossen: de piramide heeft een hiërarchische structuur; een tekst is lineair. Hierboven heb ik Minto trouw gevolgd in de wijze waarop zij de piramide omwerkt tot een lineaire tekst. Dat wil zeggen: de governing thought gaat naar het begin van de tekst. De piramide wordt als het ware linksom gekanteld. Ook op de lagere niveaus geldt het principe: per tak van de piramide eerst de synthese, en vervolgens de onderbouwing uit de vakjes eronder. Het ‘belangrijkste boodschap eerst’-principe wordt zo sterk met het piramideprincipe verbonden, dat men ze veelal met elkaar vereenzelvigt: ‘piramidaal’ is ‘belangrijkste boodschap eerst’. Er is echter geen enkele reden waarom je de piramide niet de andere kant op zou kunnen kantelen: van de details naar de conclusie. Weliswaar wordt de tekst dan minder efficiënt en is hij de lezer minder behulpzaam bij het bepalen van de leesstrategie, maar het blijft een logisch consistent en overtuigend verhaal. Een piramidale structuur geeft dus wel degelijk een keuzevrijheid in de presentatievolgorde.
In toepassingen van het piramideprincipe wordt de andere volgorde wel genoemd, maar veelal beperkt tot logical arguments. Logical arguments met de synthese aan het einde worden aanbevolen wanneer het publiek zou schrikken van de synthese-ineens. Een logical argument neemt de lezer stap voor stap naar de conclusie toe, en stelt zo de (nare) boodschap uit. Een grouping zou in sommiger opvatting niet anders dan eerst de synthese kunnen geven. Ik zie echter geen reden waarom het omgekeerde onmogelijk zou zijn: een logical argument met de conclusie te laten beginnen en de onderbouwing te laten volgen, bijvoorbeeld met want. Ook kan een grouping met de synthese eindigen: eerst de onderbouwing opsommen, en vervolgens afsluiten met dit leidt samen tot…..

Dezelfde piramide als de eerdere tekst, maar nu de belangrijkste boodschap aan het eind.

Minto’s uiteenzetting zou ervan opknappen wanneer zij de twee aspecten van het piramideprincipe uit elkaar had gehaald: met het piramideprincipe is een goede en overtuigende structuur te construeren, maar daarna moet de schrijver nog bepalen op welke manier hij die tot een lineaire tekst wil uitschrijven. Of de belangrijkste boodschappen, zowel op het niveau van de governing thought als op de lagere niveaus, vöör of na de onderbouwing staan, is een kwestie van analyse van het publiek: ligt het moeilijk of gevoelig, dan is de belangrijkste boodschap aan het einde wellicht te verkiezen. In andere gevallen is er veel voor te zeggen om hem eerst te geven. De piramide naar links kantelen heeft de voorkeur om redenen van leesefficiëntie en de kapstokwerking. Deze laatste werden hierboven als voordelen van het piramideprincipe genoemd, maar eigenlijk zijn het dus voordelen van het ‘belangrijkste boodschap eerst’-principe.

De logica van groupings en arguments

Minto lijkt streng in de eisen van logica die ze stelt aan een goede piramide: een grouping moet uitputtend zijn en de leden van strikt gelijke orde, een argument heet logical. In de praktijk blijkt haar uitwerking van groupings wel eens wat te streng en die van arguments verwarrend.
De behandeling van het piramideprincipe zou ervan opknappen wanneer bij groupings duidelijker zou worden dat zo’n grouping niet vaak vooraf in de wereld gegeven is, maar dat hij gemaakt moet worden door de feiten in de werkelijkheid te categoriseren. En helemaal strikt logisch categoriseren werkt niet – tenminste, zo zit de menselijke cognitie niet in elkaar (weten we sinds het werk van Rosch 1978, en zie ook Lakoff 1987). Voor biologen en koks is een tomaat van geheel verschillende orde: ze groeit als fruit, maar in het gebruik is het eerder een groente. In een tekst voor biologen zal ’tomaten, appels en peren’ een goede grouping kunnen zijn, terwijl koks daar waarschijnlijk raar tegenaan zouden kijken.
Het maken van een piramide is dus een proces van subjectieve betekenistoekenning, van interpreteren en categoriseren – kortom, van puzzelen. Dat maakt het leuk, maar soms ook heel moeilijk. In de wereld hangen zoveel dingen met elkaar samen, dat een gegeven vaak op meerdere plaatsen in de piramide kan komen te staan, afhankelijk van de betekenis die je eraan toekent (en daarmee ook afhankelijk van de formulering). De orde van de piramide is niet in de wereld gegeven, maar wordt daaraan toegekend door de ordenaar, de schrijver. Vooral schrijvers die een exacte achtergrond hebben of kwantitatieve analyses doen, hebben wel eens moeite met zulke ‘softe’, subjectivistische overwegingen: zij zien een piramide dan als een rekensom: governing thought: ‘u dient 13 miljoen te bezuinigen’, daaronder: ‘3 miljoen in divisie A, 5 in divisie B en 5 op de overheadkosten van het hoofdkantoor’; het niveau daaronder splitst de bedragen verder uit. Een rekensom is echter meestal nog geen piramide. Om te synthetiseren dat 5 + 5 + 3 = 13, hebben bedrijven consultants noch piramides nodig. Voor ordenen, categoriseren, synthetiseren en interpreteren wel.
De dilemma’s van de keuzemakende schrijver worden fraai geïllustreerd in het geval van een matrixvormige structuur. Stel, er zijn vier vestigingen van het bedrijf onderzocht op drie kenmerken van de organisatie: personeelsbeleid, efficiëntie en marktaandeel. Moet de hoogste grouping uit vier vakjes bestaan, met de vier vestigingen, en daaronder steeds drie subparagrafen? Of eerst een grouping van drie, met de drie aspecten, en daaronder steeds vier subparagrafen? Beide alternatieven leiden tot enige herhaling. Welke het beste is, hangt af van de lengte en de elegantie (soms is de ene manier korter doordat er minder dubbele uitleg voor nodig is) of van de beste aansluiting bij het doel van de tekst en bij het publiek.

Voor groupings zijn Minto’s eisen wellicht wat ongenuanceerd, maar in ieder geval duidelijk; bij logical arguments blijkt het juist aan die duidelijkheid te schorten. Minto geeft geen eisen waaraan goede argumentatie moet voldoen; niet al haar voorbeelden zijn waterdicht; niet altijd leiden de eerste twee premissen tot een noodzakelijke conclusie. In de praktijk blijkt dan ook dat men het belang van de noodzakelijkheid van de laatste stap vaak onderschat, waardoor niet altijd alle logical arguments deugdelijke argumentaties worden. Een goede toepassing van het piramideprincipe vraagt daarom uitbreiding met argumentatietheorie.
De oorzaak van het feit dat veel logical arguments een te weinig dwingende laatste stap bevatten, is wellicht gelegen in Minto’s boek: ze vlecht de behandeling van het logical argument dwars door de behandeling van inleidingen heen – en opmerkelijk genoeg is dat niet het enige structuurprobleem in haar boek. Van een inleiding zegt Minto dat de opbouw situatie – complicatie – oplossing zeer functioneel is. Een voorbeeld is de inleidende alinea van de brief op pagina 17: ‘ik wilde graag op je feest komen’ (situatie) maar ‘ik zit zaterdag met problemen’ (complicatie) en dus ‘ik kan niet komen’ (oplossing). De drieslag situatie – complicatie – oplossing wordt veel verward met de drieslag van twee premissen en een implicatie van een goede argumentatie. Een situatie – complicatie – oplossing is echter nog verre van overtuigend: de laatste stap is beslist niet noodzakelijk. Peter had immers de inleiding ook kunnen besluiten met andere oplossingen: later komen, blijven slapen, iemand meenemen. In de inleiding doet dat er niet toe: de onderbouwing volgt toch wel, en die is piramidaal. In die onderbouwing moeten de argumentaties echter overtuigender, dwingender zijn. Die noodzaak krijgt bij Minto onvoldoende aandacht. Ze had er beter aan gedaan de behandeling van inleidingen helemaal te scheiden van die van de piramide.

De genres

Minto doet het voorkomen alsof het piramideprincipe geschikt is voor alle tekstsoorten, op z’n minst binnen de bedrijfscommunicatie. Geschikt is misschien zelfs nog te zwak uitgedrukt: het piramideprincipe is voor haar hét structureringsinstrument; alle andere structuren zijn minderwaardig. Dat is wel erg zwart-wit. Het piramideprincipe is eigenlijk vooral geschikt voor tekstsoorten waarbij sprake is van een eenduidige aanbeveling of conclusie – bij voorkeur als antwoord op een vraag – met onderbouwing, dus voor bijvoorbeeld adviesrapporten en onderzoeksverslagen. Bij het genre van de detective is het principe zelfs dodelijk (‘de butler deed het, met een bijl, en had daarvoor drie redenen’).

Een andere beperking van het piramideprincipe ligt in de eisen die de conventie stelt. In een wetenschappelijke tekst staat de conclusie nou eenmaal aan het einde (maar goed, we hebben gezien dat een piramide zo’n volgorde niet in de weg hoeft te staan), en in een beleidstekst zou de duidelijkheid die een piramidestructuur schept ook wel eens ongewenst kunnen zijn. Toch moet er niet te gauw met conventies gewapperd worden: in een tijd waarin veel politici amper aan het lezen van nota’s toekomen (zie Neutelings 1997) en waarin in de politiek en veel andere sectoren de roep om een meer bedrijfsmatige aanpak steeds luider klinkt, zouden ook de teksten in die sectoren kunnen profiteren van lessen in efficiëntie van de bedrijfscommunicatie. Wanneer een piramide mogelijk is, kunnen zowel de schrijver als lezer er baat bij vinden. ?

Literatuur

Flower, Linda (19934). Problem Solving Strategies for Writing. Fort Worth etc.: Harcourt Brace Jovanovich.
Griend, Margreet van de en Hans Wanders (1995). ‘Teaching the pyramid’. Internal memo, McKinsey & Company Amsterdam.
Lakoff, George (1987). Women, fire and dangerous things: What categories reveal about the mind. Chicago and London: University of Chicago Press.
Minto, Barbara (1987). The Pyramid Principle: Logic in Writing and Thinking. London: Minto International Inc. Revised third edition.
Neutelings, Rob (1997). De eigenzinnige lezer. Hoe Tweede-Kamerleden en gemeenteraadsleden beleidsteksten beoordelen. Zoetermeer/Sdu; proefschrift Universiteit Utrecht.
Roche, Sarah M. (zonder jaar). The Thought Process In McKinsey Reports And Presentations. Interne publicatie McKinsey & Company.
Rosch, Eleanor (1978). ‘Principles of Categorization’. In: Eleanor Rosch & Barbara B. Lloyd (eds.) Cognition and Categorization. Hillsdale: Erlbaum, 27-47.
Spek, Erik van der (1996). Schrijven met perspectief. Structuuradviezen voor schrijvers. Groningen: Martinus Nijhoff.
Steehouder, M. et al. (19923). Leren Communiceren. Handboek voor mondelinge en schriftelijke communicatie. Groningen: Wolters-Noordhoff.

De auteur

Louise Cornelis is communicatiespecialist bij McKinsey & Company in Amsterdam. Ze heeft daar het piramideprincipe leren kennen en werkt er vrijwel dagelijks mee. Ze dankt daarom haar McKinsey-collega’s voor de fundamenten en inspiratie voor dit artikel, met name Margreet van de Griend, ook voor commentaar op dit stuk. Commentaar gaven verder Arjenne Louter, Marcel Uljee en Arie Verhagen – dank.
Verschenen in Tekst[blad] 4 (1998, nr. 3), p. 14-22.