In mijn blogpost van een tijdje geleden beloofde ik terug te komen op de tweede leestip uit het tekstkadertje in het boek bij Marieke. Dat betreft De informatieparadox. Een blinde vlek in het openbaar bestuur van Ed van Thijn en Teresa Cardoso Ribeiro. Het is uit 2004 en niet meer in de handel; ik kreeg een tweedehands exemplaar.
Het was de moeite waard, maar wel een taaie dobber. Het is ronduit slecht geschreven. Ik snapte niks van de structuur, in de zin dat elke volgende paragraaf als een soort verrassing kwam, ik geen lijn te pakken kreeg en regelmatig dacht: ‘dit heb ik toch al gelezen?’ Het bevat nauwelijks alinea’s, en/of de alinea’s zijn veel te lang. Er zijn er van anderhalve pagina! En een fiks aantal zinnen is lang en complex, met een boel tangen en haakjes en gedachtestreepjes, en met abstracte woorden. Hier is een voorbeeld, de eerste zin van hoofdstuk 2 (p. 41):
De sterke groei en professionalisering van het ambtelijk apparaat in combinatie met de functionele inrichting van het openbaar bestuur – een hoge piramide met informatielijnen die langs vele beleidskolommen lopen geordend naar beleidsterrein van gemeente tot het rijk en van uitvoerende dienst op afstand (tussen Den Helder, Maastricht, Groningen en Middelburg) naar de secretaris-generaal (SG) – weerspiegelen het detailleringsvermogen van de bureaucratie om tegemoet te komen aan de sterk gedifferentieerde verwachtingen van de postmoderne burger/kiezer (Rosenthal, 1996: p. 4; Van Leeuwen 1997, p. 40).
Een van de extremere voorbeelden, dat wel, maar wel typerend voor de stijl. Ik vond het boek op het randje van onleesbaar en heb het dan ook niet allemaal grondig gelezen. Wel de passages waarvan ik dacht: hé, daar zit iets in! Want dat was wel degelijk zo, en uiteindelijk was het dus toch de moeite van de inspanning waard. Het directe raakvlak met mijn eigen werk is dat het knetterbelangrijk is om de voorkeuren van je lezer helder te hebben. Ik werk dat hieronder uit.
De paradox van de titel houdt in dat er steeds meer informatie komt, maar dat er toch dingen mis gaan als gevolg van gebrekkige informatievoorziening. Dat slaat dan in het bijzonder op de rijksoverheid, dus op de informatievoorziening van ambtenaren naar de bewindspersonen en de Tweede Kamer. Uit parlementaire enquêtes bleek dat informatie steeds een grote rol speelde in de affaires uit de jaren voor de publicatie van het boek (onder andere Srebrenica, bouwfraude, Bijlmerramp).
De gebrekkige informatievoorziening heeft een inhoudelijke kant (ambtenaren moeten selecteren), maar ook een vormkant: hoe presenteren ze de geselecteerde informatie? Voor het antwoord daarop maakt het boek een onderscheid tussen twee typen lezers, meer in het bijzonder: twee typen ministers (‘archetypen’):
- Dossiervreters. Die willen zo veel mogelijk informatie zelf ontvangen en kunnen maar weinig delegeren. Ze willen frequent gedetailleerde informatie ontvangen, ook over hoe het proces verloopt.
- De liefhebbers van A4’tjes. Die vertrouwen op het selectievermogen van hun ambtenaren en willen alleen rapportage op hoofdlijnen, en niet te vaak. Accent moet dan liggen op het al dan niet behalen van het eindresultaat.
Ambtenaren moet dus weten voor welk van de twee typen ze schrijven. Op basis daarvan bepalen ze wat ‘relevant’ is. Dat is een kwestie van ‘fingerspitzengefühl’ – er zijn nergens richtlijnen voor. De auteurs noemen de informatievoorziening dan ook weinig geprofessionaliseerd, in een wereld die verder aan elkaar hangt van de protocollen en de richtlijnen.
Eigenlijk is het aan de bewindspersoon zelf om duidelijkheid te scheppen welke informatie en hoe veel die nodig heeft, maar dat werkt in de praktijk niet goed, onder andere omdat de minister de sluitpost is van een lang selectieproces in de ambtelijke hiërarchie dat ergens aan de basis begint. Wat de minister bereikt, is het resultaat van een lang proces van selecteren en interpreteren. De ambtenaren die dat doen, zijn niet eindverantwoordelijk; de minister wel – een recept voor problemen.
Die ambtenaren verschillen bovendien ook weer van elkaar. Je hebt er bijvoorbeeld meer en minder risicomijdende types tussen, en dat maakt uit voor hoe ze communiceren. Iemand die ‘zeker’ wil zijn, stelt het informeren van de minister soms te lang uit. Voor het selecteren en interpreteren speelt bovendien de wijdere context een belangrijke rol: sommige dossiers liggen onder het vergrootglas van de media of kunnen de minister diens politieke kop kosten. Wat relevant is, is context-gebonden. Dat maakt het formuleren van criteria lastig.
Enkele voorbeelden van hoe dat selectieproces mis kan gaan, komen me erg bekend voor:
- Aan de minister voorleggen van een dichtgetimmerd beleidsadvies, waar keuzes met hun voors en tegens meer op hun plek waren geweest. Dat doen adviseurs ook, al doen ze vaker juist het omgekeerde, maar dat is de andere kant van dezelfde medaille: de voorkeur van de lezer onvoldoende voor ogen hebben.
- Compromissen worden verborgen achter verhullende taal. Zo houd je het conflict weg bij de minister. Eén van de oorzaken voor de ‘wolligheid’ van veel beleidsschrijven, niet op te lossen met er zomaar B2 of een andere norm voor heldere taal op los te laten.
- Als je de minister niet in het proces meeneemt, loop je het risico dat die te laat bijstuurt. Citaat: ‘Dan kan je weer opnieuw beginnen als het niet goed is’ (p. 80).
Een leuke anekdote vond ik nog dat minister Dales (BZK) via een cassettebandje werd bijgepraat, met klassieke muziek tussen de updates. Wat een mooi maatwerk! Zo zijn er wel meer heel persoonlijke voorkeuren.
In de bijlage staat dan wel een voorbeeld van een soort protocol, namelijk van toetspunten van BSG (?). Dat gaat echter nogal om de tekst, niet om het selectieproces. Het bepleit tot mijn genoegen hoofdboodschap voorop (‘Nota begint bij voorkeur met een kort en bondig advies, liefst vet gedrukt’, p. 107). Wel laat zo’n protocol wat mij betreft zien hoe moeilijk het is, want het bepleit bondigheid maar vraagt ook ‘Is alle relevantie informatie aanwezig?’ en ‘Zijn de afwegingen zichtbaar?’ (p. 106). Dat zijn voor alle schrijvers lastige spanningsvelden.
En als ik het dan toch over de bijlagen heb… daarin staat een lijst van 30 redenen om de minister (nog) niet te informeren, allemaal naar voren gekomen uit het bevragen van ambtenaren. Die vonden ze allemaal ‘dwingend, legitiem’. Het gaat dan om redenen als ‘onderwerp te futiel’, ‘geen slapende honden wakker maken’, ‘geen maten naaien’ en ‘minister is on his way out‘ (p. 103/104). Daar keek ik wel van op!
