Ik weet al lang dat je niet moet structureren in PowerPoint omdat het gefröbel met lay-out maar afleidt van het denken. De beste manier om dat denkwerk te doen is flexibel: met post-its of Padlet, met potlood op papier, met stift op whiteboard, en als dat allemaal te ver gaat, dan in 1 Word-A4’tje. Onlangs ervoer ik nog een reden om het zo te doen: het ‘laatste slide bereikt – klaar’-effect.

Dat zat zo. De laatste weken kwam het een paar keer zo uit dat we aan het eind van het gezamenlijk werken aan een structuur net wat tijd te kort kwamen. Eén keer had ik bijvoorbeeld een ingelast overleg met de maker en moest ik echt op tijd weg; een andere keer liep een overleg uit en naderde dat het einde van een lange werkdag – bij mij en de anderen was de koek wel op.

In die gevallen was de structuur was telkens in de vorm van een half-uitgewerkte Powerpoint: met de piramide zichtbaar in de vorm van boodschaptitels. We volgden slide na slide na slide de verhaallijn. Laatste slide – klaar! 

Maar door die lineaire en in brokjes gehakte aanpak, was ik toen het zicht kwijt op het geheel. Dat kon ik bij de laatste slide nog net bedenken: ik weet niet of dit nog allemaal wel past onder de hoofdboodschap. Daar moet je dan dus eigenlijk terug naartoe. Maar dan was de tijd op. 

Mijn indruk was dat het anders zou lopen met een totaaloverzicht van de structuur zichtbaar in beeld. Dat voorkomt sowieso de dynamiek waarin je naar die laatste slide toewerkt en dan denkt klaar te zijn – met een ‘we moeten terug naar de hoofdboodschap’ zou ik dan een pretbederver zijn geweest. Qua aandacht zou het ook een soort mosterd na de maaltijd geweest zijn, terwijl de hoofdboodschap juist frisheid verdient.

Bovendien houd je met een totaaloverzicht gaandeweg steeds zicht op die hoofdboodschap. Mijn gevoel zegt: dat komt het gezamenlijke denkwerk ten goede. In de recente gevallen klopte er inderdaad nog iets niet en liep bijvoorbeeld de argumentatie onder de hoofdboodschap weg. Dat sluipt er kennelijk makkelijk in: dat je de structuur beoordeelt per slide, en als je dan een paar slides ver bent, ben je eigenlijk vergeten waar die op aan moeten sluiten.

Dus, ik ga nog strenger worden: denkwerk doe je met post-its, potlood en dergelijke, niet in Powerpoint!